Mentale vitaliteit bespreekbaar maken op de werkvloer
Stichting Sprank geeft zorg en ondersteuning aan ongeveer 600 mensen met een verstandelijke beperking in woon- en dagbestedingslocaties. Na de coronaperiode nam het verzuim onder medewerkers toe, mede door psychische klachten. Arjan Koopman en Jantina Drijfhout vertellen hoe de stichting heeft gewerkt aan de verbetering van hun mentale vitaliteit.
Waarom wilden jullie aan de slag met het project over mentale vitaliteit en veerkracht van werknemers?
Arjan Koopman, HR-adviseur Verzuim en Arbo: ‘Ons verzuim was hoog. In de naweeën van de coronatijd zaten we rond de 9 procent. De jaren daarvoor zagen we al wel in toenemende mate een stijging, maar daarna steeg het explosief. We zien dat medewerkers veel ballen in de lucht moeten houden, op werk en privé, en dat heeft effect op de mentale vitaliteit. De werkdruk is toegenomen en dit kan soms te veel worden, vooral op momenten dat mensen met dingen in hun persoonlijke leven zitten. Meer dan 80 procent van de medewerkers die uitvallen hebben mentale klachten.’
We zien dat medewerkers veel ballen in de lucht moeten houden, op werk en privé, en dat heeft effect op de mentale vitaliteit.
Jantina Drijfhout, HR-beleidsadviseur: ‘We hebben twee jaar geleden het Huis van Werkvermogen geïmplementeerd, een hulpmiddel om als team in gesprek te gaan over duurzame inzetbaarheid dat we ook wel het vitaliteitsgesprek noemen. Het is belangrijk om dit te bespreken voordat het te laat is. Toen hoorden we van de mogelijkheid om subsidie bij ZonMw aan te vragen voor het inzetten van interventies om de mentale vitaliteit van werknemers te versterken.’
Het is belangrijk om duurzame inzetbaarheid te bespreken voordat het te laat is.
Wat wilden jullie bereiken met dit project?
Jantina: ‘We wilden de mentale fitheid van de medewerkers bevorderen. Op teamniveau waren we hier dus al mee bezig. Nu gingen we ook op individueel niveau vitaliteitsgesprekken voeren. Tijdens onze Sprankdagen hebben we een spreker uitgenodigd die meer heeft verteld over mentale vitaliteit. Dit was de aftrap van het project dat een jaar zou duren. Op organisatieniveau zijn we gaan nadenken over de thema’s die we moeten gaan verankeren in ons HR-beleid. Als leidinggevende moet je goed voor je medewerkers zorgen, maar het is een gedeelde verantwoordelijkheid. Ook werkt het beter als je als medewerker aan het denken wordt gezet over je situatie – wat helpt me om me weer vitaler te voelen? – dan als je leidinggevende je vertelt wat je moet doen.’
Hoe is het onderzoek aangepakt?
Arjan: ‘Adviesbureau Berenschot en het onderzoeksteam van hoogleraar Annet de Lange hebben gezamenlijk een haalbaarheidsonderzoek uitgevoerd met een voor- en nameting. Dit was een prettige samenwerking met korte lijnen.’
Jantina: ‘Onze partner Bewegen Werkt! heeft ons vervolgens met een wetenschappelijk onderbouwde methodiek geleerd om de individuele gesprekken op basis van het Huis van Werkvermogen op een positieve, waarderende manier te doen. In deze appreciative inquiry training leerden leidinggevenden hoe ze met hun medewerkers over privézaken kunnen praten en daardoor positieve veranderingen teweeg brengen. Over hoe je je tijd indeelt, over rouw, een scheiding, schulden. Zaken waar taboes op rusten of onderwerpen waar mensen niet graag over praten.’
Arjan: ‘We hebben gebruik gemaakt van 4 verschillende interventies. Naast deze training voor leidinggevenden waren er teamactiviteiten, gericht op het bevorderen van de samenwerking en verbinding binnen de teams. Ook hebben we inspiratiesessies voor de hele organisatie georganiseerd. Verder hebben we ons gericht op HR-maatregelen om de mentale vitaliteit van medewerkers te vergroten.’
Hoe hebben jullie de mentale vitaliteit van de werknemers verbeterd?
Jantina: ‘We zijn nu bezig om de HR-instrumenten te verfijnen. Eerder kreeg je als je 3 keer verzuimd had een frequent verzuimgesprek. Dat klinkt negatief en is nu een vitaliteitsgesprek geworden. Dit gesprek kan ook makkelijk vaker plaatsvinden. Ook zijn onze ontwikkelgesprekken nu ingericht aan de hand van het model van het Huis van Werkvermogen. Als iemand zich niet goed voelt, is zo’n vitaliteitsgesprek al eerder relevant om verzuim te voorkomen. We weten nu hoe belangrijk het is dat leidinggevenden weten hoe zo’n gesprek te voeren. Begin je direct met: Zo, jij hebt 3 keer verzuimd! Wat ga je daaraan doen? Of vraag je wat je mooiste zorgmoment was deze week? Een positieve benadering dus. Ieder team heeft tijdens een teamsessie ook concrete ideeën voor verbetering kunnen suggereren. Bijvoorbeeld over de verdeling van taken of roosteren.’
Wat vinden de medewerkers ervan?
Arjan: ‘Vaak worden dit soort grote projecten van hogerhand bedacht. Maar de tijdsinvestering komt van de woon- en dagbestedingslocaties, waar ze het al zo druk hebben. Dus hebben we gezegd: we gaan dit alleen doen als er draagvlak is binnen de organisatie. Daarom hebben we onder andere de sectormanagers betrokken bij het schrijven van het plan. Dat is in de zomer van 2022 gebeurd. De managers hebben zich er echt aan gecommitteerd omdat de noodzaak gevoeld wordt. We hebben in totaal 788 medewerkers, 430 fte, verdeeld over 65 teams. Als de helft mee wilde doen, was het voor ons al geslaagd. Maar liefst 95 procent van de teams heeft zich vrijwillig ingeschreven voor dit project. Die teamsessies hebben na afloop een 7,6 gescoord op tevredenheid. Sommige medewerkers dachten van tevoren: moet dit nou? Maar het heeft veel opgeleverd om in die drukte even stil te staan.’
Zijn er uitdagingen geweest tijdens het project?
Jantina: ‘Het liep onverwachts storm. Veel meer teams dan verwacht en begroot wilden dus meedoen aan de teamsessies. Toen hebben we gezocht naar oplossingen en daarin hebben onze samenwerkingspartner Bewegen Werkt en ook ZonMw heel prettig meegedacht. Uiteindelijk hebben we aan de vraag kunnen voldoen en hoefden we niemand teleur te stellen.’
In hoeverre zijn de doelstellingen behaald?
Jantina: ‘Het heeft tijd nodig om effect van onze investering te zien. We zien een daling van het verzuim: van 9 naar 6 procent, maar daarin spelen meerdere factoren, niet alleen dit project. Je ontwikkelt niet in een jaar tijd vitale medewerkers, maar het is goed als het gesprek hierover meer gevoerd wordt. We wilden graag hier meer bewustwording over. Dat leidinggevenden weten hoe ze dit aan moeten pakken en dat medewerkers hun eigen verantwoordelijkheid nemen.’
Arjan: ‘Onze doelstellingen zijn eigenlijk al behaald, maar we willen de komende jaren nog verder gaan. We hebben namelijk zoveel belangrijke zaken naar boven gehaald. Onze teamleiders willen bijvoorbeeld graag meer leren over hoe ons brein werkt, dus daarover gaan we een training organiseren. Veel van onze medewerkers combineren hun werk met mantelzorgtaken. We proberen hen daarom zo goed mogelijk te ondersteunen, zodat hun inzet op het werk er niet onder te lijden heeft. Om te kijken wat nodig was, hebben we een mini-onderzoek gedaan onder mantelzorgers en daar onze interventies op ingezet. Het is goed als je leidinggevende weet dat mantelzorg deel van je leven is, ook als het goed gaat. We willen daarnaast nog nadenken over roostering door middel van kennissessies: hoe kun je ervoor zorgen dat iedereen een goede balans heeft en een gezond werkrooster?’
Welke tips hebben jullie voor andere organisaties die ook de mentale vitaliteit van werknemers willen verbeteren?
- Betrek verschillende mensen uit de organisatie, zeker ook bottom-up van de werkvloer, om draagvlak te creëren en hen mee te laten denken. Naast de managers hebben we ook teamleiders en begeleiders in de werkgroep opgenomen, en de ondernemingsraad (OR) werd altijd uitgenodigd om deel te nemen.
- Sluit aan bij bestaande structuren; organiseer niet iets compleet nieuws. Of plan een teamsessie tijdens een vergadermoment zodat je er niet veel extra tijd aan kwijt bent.
- Begin met een aftapsessie met een inspirerende spreker die aansluit bij een gezamenlijke drijfveer. Dat hebben wij ook gedaan en het verhaal van onze spreker heeft veel mensen aan het denken gezet – er wordt nog steeds over gepraat.
- Informeer over de verschillende verlofvormen, want niet alle medewerkers zijn hiervan op de hoogte.
- Gebruik de taal die aansluit bij je medewerkers, zodat iedereen het begrijpt.
- Investeer in de korte lijnen met je samenwerkingspartners.
Colofon
Tekst: Thessa Lageman
Beeld: Stichting Sprank
Eindredactie: ZonMw
Alle interviews lezen?
Tips: versterk mentale vitaliteit van werknemers
Succesvol de mentale vitaliteit van werknemers versterken vereist voorbereiding, planning, communicatie, samenwerking en flexibiliteit. Welke stappen kun je doorlopen en waar moet je aan denken? Lees het in deze inspiratiegids, waarin we de inzichten uit de projecten van het ZonMw-programma Mentale vitaliteit van werkenden hebben gebundeld.
Bekijk de kennisgids