Hoe maak je duidelijke afspraken met je partners?
In een samenwerking hebben alle partijen rechten en plichten. Duidelijke afspraken zorgen ervoor dat iedere organisatie weet wat er moet gebeuren. Maar wat zet je op papier? En wat doe je als het even niet zo lekker loopt? Ontdek het aan de hand van tips en verhalen uit de praktijk en download de handige checklist.
Zet afspraken op papier
Bij het maken van afspraken bespreek je de rolverdeling en de verantwoordelijkheden van de partijen. Hoe meer er verantwoord moet worden, hoe beter het is om deze afspraken op papier vast te leggen. Want er zijn altijd dingen die anders lopen dan verwacht. Je contactpersoon valt bijvoorbeeld weg, of het project komt toch moeilijker van de grond dan verwacht. Juist bij tegenwind is het fijn om de afspraken op papier te hebben.
Waarover je afspraken maakt
Bespreek met elkaar wat ieders rol, taken en verwachtingen zijn. Heb daarbij aandacht voor harde afspraken over bijvoorbeeld de financiële bijdrage of ureninspanning, maar ook voor zachte afspraken zoals betrokkenheid en inzet. Wanneer je partijen vraagt een investering (in geld of tijd) te doen, creëer je eigenaarschap. Je partner voelt zich dan extra betrokken en zet zich harder in om de doelen te behalen.
Het is belangrijk om altijd oog te houden voor de (on)mogelijkheden van je partner. Zo hadden jongerenprojecten in coronatijd moeite met het werven van begeleiders. Dat is een onvoorziene omstandigheid waar je de ander moeilijk verantwoordelijk voor kunt houden. Je gaat een samenwerking aan voor de lange termijn. Het is dan waardevoller om samen naar een oplossing te zoeken, dan je eigen gelijk te willen behalen.
Bekijk hoe jongerenproject MDT Missie in coronatijd veranderde in ‘Operatie Vrijheidsschrijvers’
Videofragment
Remco Janssen, projectleider MDT Generation Wise, over gemaakte afspraken vastleggen en delen. Bekijk de hele video hier.
Wat er in een samenwerkingsovereenkomst staat
De belangrijkste afspraken leg je vast op papier. Dat kan een simpele e-mail zijn. Maar voor de grote afspraken is een samenwerkingsovereenkomst aan te raden. Hierin leg je bijvoorbeeld vast wat ieders bijdrage is, hoe besluiten worden genomen en wat er gebeurt als partijen de afspraken niet nakomen.
We ontwikkelden een checklist met de onderwerpen die vaak voorkomen in een samenwerkingsovereenkomst. Gebruik de checklist als leidraad bij het opstellen of controleren van je eigen overeenkomst.
Blijf in verbinding
Samenwerken gaat de ene keer makkelijker dan de andere keer. Dat kan aan de omstandigheden liggen, maar ook aan de dynamiek tussen de partijen. Probeer er daarom voor te zorgen dat jullie dezelfde taal spreken. Zoek de verbinding door te kijken naar wat jullie gezamenlijke doelen zijn. Wanneer je regelmatig bij elkaar komt, kun je zaken bespreken voor ze ‘groot’ worden en weerstand oproepen.
Tip uit de praktijk
Successen delen of elkaar complimenten geven helpt om gemotiveerd te blijven, zelfs als het project even stroef loopt.
Dit zeggen andere projectleiders
