Algemene subsidiebepalingen zijn de verplichtingen die de subsidieontvanger bij het aanvaarden van een subsidie krijgt opgelegd. Daarnaast staan er basisprincipes en voorwaarden in die voor het hele proces van subsidieverstrekking relevant zijn.
Kern van de Algemene subsidiebepalingen zijn de verplichtingen die de subsidieontvanger bij het aanvaarden van een subsidie krijgt opgelegd. Daarnaast staan er basisprincipes en voorwaarden in die voor het hele proces van subsidieverstrekking relevant zijn. Zo staan er bijvoorbeeld bepalingen in over: het open access-beleid, definities, het aanvragen van subsidie, het opvolgen van relevante gedragscodes, het verplicht publiceren, de subsidievaststelling en de financiën. De Algemene subsidiebepalingen zijn dus gedurende de hele periode dat u contact heeft met ZonMw van belang.
ZonMw kan afwijken van de subsidiebepalingen als daartoe dwingende redenen bestaan. Dit wordt in de desbetreffende programma- of oproeptekst bekend gemaakt. Afzonderlijke afwijkingen van de algemene subsidiebepalingen kunnen worden beschreven in het besluit tot subsidieverlening.
Welke subsidiebepalingen van toepassing zijn op uw project, is afhankelijk van de periode waarin het project is gehonoreerd.
Per 1 april 2022 zijn de Algemene subsidiebepalingen ZonMw 2013 met betrekking tot de eindverantwoording door de subsidieontvanger gewijzigd. De grootste verandering is dat voortaan voor projecten met een subsidie van € 125.000,- of meer als eindverantwoording een controleverklaring van een accountant wordt vereist. De wijziging is van toepassing op alle subsidies, die na 1 april 2022 zijn toegekend. De eindverantwoording van subsidies, die voor 1 april 2022 datum zijn toegekend, kan onder de regels van Algemene subsidiebepalingen ZonMw van 2013 worden ingediend.
Indien uw project gehonoreerd is vóór 1 april 2022, zijn onderstaande documenten van toepassing.
ZonMw maakt onderscheid tussen universiteiten/UMC’s en overige instellingen. Bij het indienen van subsidieaanvragen en bij de subsidieverantwoording door universiteiten/UMC’s is het ‘akkoord bekostiging wetenschappelijk onderzoek 2008’ van toepassing.
Voor overige instellingen gelden bij de subsidieaanvraag de richtlijnen voor het opzetten van de begroting zoals opgenomen in de ‘voorwaarden overige instellingen’.
De aanvrager moet uiterlijk een week na indienen van de uitgewerkte subsidieaanvraag de ‘verklaring akkoord indienen uitgewerkte subsidieaanvraag’ naar ZonMw sturen. Deze dient ondertekend te worden door zowel de hoofdaanvrager en de bestuurlijk verantwoordelijke. Hiermee vervalt de eis om de uitgewerkte subsidieaanvraag als geheel te ondertekenen en als hard copy naar ZonMw te sturen. ZonMw sluit met deze duurzame oplossing aan bij artikel 8, lid 6, van de Algemene subsidiebepalingen.
ZonMw vraagt van alle projecten na afloopt een eindverantwoording. Bij de eindverantwoording hoort een Verklaring akkoord eindverantwoording. De projectleider en penvoerder, de bestuurlijk verantwoordelijke en financieel verantwoordelijke moeten deze verklaring ondertekenen.
Voor bepaalde projecten is positief oordeel van een erkende medisch-ethische commissie (METC) of een projectvergunning van de Centrale Commissie Dierproeven (CCD) nodig. Vragen hierover vindt u in het aanvraagformulier. Als aanvrager doet u er verstandig aan na te gaan of een positief oordeel voor u vereist is. Volgens onze subsidiebepalingen kan een project, waarbij dit nodig is, niet starten met de inclusie van proefpersonen of proefdieren zonder afschrift ervan. Voor het aanvragen van de METC-verklaring of een CCD-vergunning kunt u € 2000,- begroten.
Bij de Centrale Commissie Mensgebonden Onderzoek (CCMO) vindt u meer informatie over de METC. Informatie over vergunningen voor dierproeven vindt u op de website van de CCD.
Subsidies die ZonMw verstrekt worden aangemerkt als financiële steun vanuit de overheid. Ondanks dat er sprake kan zijn van staatssteun, kan ZonMw in veel gevallen toch subsidie verstrekken met behulp van 3 vrijstellingsverordeningen: de-minimis, AGVV en DAEB. In de subsidieoproepen staat welke regeling van toepassing is.
Lees meer over de vrijstelling staatssteun.
De door ZonMw verstrekte subsidies zijn niet belast met BTW. De door ZonMw gesubsidieerde projecten dienen het algemeen belang en ZonMw is geen ‘verbruiker van diensten’ met betrekking tot de door de subsidieontvanger geleverde prestatie. U hoeft dus over de ontvangen subsidie geen BTW af te dragen.
Als u als subsidieontvanger de subsidie aanwendt om goederen of diensten in te kopen, betaalt u daarover BTW. Als u de betaalde BTW niet in de BTW-aangifte kunt verrekenen, kunt u deze opvoeren als projectkosten binnen het maximaal toegezegde subsidiebedrag.
Uw subsidieaanvraag dient u altijd samen met een uitgewerkte begroting in. Lees voordat u het begrotingsformulier invult, eerst de algemene subsidiebepalingen/voorwaarden van ZonMw.
Kies het begrotingsformulier voor uw type instelling. Het bevat de onderdelen personeel, materieel, implementatiekosten, overige kosten en bijdragen van derden.
In oktober 2022 zijn twee nieuwe controleprotocollen op de website geplaatst, één voor universiteiten/UMC’s en één voor overige instellingen. Daarnaast vindt u het controleprotocol 2014, welke van toepassing is voor overige instellingen over de projecten die voor 1 april 2022 gehonoreerd zijn.
Voor universiteiten/UMC’s wordt het controleprotocol 2022 toegepast vanaf de jaarverantwoording 2022 ongeacht de datum van de subsidietoekenning.
De deadline voor het aanleveren van de Sisa-verklaring is 1 september.
Afhankelijk van de hoogte van het subsidiebedrag is vanaf 1 april 2022 één van de drie verantwoordingsarrangementen van toepassing:
In het contract met de VSNU is over de benchfee het volgende vastgelegd:
Voor promovendi (uitgaande van een vierjaarsaanstelling) en senior wetenschappelijk medewerkers (uitgaande van een tweejaarsaanstelling) wordt een persoonsgebonden benchfee van € 5.000 ter beschikking gesteld. Bij een aanstellingsduur korter dan vier respectievelijk twee jaar wordt de benchfee proportioneel toegekend.
Het NWO-Talentprogramma (Veni, Vidi en Vici) wijkt af van deze regeling. In de begroting voor dit programma kunt u geen benchfee opvoeren.
Voor het verstrekken van de benchfee aan promovendi, die worden aangesteld voor een periode korter dan 4 jaar als gevolg van de nieuwe constructies rond aanstelling en aanstellingsduur bij promoties wordt een ondergrens van 2 jaar aangehouden. Bij aanstelling van promovendi langer dan twee jaar wordt dan de volledige benchfee verstrekt.
Deze afspraak geldt ook voor de 3-jarige promovendus, die al een jaar promotie in zijn masterfase heeft doorlopen.
De benchfee is bedoeld voor promotiekosten en (buitenlands) congresbezoek. De benchfee is bestemd voor de projectuitvoerder, maar wordt ter beschikking gesteld aan de projectleider. De uitvoerder heeft er dus recht op. De aanwending van de benchfee dient overlegd te worden tussen projectleider en projectuitvoerder. Voor promovendi is de tegemoetkoming in de drukkosten van het proefschrift in de benchfee opgenomen. Hierdoor kunnen promovendi op dit type projecten geen aanspraak meer maken op aparte vergoedingen voor drukkosten van het proefschrift. De benchfee kan echter naar eigen inzicht van projectleider-projectuitvoerder worden aangewend.