Informatie voor projectleiders
Project starten
In de subsidieverleningsbrief (honoreringsbrief) leest u aan welke voorwaarden u moet voldoen voordat u met het project kunt starten. Na honorering van uw subsidieaanvraag moet uw project binnen 6 maanden van start gaan. Via een meldingsformulier informeert u ZonMw over de start van uw project. Het meldingsformulier staat klaar als taak in ‘Mijn ZonMw.' Als u niet binnen 6 maanden kan starten, legt u uit waarom dit zo is. Meer informatie hierover leest u in de handleiding 'Mijn ZonMw voor projectleiders' op de pagina Mijn ZonMw.
Betaling van de subsidie
De subsidie zullen we via voorschotbedragen overmaken. Als aan alle voorwaarden is voldaan, ontvangt u rond de startdatum het eerste voorschot.
De volgende betalingen zijn afhankelijk van de beoordelingen door ZonMw van uw voortgangsverslagen en eindverantwoording. Het format voor deze verslagen sturen wij u toe.
Inhoudelijke voortgangsverslagen
In de regel moet u halverwege de projectperiode een voortgangsverslag maken. Sommige programma’s stellen als eis dat u jaarlijks of nog vaker een verslag maakt. Of dat zo is, leest u in de subsidieverleningsbrief. De verslagen dient u in via 'Mijn ZonMw'. Voor het indienen van een verslag krijgt u een verzoek van ZonMw. Meer informatie hierover leest u in de handleiding 'Mijn ZonMw voor projectleiders' op de pagina Mijn ZonMw.
Met het voortgangsverslag geeft u ZonMw inzicht in de voortgang van het project. Daarnaast geeft het verslag ons een beeld van de activiteiten die u onderneemt om de implementatie van de projectresultaten te bevorderen.
Wijzigingen doorgeven
Als er tussentijds iets in uw plan of uw organisatie verandert, moet u dit bij ons melden. Verandering in de opzet, planning, begroting of organisatie kunnen gevolgen hebben voor uw subsidie. Ook budgetneutrale wijzigingen van de projectbegroting legt u aan ons voor. Pas na goedkeuring door ZonMw zijn eventuele wijzigingen toegestaan. Stuur uw wijziging per mail naar het betreffende programmasecreatariaat.
Producten en publicatie resultaten
Als projectleider moet u ZonMw tijdens en tot 4 jaar na afronding van uw project via Mijn ZonMw informeren over producten, publicaties en andere resultaten van uw project. Hoe dit werkt, leest u in de handleiding 'Mijn ZonMw voor projectleiders' op de pagina over Mijn ZonMw.
Publiciteit van uw project of onderzoek
ZonMw hecht veel waarde aan het delen van de voortgang, opbrengsten en resultaten van gehonoreerde projecten. Als uw project in de media verschijnt, geef dit dan aan ons door. Wij plaatsen het graag op uw ZonMw-projectpagina en kunnen het ook via onze communicatiekanalen verspreiden. We vragen u in alle communicatie-uitingen aan te geven dat uw project door ZonMw gesubsidieerd is. Het noemen van de naam van ZonMw is een formeel onderdeel van de subsidiebepalingen.
Open Access publiceren
Alle publicaties die voortkomen uit wetenschappelijk onderzoek dat geheel of gedeeltelijk door ZonMw gesubsidieerd is, moeten direct (zonder embargo) Open Access beschikbaar gesteld worden, overeenkomstig met het ZonMw Open Access beleid. ZonMw accepteert verschillende Open Access routes. Daarnaast zijn er specifieke eisen over licenties en het deponeren van artikelen. Naast artikelen, moedigt ZonMw ook aan om andere type wetenschappelijke publicaties Open Access beschikbaar te stellen.
Datamanagement
Ons beleid over datamanagement en FAIR data komt naar voren in alle fasen van de subsidieprocedure, van subsidieaanvraag tot en met de eindrapportage over een project, bijvoorbeeld door een datamanagement plan. Het zit ook verankerd in de subsidiebepalingen. Afhankelijk van de specifieke programmatekst of subsidieoproep, kunnen er aanvullende zaken worden uitgevraagd.
Licentie of overdracht van projectresultaten
Bij de uitvoering van uw project en het gebruik van (toekomstige) resultaten moet u de principes van Maatschappelijk Verantwoord Licentiëren toepassen.
Project afronden
Eindverantwoording
Binnen 13 weken na afloop van uw project dient u een eindverantwoording in.
Voor het inhoudelijk eindverslag moet u gebruik maken van het format dat u krijgt toegestuurd door het programmateam.
De financiële eindverantwoording van een project moet een specificatie van de verschillende posten bevatten. Ook is een Verklaring akkoord eindverantwoording vereist. De projectleider en penvoerder, de bestuurlijk verantwoordelijke en financieel verantwoordelijke moeten deze verklaring ondertekenen. Na ontvangst en goedkeuring van de eindverantwoording door ZonMw vindt de definitieve subsidievaststelling en afrekening plaats op basis van werkelijk gemaakte kosten.
Afhankelijk van wanneer uw project is gehoneerd gelden er andere voorwaarden.
Projecten gehonoreerd vanaf 1 april 2022
- Bij projecten met een subsidie onder de € 25.000,- bestaat de eindverantwoording uit een inhoudelijk eindverslag.
- Bij projecten met een subsidie tussen de € 25.000,- en € 125.000,- bestaat de eindverantwoording uit:
- een inhoudelijk eindverslag;
- een financiële verantwoording: verklaring inzake werkelijke kosten en opbrengsten;
- aanvraag tot subsidievaststelling.
- Bij projecten met een subsidie van € 125.000,- of meer bestaat de eindverantwoording uit een:
- aanvraag tot subsidievaststelling;
- inhoudelijk eindverslag;
- een financiële verantwoording;
- een controleverklaring van een accountant.
Neem het bedrag voor accountantskosten op in uw eindverantwoording met een maximum van € 3.500,-. Met universiteiten en UMC’s zijn aparte afspraken gemaakt.
Projecten gehonoreerd voor 1 april 2022
De eindverantwoording bestaat uit:
- een inhoudelijk eindverslag;
- een financiële verantwoording;
- ondertekende verklaring akkoord eindverantwoording: Verklaring akkoord eindverantwoording – Subsidiebesluit vóór 1 april 2022;
- controleprotocol Subsidieverantwoording ZonMw.
Implementatie
Projecten die ZonMw financiert moeten impact hebben. Nieuwe kennis en kunde moet gebruikt worden in praktijk, beleid, onderwijs en/of verder onderzoek. ZonMw beschikt over veel kennis en expertise op dit gebied. U kunt hier in alle fasen van uw project gebruik van maken.
Inclusie
Een belangrijke factor voor succes is voldoende tijd en personeel, zoals een toegewijde en proactieve onderzoeksassistent/medewerker die verantwoordelijk is voor de patiëntdeelname. Dit geldt zowel voor de projectgroep als voor de deelnemende centra waar wordt geïncludeerd. Ook van belang is dat de studie continu onder de aandacht is bij betrokken artsen en verpleegkundigen in de aangesloten centra. Ook is er een rol weggelegd voor de wetenschappelijk vereniging (WV). Door de studie zichtbaar te steunen en de leden bewust te maken van het belang van het oplossen van deze kennisvraag (bijvoorbeeld via bijeenkomsten, nieuwsbrieven en de website) kan de WV bijdragen aan succesvolle inclusie.
Integriteit en gedragscodes
ZonMw hecht grote waarde aan de integriteit van door haar gefinancierde projecten en spant zich in om integriteitsschendingen te signaleren en te voorkomen. Na subsidieverlening dient een project op een goede en integere manier uitgevoerd te worden. Om (wetenschappelijke) integriteit van handelen te borgen zijn er gedragscodes. Deze gedragscodes bieden wij aan op de pagina Wet- en regelgeving.
Verplichtingen
De verplichtingen waaraan u moet voldoen als u subsidie krijgt toegekend leest u in Algemene subsidiebepalingen ZonMw. De verplichtingen gelden tijdens uitvoeren van de activiteiten tot de aanvraag tot subsidievaststelling. Er zijn ook een aantal verplichting die nog gelden na afronding van een project. Welke subsidiebepalingen van toepassing zijn op uw project, is afhankelijk van de periode waarin het project is gehonoreerd.
Aanvullende verplichtingen die daarnaast kunnen gelden staan vermeld in de subsidieoproep en besluitbrief. Voorbeelden van verplichtingen die niet in de subsidie bepalingen staan maar wel van toepassing zijn Open access publiceren.
Communicatie projecten
Het noemen van de naam van ZonMw is een formeel onderdeel van de subsidiebepalingen.
De breedte van de activiteiten in het gezondheidsonderzoek en zorgveld is een van de kenmerken van ZonMw. En hier willen we helder over zijn. Daarom vragen we onze onderzoekers en projectleiders om helder te communiceren dat het (onderzoeks)project is (mede) mogelijk gemaakt door ZonMw.
Heeft u een project binnen een programma van ZonMw? Op de pagina Communicatie projecten vindt u welke afspraken er zijn op het gebied van communicatie over uw project. Ook staat daar de instructie hoe een projectomschrijving eruit ziet. En u kunt op die pagina de ZonMw-logo's downloaden.