Welke stappen doorloop je als projectleider?
Bij het opstarten en uitvoeren van een project voor jongeren is het belangrijk om een aantal stappen zorgvuldig te doorlopen. Van bepalen of het zinvol is om een project te starten tot de daadwerkelijke uitvoering. We lichten de stappen toe die volgens ervaringen van MDT-projectleiders essentieel blijken bij de organisatie van een jongerenproject.
Projectleiders aan het woord
We vroegen 6 MDT-projectleiders naar hun ervaringen met jongerenprojecten. Welke uitdagingen kwamen zij tegen? Waar zijn ze het meest trots op? En welke tips hebben zij voor andere projectleiders? Hun antwoorden op deze, en andere, vragen zie je in deze videoreeks. Bekijk de video’s en neem de geleerde lessen mee in je eigen project.
Stap 1: Bepaal of je een nieuw project wil opzetten
Besluit of je echt een project wil opstarten of beter kunt samenwerken met een bestaand project. Het is aan te raden om zelf een project op te starten als jouw project voorziet in een behoefte waar nog onvoldoende aandacht voor is in jouw regio.
-
Het is zinvol om te checken hoeveel jongeren er in jouw regio wonen. Vergelijk dat met het aantal projecten en kijk of er nog ruimte is voor jouw project. ZonMw kan je hierbij op weg helpen. Je kunt contact opnemen met ons team via amd@zonmw.nl.
Stap 2: Bepaal je doelen
Bedenk vooraf wat je wil bereiken met je project en hoe je daar gaat komen. Hierdoor weet je waar je het voor doet. Zet dit op papier en deel het met betrokkenen. Binnen MDT is hiervoor de MDT-Impactreis ontwikkeld als handig hulpmiddel. Deze kun jij ook gebruiken om uit te werken wat je doelen zijn en welke impact je wil maken.
-
Een heldere omschrijving van de doelen helpt je in een latere fase bij het evalueren van de resultaten van je project. Ga nu alvast na welke gegevens je hiervoor nodig hebt en hoe je die verzamelt.
Lees meer over het evalueren van je project
Het kan verleidelijk zijn om uit te gaan van een best-case-scenario. Maar ieder project kent tegenvallers of onverwachte wendingen. Bouw daarom ruimte in voor flexibiliteit.
MDT tijdens corona
De uitbraak van het coronavirus had grote invloed op de samenleving. Ook op jongeren. En ondanks dat, wilden zij juist in deze periode helpen. Het was inspirerend om te zien hoe jongeren én projectleiders zich hierop aanpasten.Bekijk verhalen en ervaringen van MDT-projecten in coronatijd
Reinoud Bemers, projectleider bij 10,000 Hours: 'We moesten nu 2 dingen anders doen: individualiseren en digitaliseren. Waar we voorheen met grote groepen naar een zorglocatie gingen, moesten we nu jongere en oudere 1-op-1 matchen. Ook moesten we de trainingen voor jongeren online aanbieden, om hen de benodigde competenties te leren.'
Tijdens de tweede lockdown werd nog duidelijker hoe het leven van de Nederlandse jongeren drastisch veranderde. Jongeren kregen te maken met eenzaamheid, stress, werkloosheid, onderwijsachterstanden en schulden. Gemeenten werden met subsidie ondersteund om, samen met MDT-organisaties, projecten voor hun jongeren op te zetten. En zo de jongeren in hun gemeenten te ondersteunen.
Hoe gemeenten MDT inzetten om hun jongeren te ondersteunen
MDT in actie voor Oekraïne
Toen de wereld in 2022 werd opgeschrikt door de oorlog in de Oekraïne is hierop ingespeeld met de subsidieronde MDT in Actie voor Oekraïne. Met als doel jongeren de mogelijkheid te bieden om zich in te zetten voor de maatschappelijke effecten die zijn ontstaan door de situatie in Oekraïne. Dit gebeurde in kortlopende projecten, waarin jongeren in totaal 32 uur aan de slag gingen.
Audiofragment
Gurbuh, deelnemer MDT en praktijkonderzoeker, over hoe MDT hem geholpen heeft zijn plek te vinden in het leven. Beluister de hele podcast.
Videofragmenten
Bekijk in onderstaande videofragmenten wat andere projectleiders zeggen over het behalen en bijstellen van de doelen in hun project!
Florien Sjoerdsma, projectleider en TINO trainer, over het bijstellen van doelen gedurende het jongerenproject. Bekijk de hele video hier.
Kristel van Grunsven, projectleider MDT Cultuur & Kunst, over het bijstellen van doelen om aan te sluiten bij jongeren. Bekijk de hele video hier.
Projectleiders Janneke van Lier en Remco Janssen, over wat zij wilden bereiken met hun projecten Diversity Skills en Generation Wise. Bekijk de hele video hier.
Stap 3: Zorg voor draagvlak in je eigen organisatie
Het is belangrijk dat je een achterban hebt in je eigen organisatie. Zowel op uitvoerend als op strategisch en managementniveau. Dit helpt bij het vinden van samenwerkingspartners en het regelen van je financiën.
-
Je bereikt draagvlak door duidelijk te maken wat het project bijdraagt aan organisatiedoelen. Beoordeel wat die impact binnen jouw organisatie is. Andere projectleiders benoemen bijvoorbeeld:
- ‘Jongeren worden enthousiast voor vrijwilligerswerk/kaderfuncties binnen onze sportvereniging.’
- ‘De wereld van de jongeren en de gemeente wordt dichter bij elkaar gebracht. Zo wordt ons beleid inclusiever en effectiever.’
- ‘Bij het vak burgerschap combineren we life skills en persoonlijke vorming en werken we aan maatschappelijke betrokkenheid.’
- ‘We werken aan bewustwording en verbetering van de mentale gezondheid.’
- ‘De eenzaamheid onder ouderen vermindert door waardevolle ontmoetingen met jongeren.'
Ontdek wat een (MDT) jongerenproject voor jouw organisatie kan betekenen
Stap 4: Vind de juiste samenwerkingspartners
Bekijk met welke partners (bijvoorbeeld een onderwijsinstelling, gemeente of maatschappelijke organisatie) je wil samenwerken en maak hen enthousiast. Veel projectleiders vinden het fijn om samen te werken met organisaties die al ervaring hebben met jongeren. Kijk bijvoorbeeld naar partners die goed zijn in jongeren werven en begeleiden en daadwerkelijk bijdragen aan de ontwikkeling van de talenten van jongeren.
-
Start al op tijd met het betrekken van de juiste partners. Gebruik hiervoor een realistische planning met ruimte voor een plan B. Een school kan bijvoorbeeld minder snel schakelen dan een commerciële organisatie, omdat zij rekening moeten houden met een curriculum. Dat betekent dat je op tijd afspraken moet maken.
Regelmatig komen projectleiders er in de praktijk achter dat ze toch meer partners nodig hebben dan verwacht. Bijvoorbeeld omdat ze zelf moeite hebben met jongeren werven. Denk hier al bij het opstarten van je project over na. Want als je eenmaal subsidie hebt ontvangen of financiële afspraken hebt gemaakt, is het moeilijker om je samenwerkingsverband uit te breiden.
Stap 5: Breng de financiën op orde
Bepaal wie wat doet en voor welk budget. Gebruik hiervoor een begroting en breng in kaart wat de verwachte inkomsten en uitgaven zijn. In de praktijk blijkt het vaak nodig om duidelijke prestatieafspraken te maken met je partners. Geef ze niet in één keer toegang tot het volledige budget, maar spreek af welk bedrag hoort bij welke prestatie.
-
Mogelijk ontvang je subsidies of andere bijdragen. Check goed welke verantwoordingseisen deze partijen hebben en zorg ervoor dat je administratie hieraan voldoet.
Afbeelding
Tips uit de praktijk
Ben je nog op zoek naar financiering voor je project? Gebruik dan deze tips van projectleiders:
- Fondsenwerving biedt de meeste kans op succes. Maak hier tijd en ruimte voor. Het is een vak apart, dus kijk wie in je projectorganisatie hier het meest geschikt voor is.
- Maak duidelijk inzichtelijk welke maatschappelijke impact je project heeft. Dit wekt de interesse van externe financiers.
- Sluit aan bij de belangen van financiers. Grote organisaties hebben vaak budgetten voor maatschappelijk verantwoord ondernemen. Uit de praktijk blijkt dat als je goed in weet te spelen op de belangen van de organisatie, de kans groter in dat je succesvol financiers aan je bindt.
- Laat het duurzaamheidsperspectief zien. Financiers willen graag zien hoe jouw project ook op lange termijn resultaat biedt.
- Geef jongeren een centrale rol. Als jongeren met een goed idee langsgaan bij organisaties, zijn zij eerder geneigd het project te financieren.
- Commerciële organisaties hebben steeds meer te maken met SROI-verplichtingen. Daarbij moeten ze werkplekken bieden aan mensen met afstand tot de arbeidsmarkt. Mogelijk kunnen ze jouw project hiervoor gebruiken.
Lees meer over het vinden van financiering voor je project
Bekijk van welke financieringsvormen je mogelijk gebruik kunt maken
Bekijk het onderzoeksrapport Maatschappelijke diensttijd met in 5.2.3 tips over cofinanciering
Afbeelding
Stap 6: Samen met jongeren en partners aan de slag
Werk concreet uit hoe het project eruit gaat zien. Bepaal wat je aanbiedt, wie dat doet en hoe je dat doet. Veel projectleiders gebruiken de 6 fasen van een MDT-traject als leidraad om hun project in te richten. Je ziet hierdoor goed wat er geregeld moet worden om een jongerenproject in te richten.
-
Inrichten van een jongerenproject
Met behulp van de 6 fasen van een MDT-project kun je stapsgewijs uitwerken wat je nog moet regelen voor je jongerenproject.
De 6 fasen zijn:
- Werving
Bedenk waar en hoe je jongeren werft. Bijvoorbeeld in de eigen organisatie, op een school, club of social media. - Intake
Plan een intakegesprek om te ontdekken of het project aansluit bij de interesses en behoeften van de jongere. Check of de jongere voldoende gemotiveerd is. - Activiteiten
Organiseer trainingen over bijvoorbeeld leiderschap en communicatie zodat deelnemers hun talenten kunnen ontwikkelen. Laat jongeren in de praktijk activiteiten uitvoeren die daar verder aan bijdragen. - Begeleiding en training
Zorg voor deskundige, persoonlijke begeleiding. Een vast aanspreekpunt helpt deelnemers bij hun persoonlijke ontwikkeling. Voorkom dat deelnemers worden overvraagd. - Waardering en beloning
Jongeren worden graag gezien en gewaardeerd. Organiseer bijvoorbeeld een feestelijke afsluiting of stel een vrijwilligersvergoeding beschikbaar. - Afsluiting en reflectie
Sluit een traject af met een persoonlijk gesprek met iedere deelnemer. Zo ontdek je hoe zij het ervaarden en heb je de mogelijkheid het project verder te verbeteren.
Deze stappen zijn ook goed om uit te werken voor projecten zonder MDT-subsidie. Op de website DoemeemetMDT.nl vind je meer praktische tips over het uitwerken van deze 6 fasen.
- Werving
Alle stappen in 1 overzicht
Wil je alle stappen nog eens bekijken? Of altijd een overzicht bij je dragen in je broekzak, zodat je geen stap vergeet? Download onze handige infographic.
Dit zeggen andere projectleiders
