Veelgestelde vragen Versterking VSV's

Samen leren en ontwikkelen

• Hoe wordt er gezorgd voor samen leren en ontwikkelen binnen en tussen VSV’s?

  Het NRCG en de Regionale Consortia Geboortezorg organiseren reflexieve activiteiten (vragenlijsten en ronde tafel bijeenkomsten) om stil te staan bij de ontwikkelingen die spelen in uw VSV en ook op regionaal en landelijk niveau in de geboortezorg. Met de kennis die wordt opgedaan kunnen VSV’s en betrokken partijen verbeteringen doorvoeren. 

• Kan mijn VSV leren van ervaringen van andere VSV’s?
  1. Het NRCG en de Regionale Consortia organiseren reflexieve momenten en ronde tafel bijeenkomsten waarbij uw VSV kan leren van andere ervaringen.
  2. De Federatie van VSV’s organiseert regelmatig thema bijeenkomsten, zoals bijvoorbeeld clientparticipatie. In deze bijeenkomsten wordt kennis en ervaring uitgewisseld.
  3. In het najaar van 2026 organiseert ZonMw een projectleiders bijeenkomst waarbij we willen aansluiten op de leerbehoefte van VSV’s. 

Samenwerking

• In de honoreringsbrief staat opgenomen dat het raadzaam kan zijn om een samenwerkingsovereenkomst op te stellen. Is dit noodzakelijk?

  We vragen in deze ronde geen samenwerkingsovereenkomst op, maar we vragen een Letter of Commitment aan de hoofdaanvrager voor partijen die bijdragen aan een onderdeel in het project. Dit geldt alleen als er niet vanuit het VSV/IGO zelf een aanvraag is gedaan. Wij adviseren wel aan samenwerkende partijen die een DAEB aanwijzingsbesluit opgelegd hebben gekregen om tijdens deze projectperiode op de DAEB begroting en in de eindafrekening inzichtelijk te maken, welke samenwerkende partij hoeveel subsidie ontvangt voor welke activiteit. Dit is belangrijk voor het voorkomen van staatssteun. Voor meer informatie verwijzen we u naar het DAEB aanwijzingsbesluit. Deze is als bijlage opgenomen in de besluitbrief.

Datamanagement

• Wat wordt er van mij gevraagd over datamanagement? Om welke data gaat het en hoe maak ik deze vindbaar en bruikbaar?

  De data uit dit programma bestaat onder andere uit geleerde lessen en kennis die wordt opgedaan tijdens de uitvoering van de subsidie. Deze data wordt opgehaald in de voortgangs- en eindverslagen. ZonMw deelt geen persoonlijke gegevens over de aanvrager of het VSV, deze verslagen worden niet openbaar gemaakt. Het kan wel waardevol zijn voor het veld om deze data tot beschikking te hebben. U wordt op de hoogte gehouden hoe hier vorm aan wordt gegeven.

  Enkele aanvragers hebben een onderzoeksvoorstel opgenomen in hun aanvraag. Deze projecten dienen een DMP op te stellen, zoals gebruikelijk voor onderzoeksprojecten: Instructies over FAIR-datamanagement voor projectleiders. Alle publicaties die voortkomen uit deze subsidie moeten openbaar beschikbaar komen, zoals ook te lezen is onder 4.1 in de honoreringsbrief.  

Actualiteit

• Wat moet ik weten over de “kleine subsidieronde” in het voorjaar van 2026?

  Er is nog budget beschikbaar om de VSV’s een impuls te geven binnen hun lopende aanvraag/projecten. Het budget is beschikbaar voor een verdiepingsslag in de huidige projecten of waar nog een aantoonbare aanvulling nodig is.  Hieronder staan de kaders van deze oproep. Op x februari 2026 organiseren we een informatiemoment. Uw VSV ontvangt hiervoor een uitnodiging. 

  Budget: max. +/- €15.000,- per VSV/IGO beschikbaar

  • Ronde open: half maart 2026
  • Looptijd; max. 14 maanden (mei 2026 t/m juni 2027)
  • Aanvraag; max. één doelstelling, kort plan van aanpak en begroting
  • 100% voorschot bij goedgekeurde aanvraag
  • Meldingsplicht: verplichting om wijzigingen te communiceren
  • (Financiële) verantwoording middels:
    • Steekproefsgewijs: Opvragen van bewijs van prestatie (bijv. opvragen van factuur)
    • Impactverslag: wat is de impact van de realisatie van dit project?
    • Dus géén financiële eindrapportage
• Hoe gaat ZonMw om met het advies van de Federatie van VSV’s om nog geen entiteit te vormen?

  ZonMw gaat uit van de beschreven doelstellingen, plan van aanpak en planning in uw subsidieaanvraag. Als hierin stond dat uw VSV voornemens was om een juridische entiteit te vormen en u wilt deze doelstelling wijzigen, is het raadzaam om contact met ons op te nemen via versterkingvsv@zonmw.nl. 

Aanvullende informatie (over thema's uit het basiskader)

• Waar kan ik aanvullende informatie vinden over de thema's uit het basiskader waar ik als VSV gedurende de subsidieperiode mee aan de slag ga?

  Op de website van de Federatie van VSV's zijn verschillende handleidingen en aanvullende informatie te vinden onder de pagina 'Modules ter ondersteuning bij activiteiten basiskader'. Hier staat onder andere informatie over interne- en externe communicatie, een stappenplan voor capaciteit en een handleiding rondom de PDCA-cyclus. Deze pagina is te vinden via deze link.

Communicatie

• Welke producten moet ik op mijn projectpagina vermelden en hoe doe ik dat?
  • Projectleiders dienen tijdens en tot 4 jaar na afronding van projecten ZonMw te informeren over producten, publicaties en andere resultaten die voortvloeien uit de uitvoering van het project. Het gaat hierbij vooral om informatie die voor ZonMw én anderen relevant is/kan zijn. Zie ook informatie voor projectleiders op de website van ZonMw. Voorbeelden van producten zijn: (Online) Filmmateriaal, een rapport, boek, dataset, onderwijsproduct, presentatie, bijeenkomst of een website. 
  • De omschrijvingen van de producten, publicaties en andere resultaten worden doorgegeven via MijnZonMw. Wanneer een project de status 'Lopend project' heeft, ziet de projectleider een taak klaar staan om producten toe te voegen. De taak om producten toe te voegen, staat bij een projectleider onder 'Huidige/afgeronde aanvragen' in diens inbox. Een projectleider kan producten toe voegen door informatie te geven over de producten in een formulier. Voor een volledige uitleg, verwijzen wij naar hoofdstuk 3 ‘producten invoeren’ in de handleiding Mijn ZonMw voor projectleiders op de website van ZonMw.
  • De volgende dag zijn de producten automatisch zichtbaar op de ZonMw-website. Op de ZonMw-website kan je onder ‘projectendatabank’ je eigen project vinden. Ook kan je andere projecten bekijken en daar voorbeelden vinden van hoe projecten op de website komen te staan. 

• Wat kan aangevraagd worden in deze subsidieoproep?

  Wij adviseren u om eerst de subsidieoproep goed door te lezen! Hieronder alvast kort wat informatie: 
  Per VSV kan er maximaal € 15.000,- aangevraagd worden. 
  
  Voor de inhoud van uw aanvraag zijn de volgende paragrafen/ hoofdstukken relevant:

  • Paragraaf 3.3 staan de activiteiten omschreven:
    De activiteiten binnen deze subsidieaanvraag zijn bedoeld voor de verdere doorontwikkeling van de bouwstenen uit het basiskader. Daarbinnen moet er sprake zijn van een nieuwe vraag of activiteit t.o.v. de aanvraag die is gedaan in de eerdere subsidieronde ‘implementatie basiskader VSV’s’ (2024). De activiteiten kunnen wel een vervolg of uitbreiding zijn op lopende activiteiten; mits dit goed toegelicht kan worden.
  • Hoofdstuk 4: daarin worden de kwaliteit – en relevantiecriteria benoemd waar uw aanvraag op inhoud aan moet voldoen. Bijvoorbeeld een plan van aanpak en heldere doelstellingen; de minimale basis voor bouwsteen 1. 

  De algemene voorwaarden (aantal pagina’s, begroting) waar uw aanvraag op wordt beoordeeld zijn terug te vinden in:

  • Paragraaf 3.6. En in paragraaf 3.5 vindt u meer informatie voor het opstellen en indienen van de subsidieaanvraag.  
• Waaruit bestaat de verantwoording?
  • De aanvrager krijgt direct 100% uitbetaald
  • Meldingsplicht: verplicht om wijzigingen te communiceren (bijvoorbeeld in je planning; plan van aanpak of begroting)
  • Impactverslag: minimaal verslag over ‘wat is de impact van dit project?’
  • Geen (financiële) rapportage
• Wat is de planning van deze subsidie?
  • Oproep open: 30 maart 2026 
  • Deadline indienen: 26 mei 2026
  • Beoordelen door ZonMw: is aan alle voorwaarden en criteria voldaan?
  • Toekennen en startdatum: in juni of juli 2026 
  • Uiterlijke einddatum: uiterlijk 30 juni 2027. In het kader van de structurele bekostiging die in 2027 ingaat kunt u ervoor kiezen om eind 2026 uw project al af te ronden. Dit kunt u aangeven in het aanvraagformulier.
• Hier vind je de power point presentatie uit de informatiebijeenkomst

  In deze presentatie vind je informatie over de subsidieoproep. Met uitleg over de verantwoording, staatsteunmaatregel en begroting.

• Welke staatssteunmaatregel geldt er in deze subsidieoproep?

  Wij verwijzen je voor meer uitleg hierover naar de power point presentatie uit de informatiebijeenkomst.

• Hoe ziet de begroting eruit?

  Begroting: maak gebruik van het begrotingsformat voor de-minimis en AGVV artikel 29
  Door het format van de begroting in te vullen zie je welke staatssteunmaatregel je als aanvrager opgelegd krijgt; en wat je aan subsidie kunt ontvangen. 

• Wat dient de startdatum van het project te zijn?

  Let op: een voorwaarde om in te kunnen dienen is dat de startdatum na de datum van toekenning ligt. Om er zeker van te zijn dat de aanvraag aan deze voorwaarde voldoet, dient de startdatum 5 weken na datum van indiening te liggen.

• Hoe verhoudt deze subsidie zich tot de structurele bekostiging die per 1 januari 2027 in gaat?

  In de subsidieoproep staat vermeld dat de projectperiode loopt tot 30 juni 2027. Als er een overlap is met de activiteiten die straks structureel bekostigd worden, kan dit gaan conflicteren. Om dit te voorkomen is het advies van ZonMw en de Federatie van VSV’s om de projectperiode te laten lopen tot 31 december 2026.

Inhoudelijke verantwoording

• Wanneer moet ik verantwoording geven over mijn subsidie?

  Dec 2025: VSV’s ontvangen het definitieve format voortgangsverslag 
  Februari 2026: VSV’s dienen voortgangsverslag in (deadline)
  Dec 2026 – maart 2027: Indienen eindverantwoording (deadline 8 weken na afronding project) 
   

• Wat wordt er gevraagd in het voortgangsverslag?

  Eind 2025 dienen VSV’s een toelichting te geven op hun voortgang. Om alvast een idee te geven, waar je als VSV rekening mee moet houden, delen wij het concept format van het voortgangsverslag. Het definitieve format (dat in december 2025 wordt verstuurd) kan enigszins afwijken. 

Financiële verantwoording - algemeen

• Waaruit bestaat de financiële eindverantwoording van mijn project?

  Deze bestaat uit een financieel overzicht, een subsidiebesluit en een accountantsverklaring <zie volgende vraag over de accountantsverklaring>. De Federatie van VSV’s en CPZ hebben samen een handreiking opgesteld voor de inrichting van de financiële administratie. Dit is een hulpmiddel. De accountant is verantwoordelijk voor de accountantsverklaring.

• Met wie communiceert ZonMw over de financiële verantwoording?

  ZonMw communiceert hierover met de hoofdaanvrager. Deze is verantwoordelijk voor de financiële verantwoording van het totale subsidiebudget, dus ook van alle samenwerkende partijen. Als een hoofdaanvrager bijvoorbeeld een ziekenhuis is, is deze dus ook verantwoordelijk voor de verantwoording van gelden die door andere partijen worden besteed, zoals personeelskosten die door een andere partij worden betaald. Het is belangrijk om heldere afspraken te maken over wat je van elkaar verwacht hierin.

• Op basis van welke begroting moet verantwoording worden afgelegd?

  De subsidie is toegekend op basis van de originele aanvraag en eerste begroting, tenzij er inhoudelijke wijzigingen zijn geweest n.a.v. het wederhoor.  Over het verloop van deze begroting legt u zowel inhoudelijk als financieel verantwoording af. Het is raadzaam om aan de begroting een kolom met de daadwerkelijk gerealiseerde kosten toe te voegen. Indien er sprake is van een wijziging <zie vraag over wijzigingen>, geef hier dan een toelichting bij. Denk hierbij aan een urenverantwoording voor personele kosten, facturen en/of een opdrachtverlening als een activiteit is uitbesteedt. Stem af met je accountant wat hij/zij nodig heeft voor de accountantscontrole. Zie voor informatie over de inrichting van de financiële administratie ook de handreiking die de Federatie van VSV’s en CPZ samen hebben opgesteld. 

  Voorbeeld van een begroting kunt u hier vinden. 

• Kan ik een tussentijdse bevestiging of controle van ZonMw ontvangen op mijn bijgehouden (subsidie) administratie?

  Nee, ZonMw gaat uit van een goedkeurende verklaring van de accountant voor de financiële verantwoording van deze subsidie. Maak dus een afspraak met uw accountant wat hij/zij verwacht van uw financiële administratie en voor een eventuele tussentijdse controle.

Financiële verantwoording - wijzigingen in de begroting

• Wanneer moet ik een wijziging voorgeleggen aan ZonMw?

  In de volgende gevallen moeten wijzigingen worden voorgelegd aan ZonMw (zie hiervoor ook de subsidiebepalingen van ZonMw).

  • Als een kostenpost meer dan 20% wijzigt t.o.v. de kostenpost in de originele begroting. Kostenposten zijn genummerd van 1 t/m 6 op de begroting.
  • Als u een wijziging wil doorvoeren in de goedgekeurde tarieven m.b.t. personeelskosten.
  • Als het gaat om belangrijke inhoudelijke wijzigingen in het plan van aanpak ten opzichte van de originele aanvraag. Bijvoorbeeld:
    • als personeelskosten duidelijk hoger uitvallen.
    • als een budget ingezet wordt voor een ander doel (bijvoorbeeld personeelskosten voor ‘materiaal’).
    • als een beoogde activiteit (en daarmee de kosten) helemaal vervalt.
    • als er een nieuwe activiteit beoogd is.
• Wat moet ik weten als ik een wijziging in de begroting wil doorvoeren?
  • Een aanpassing op de begroting is altijd budgetneutraal, wat betekent dat het totaal toegekende subsidiebedrag hetzelfde blijft.
  • Veranderingen op de begroting hebben vaak te maken met inhoudelijke wijzigingen. ZonMw adviseert daarom om voor uw eigen administratie (en voor de eindverantwoording voor ZonMw) deze aanpassingen bij te houden en een toelichting erbij te geven. Zie de voorbeeld begroting hoe u dat kunt doen.
  • Als ZonMw aanvullende informatie nodig heeft dan wordt dat bij de projectleider opgevraagd. Dit zijn bijvoorbeeld facturen of urenspecificaties. Zorg ervoor dat deze beschikbaar zijn.
  • Wijzigingen t.o.v. de originele aanvraag moeten ook in het voortgangsverslag (december 2025) kenbaar gemaakt worden. Geef dit aan bij de daarvoor bestemde vraag.
     
• Hoe geef ik een wijziging in de begroting door?

  (zie ook de subsidiebepalingen van ZonMw).

  • Zie ook “wanneer moet ik een wijziging voorleggen aan ZonMw” of u deze wijziging moet voorleggen. Zo ja:
  • Maak een extra kolom achter uw originele begroting met de nieuwe beoogde budgetten per kostenpost. Licht daarachter toe hoe u het budget opnieuw verdeeld (dus uit welke kostenpost u extra kosten compenseert). Een wijziging is namelijk altijd budgetneutraal. Link naar voorbeeld begroting.
  • Licht woordelijk per mail toe óf en hoe deze wijziging invloed heeft op het plan van aanpak om tot de doelstellingen en resultaten te komen, zoals beschreven in uw toegekende aanvraag.
  • Mail deze Budget Neutrale Aanpassing (BNA) en toelichting naar versterkingvsv@zonmw.nl o.v.v. het aanvraagnummer.
  • Wij streven ernaar binnen 10 werkdagen uw BNA te beoordelen.

Financiële verantwoording - accountantsverklaring

• Wat moet ik weten over een accountantsverklaring?
  • Een accountantsverklaring is een officiële verklaring van een accountant die een oordeel geeft over de betrouwbaarheid van de financiële eindverantwoording van, in dit geval, de subsidie.
  • Een accountantsverklaring is verplicht voor subsidies hoger dan € 125.000,-. Om een verklaring af te kunnen geven is een specifieke manier van (subsidie)administratie noodzakelijk.
  • De Federatie van VSV’s en CPZ hebben samen een handreiking opgesteld voor de inrichting van de financiële administratie. Dit is een hulpmiddel. De accountant is verantwoordelijk voor de accountantsverklaring. Maak afspraken met hem wat hij hierin verwacht.
  • Waaraan deze verklaring moet voldoen is terug te lezen in het controleprotocol.
    • Het controleprotocol bedoeld voor alle partijen anders dan UMC’s en universiteiten, waaronder ook VSV’s.
    • Het controleprotocol speciaal voor UMC’s en universiteiten.
  • Begin (dus) op tijd met het zoeken en aanstellen van een accountant.
  • Het maximaal te begrote bedrag op de begroting voor accountantskosten is € 8.000,-. Soms kunnen de kosten die begroot zijn toch niet toereikend zijn. Het is echter niet mogelijk om meer subsidiegeld aan accountantskosten te besteden. Daarom is het raadzaam om op tijd een offerte bij een accountant op te vragen.
• Wie mag een accountantsverklaring afgeven?

  De specifieke voorwaarden voor het afgeven van de accountantsverklaring staan onder 1.2 in het controleprotocol genoemd. Check bij uw accountant of deze aan de voorwaarden kan voldoen. 

  • Het controleprotocol bedoeld voor alle partijen anders dan UMC’s en universiteiten, waaronder ook VSV’s.
  • Het controleprotocol speciaal voor UMC’s en universiteiten.
• Wanneer moet ik een tweede accountantsverklaring aanleveren?

  Als binnen de verstrekte subsidie meer dan €125.000,- naar één andere partij gaat, is het nodig om voor dit deel een tweede accountantsverklaring aan te leveren. Denkt u dat dit mogelijk ook in uw aanvraag van toepassing is, neem dan contact met ons op, we denken graag met u mee.

• Moet ik bij de accountantsverklaring een rapport van feitelijke bevindingen aanleveren?

  In sommige gevallen is dat verplicht. Een rapport van feitelijk bevindingen is een verplicht onderdeel van de accountantsverklaring als er sprake is van een (penvoerder) hoofdaanvrager en samenwerkende partijen. In dat geval is de subsidieontvanger een consortium/projectgroep met projectpartners. Dit consortium bestaat uit de partijen die samenwerken aan het realiseren van het project. Dat kunnen zowel partijen zijn die (indirect) subsidie ontvangen, als partijen die voor eigen rekening deelnemen.

  Let op: dit rapport van feitelijke bevindingen geldt dus niet als de aanvraag is gedaan vanuit de eigen juridische entiteit van het VSV/IGO.  

• Hoe pas ik mijn begroting aan m.b.t. de verhoging van subsidiabele accountantskosten?

  In september 2025 is een rectificatie geweest op de maximaal te subsidiëren accountantskosten binnen deze subsidieoproep. U kunt nu maximaal € 8.000,- begroten voor de accountantsverklaring i.p.v. € 3.500,-. Als u dit wilt aanpassen, dient u een nieuwe aangepaste begroting in. Zie hiervoor “hoe geef ik een wijziging in de begroting door”.

  • Let er op dat het totale bedrag op de begroting gelijk blijft aan de oorspronkelijk ingediende en toegekende begroting en dus niet hoger uit mag vallen.
  • De (extra) kosten voor de accountant t.b.v. de accountantsverklaring moeten kunnen worden aangetoond d.m.v. een factuur.

Financiële verantwoording - Hoe houd ik mijn administratie bij?

• Wat moet ik doen om de (personele) kosten te verantwoorden? en waar moet een urenregistratie aan voldoen?

  ZonMw gaat voor de verantwoording van de (personele) kosten uit van de accountantsverklaring. De accountant gaat bij zijn verklaring uit van de ingediende en goedgekeurde begroting en aanvraag. Een voorbeeld: In de aanvraag staat dat het VSV een coördinator voor bouwsteen 1 een x aantal uur inzet. Het is dan nodig om in de eindverantwoording inzichtelijk te maken:

  • tegen welk tarief deze persoon werkt
  • het aantal uur dat deze persoon werkt
  • het project of activiteit waaraan de coördinator gewerkt heeft

  In het accountantsprotocol staat op pagina 7 daarover het volgende genoemd:

  Een urenregistratie moet voldoen aan het volgende:

  • Als de personele lasten in de beschikking zijn gebaseerd op uurtarieven, dan stelt de accountant ten minste vast dat er een gedegen urenregistratie ten grondslag ligt aan de verantwoorde uren. Onder gedegen wordt verstaan:
    • dat de urenstaten tijdig (binnen een maand na afloop van de periode) zijn ingevuld
    • en ondertekend zijn door een hiertoe bevoegd persoon (de coördinator en de leidinggevende). Indien dit niet het geval is, verkrijgt de accountant aanvullend voldoende en geschikte controle-informatie.
    • De verantwoorde uurtarieven zijn opgenomen in de goedgekeurde projectbegroting of anderszins door ZonMw goedgekeurd.
  • Als de personele lasten volgens de beschikking en subsidievoorwaarden afgerekend mogen worden op basis van vastgestelde tarieven per fte, dan stelt de accountant ten minste vast dat
    • de werkzaamheden van projectmedewerkers passen binnen de goedgekeurde projectactiviteiten
    • en dat de verantwoorde kosten passen binnen de goedgekeurde projectbegroting. De accountant verkrijgt hiertoe voldoende en geschikte controle informatie.
  • Als ZonMw aanvullende informatie nodig heeft dan wordt dat bij de projectleider opgevraagd. Dit zijn bijvoorbeeld facturen of urenspecificaties. Zorg ervoor dat deze beschikbaar zijn.
• Hoe verantwoord ik vacatiegelden?

  Personen of partijen kunnen vacatiegelden declareren bij de hoofdaanvrager. Het is hierbij ten minste van belang dat duidelijk is waarvoor de vacatiegelden zijn toegekend (welke vergadering, bijeenkomst etc), tegen welk tarief (en dat ZonMw deze heeft goedgekeurd) en dat degene die bevoegd is binnen jullie subsidieaanvraag, deze declaratie goedkeurt. 

• Hoe moeten ‘in-kind uren’ verantwoord worden?

  ZonMw gaat bij subsidie > 125.000 uit van een accountantsverklaring. Zoals beschreven in het controleprotocol moet de originele ingediende begroting worden verantwoord. Als hier in-kind bijdragen zijn opgenomen waar kosten voor zijn begroot, dan moeten deze ook verantwoord worden. Deze kosten zijn dan namelijk begroot in het kunnen realiseren van de doelstellingen van het project waarvoor subsidie wordt ontvangen. Deze verantwoording is daarom noodzakelijk. Bespreek met de accountant wat hij/zij verwacht in deze verantwoording.

  Als er een bedrag gekoppeld is aan in-kind kosten is dit eigenlijk in-cash, of cofinanciering. Als u de begrote in-kind kosten niet wilt verantwoorden t.b.v. de accountantsverklaring kunt u uw begroting hierop aanpassen. U levert dan een nieuwe aangepaste begroting aan waarin het begrote budget voor in-kind bijdrage wordt vastgesteld op nul. Zie hiervoor “hoe geef ik een wijziging door in de begroting”. Let op: u moet wel de in-kind úren beschrijven, maar koppelt hier dus geen bedrag aan. Deze uren kunnen wel van belang zijn voor de inhoudelijke verantwoording en voor de financiële administratie van uw eigen organisatie.
   

• Hoe kan ik de begroting aanpassen zodat de verantwoording van de in-kind uren vervalt t.b.v. de subsidieadministratie en voor de accountantsverklaring?
  • Zet uw begrote in-kind budget op nul onder punt 6 van de begroting. Hierdoor verandert uw bijdrage van co-financiering naar daadwerkelijke in-kind bijdrage en vervalt de verantwoording t.b.v. de subsidieadministratie en het verkrijgen van een accountantsverklaring.
  • Let er op dat het totale bedrag op de begroting gelijk blijft aan de oorspronkelijk ingediende en toegekende begroting en dus niet hoger uit mag vallen.
  • Stuur de aangepaste begroting naar: versterkingvsv@zonmw.nl. Zie ook “hoe geef ik een wijziging in de begroting door”.
• Moet ik wel de in-kind úren bijhouden?

  Een urenregistratie van deze in-kind uren (waar geen kosten voor staan begroot) is niet verplicht. Het kan echter wel zinvol zijn om de in-kind uren bij te houden. De in-kind inzet is namelijk mede bepalend voor het behalen van uw doelstellingen en resultaten. Zo bepaalt de bezetting in een werkgroep of deelname aan een activiteit mede hoe en of een bepaalde doelstelling behaald is. U kunt hiervoor bijvoorbeeld de notulen van een werkgroep of bijeenkomst documenteren. 

• Hoe verantwoord ik de post “onvoorziene kosten”?

  De kosten die zijn gemaakt vanuit de post “onvoorziene kosten” moeten op de eindafrekening altijd nader gespecificeerd worden. Bewaar dus facturen en urenregistraties goed. 
  
  Goedkeuring en verantwoording hangt af van waar het budget van deze kostenpost voor wordt ingezet. Meer informatie of u goedkeuring hiervoor moet vragen, kunt u terugvinden onder de vraag: “Wanneer moet ik een wijziging voorleggen aan ZonMw?”.

• Kan ik een tussentijdse bevestiging of controle van ZonMw ontvangen op mijn bijgehouden (subsidie) administratie?

  Nee, ZonMw gaat uit van een goedkeurende verklaring van de accountant voor de financiële verantwoording van deze subsidie. Maak dus een afspraak met uw accountant wat hij/zij verwacht van uw financiële administratie en voor een eventuele tussentijdse controle. 

Financiële vragen

• Pas na de eindverantwoording wordt de laatste 10% subsidiegeld uitgekeerd. Moeten de VSV’s dit zelf voorschieten?

  Ja dat klopt. Het is goed, en de meeste VSV’s doen dit ook, om in de begroting rekening te houden met onvoorziene kosten. Deze post kan ook gebruikt worden voor de resterende 10%. Let op, deze post dient wel goed gespecifieerd te worden. 

• Dienen alle facturen van kosten binnen de projectperiode betaald te worden?

  De kosten voor activiteiten moeten gemaakt zijn in de projectperiode, de facturen kunnen later betaald worden. De facturen zijn wel nodig voor de eindverantwoording van het project. De deadline voor het indienen van de eindverantwoording is binnen 8 weken na de projectperiode.

• Mag ik contributiekosten voor de Federatie van VSV’s opnemen in mijn begroting?

  Contributiekosten voor de Federatie van VSV’s mogen niet worden opgenomen in de begroting of in een budget neutrale aanpassing worden opgevoerd. Per abuis is de goedkeuring hiervan voor sommige VSV’s wel gebeurd. Deze VSV’s mogen dit goedgekeurde bedrag in hun begroting laten staan. Het uiteindelijke gerealiseerde bedrag mag niet hoger zijn dan het originele opgenomen budget hiervoor.

• Geldt er bij vacatiegelden btw of andere fiscale consequenties?

  Bij vacatiegelden geldt geen btw-plicht. Er kan ook geen btw opgevoerd worden bij het declareren van vacatiegelden. Het heeft consequenties voor de inkomstenbelasting (fiscaal), omdat vacatiegelden inkomsten zijn. 
  Voor verdere informatie verwijzen we u naar de eigen belastingadviseur of de Belastingdienst.