Beoordeling subsidieaanvragen

Een subsidieoproep is onderdeel van een programma. Programma's richten zich op relevante maatschappelijke en wetenschappelijke vraagstukken die van invloed zijn op gezondheid en welzijn.

De beoordeling van en de besluitvorming over de bij ZonMw ingediende subsidieaanvragen mag niet worden beïnvloed door enige vooringenomenheid. Hiervoor hanteert ZonMw de Code omgaan met persoonlijke belangen. De code is van toepassing op iedereen die deelneemt aan de advisering en besluitvorming over de verdeling van subsidiegelden. Denk aan commissieleden, referenten, ervaringsdeskundingen en medewerkers van ZonMw.

ZonMw-medewerkers bekijken of subsidieaanvragen volledig zijn en of zij voldoen aan de voorwaarden van de subsidieronde. Er wordt getoetst op het gebruik van de voorgeschreven taal, het gebruik van het juiste format en of de aanvraag vóór de deadline is ingediend. Als de aanvraag op één of meerdere punten niet volledig is, krijgt de aanvrager eenmalig de gelegenheid om dit (indien mogelijk) te herstellen.

Na controle door ZonMw beoordelen externe experts (referenten) in welke mate aanvragen voldoen aan de kwaliteitscriteria uit de subsidieoproep. Hierop zijn uitzonderingen mogelijk, bijvoorbeeld als het om lage subsidiebedragen gaat. Het aantal referenten dat een aanvraag beoordeelt, hangt af van het subsidiebedrag. De referenten die subsidieaanvragen beoordelen, zijn deskundig en niet bij de aanvragen betrokken. Referenten beoordelen slechts één of enkele aanvragen.

Wederhoor

De kwaliteitsbeoordelingen van de referenten sturen wij in geanonimiseerde vorm naar de aanvragers. Deze krijgen vervolgens de gelegenheid tot het geven van een schriftelijke reactie (wederhoor). In het wederhoor kunnen aanvragers de vragen van de referenten beantwoorden en op eventuele kritiek reageren.

Ervaringsdeskundigen

Bij sommige subsidieoproepen maakt ook een beoordeling door een patiëntenpanel onderdeel uit van de procedure. Deze panels beoordelen de relevantie van een aanvraag. In programmacommissies zit doorgaans ook minstens een lid met ervaringsdeskundigheid.

Een programmacommissie wordt door het bestuur ingesteld en werkt onder eindverantwoordelijkheid van het bestuur. Commissieleden zijn op persoonlijke titel benoemd, zij nemen niet deel namens een organisatie. Bij de samenstelling van de commissie let ZonMw op de deskundigheid van de leden. In elke programmacommissie streven we ernaar dat (het perspectief van) onderzoek, onderwijs, praktijk en beleid vertegenwoordigd is. Ook vinden we het belangrijk dat minstens een lid over ervaringsdeskundigheid beschikt. Wie in de programmacommissie zitten, wordt doorgaans vermeld op de programmapagina verbonden aan de subsidieoproep.

Projectidee en advies

Na het verstrijken van de deadline beoordelen de leden van de programmacommissie de projectideeën op relevantie en (globaal) op kwaliteit. Bij de beoordeling houden de leden zich aan de criteria uit de subsidieoproep. Het doel van deze stap is het selecteren van projecten die het beste in het programma passen en die het meest kansrijk zijn. Daarnaast is deze stap bedoeld om het aantal projectideeën dat in een subsidieaanvraag wordt uitgewerkt op het beschikbare budget af te stemmen.

Uitgewerkte aanvraag

ZonMw stuurt alle aanvraagdossiers die bij een subsidieoproep zijn ingediend, naar de leden van de programmacommissie. In elk dossier zitten de subsidieaanvraag, de referentenoordelen en het wederhoor van de aanvrager. De commissie geeft een eindoordeel over de kwaliteit en relevantie van elke aanvraag, op basis van het dossier. Vervolgens maakt de commissie een prioriteitsstelling van alle aanvragen. De volgorde van prioriteit bepaalt uiteindelijk of een aanvraag wordt gehonoreerd of wordt afgewezen. ZonMw neemt vervolgens een besluit en stuurt alle aanvragers een Subsidiebesluitbrief. In deze brief staat ook het inhoudelijk oordeel van de Programmacommissie op de aanvraag.

Kwaliteitsoordeel

De commissie stelt het kwaliteitsoordeel vast op basis van de subsidieaanvraag, de beoordelingen van de referenten en het wederhoor. De commissie mag gemotiveerd afwijken van het oordeel van de referenten, maar het oordeel moet dan wel in overeenstemming zijn met de geldende criteria. Als de commissie vindt dat de referenten hun oordelen onvoldoende hebben gemotiveerd, mag zij deze oordelen ter zijde leggen. Wanneer de commissie nieuwe argumenten inbrengt, vindt er opnieuw wederhoor plaats.

Relevantieoordeel

De commissie beoordeelt de relevantie van de subsidieaanvraag op basis van de aanvraag en, indien van toepassing, op de beoordelingen van ervaringsdeskundigen en het wederhoor. De commissie hanteert hiervoor de criteria uit de subsidieoproep. Indien er een projectideefase is geweest, kijkt de commissie ook naar de beoordeling van het projectidee. De beoordeling moet consequent zijn. 

Prioritering van aanvragen

Wanneer er meer honoreerbare aanvragen dan subsidie zijn, prioriteert de commissie deze aanvragen. Dit doet zij eerst op grond van het eindoordeel over de relevantie en de kwaliteit. Hierbij wordt de prioriteringsmatrix uit de subsidieoproep gebruikt. Hierna kijkt de commissie naar bijvoorbeeld verdeling over aandachtsgebieden en ander prioriteiten die in het programma zijn vastgesteld.

ZonMw heeft een aantal algemeen geldende relevantie- en kwaliteitscriteria. In alle ZonMw-programma’s wordt met deze criteria rekening gehouden. ZonMw waakt er bij de samenstelling van programmacommissies voor dat er voldoende deskundigheid over de criteria aanwezig is. Naast de algemeen geldende beoordelingscriteria zijn er programmaspecifieke criteria, deze worden in de subsidieoproep beschreven.

Diversiteit

Er wordt gekeken naar hoe er aandacht wordt besteed aan diversiteit en differentiatie van de doelgroep naar kenmerken zoals sekse en gender, leeftijd, sociaaleconomische situatie, opleidingsniveau, migratie- en culturele achtergrond en seksuele diversiteit, waar relevant voor de thematiek van de projecten.

Participatie van patiënten en/of eindgebruikers

Ook wordt er getoetst op hoe belanghebbenden, de einddoelgroep of eindgebruiker die beschikt over ervaringsdeskundigheid worden betrokken bij projecten. Met ‘betrekken’ bedoelen we concreet het raadplegen, advies inwinnen, samenwerken en/of laten (mee)beslissen van betrokkenen bij het opstellen van de subsidieaanvraag en het uitvoeren van het project.

Toepassing in termen van impact

Projecten die ZonMw financiert moeten impact hebben. Nieuwe kennis en kunde moet gebruikt worden in praktijk, beleid, onderwijs en/of verder onderzoek.

Met de kwaliteitscriteria stelt ZonMw eisen aan de kwaliteit van de verschillende aspecten van de aanvraag:

Doelstelling en vraag- of taakstelling

Er vindt een toetsing plaats op:

• helderheid. De vraag- en/of doelstelling moet concreet en toetsbaar geformuleerd zijn.
• reikwijdte. Wat is het belang van het onderwerp? Is er sprake van een adequate theoretische onderbouwing? Welke kennis en ervaring is al beschikbaar en wat gaat de aanvraag hieraan toevoegen?
• originaliteit. Een subsidieaanvraag mag geen doublure zijn van eerdere of lopende projecten, tenzij herhaling een toegevoegde waarde heeft. Dat is bijvoorbeeld het geval als een onderzoek in een nieuwe setting of context plaatsvindt, of bij bredere implementatie van een eerder project.

Plan van aanpak

Het plan van aanpak moet helder en adequaat zijn voor de vraag- of taakstelling. Het beschrijft de gekozen methoden en analyses, inclusief de theoretische en/of empirische onderbouwing.

Haalbaarheid

Het moet aannemelijk zijn dat het doel van de aanvraag binnen de gestelde tijd wordt bereikt met de beschikbare expertise, menskracht, faciliteiten en middelen. In de projectbeschrijving moet aandacht zijn voor bevorderende en belemmerende factoren die zich tijdens de uitvoering kunnen voordoen. Er moet – indien van toepassing – worden gezorgd voor betrokkenheid van partijen, doelgroepen en intermediaire doelgroepen.

Projectgroep of persoon

Relevant voor de kwaliteit van de projectgroep of de persoon die de aanvraag gaat uitvoeren, zijn de ervaring en productie in de afgelopen jaren en de impact ervan. Bij productie kunt u denken aan publicaties, rapporten, richtlijnen, protocollen en interventies. Een andere indicator zijn verworven subsidies en (inter)nationale contacten met vakgenoten en doelgroepen.
Tegelijkertijd maakt ook nieuw, veelbelovend talent een goede kans op honorering van een aanvraag. Bij enkele programma’s zijn alleen de kwaliteiten van de aanvrager zelf maatgevend voor de beoordeling van de kwaliteit van de aanvraag. Dit zijn de zogeheten persoonsgerichte subsidies, die op dit moment alleen voorkomen bij open programma’s van ZonMw.