E-health leidt tot betere samenwerking en bespaart 30 minuten per medewerker per week

Zorgorganisatie Omring startte in 2019 met de opschaling van e-health-toepassingen om de medicatietoediening efficiënter en veiliger te maken. Dit deden ze met subsidie uit de Stimuleringsregeling E-health Thuis (SET). Het resultaat? Flinke tijdsbesparingen, betere samenwerking in de regio én tevreden medewerkers. Projectleider Jurriaan Vogel vertelt er meer over. Harry Wildeboer gaat in op de regionale stand van zaken in Noord-Holland Noord en Zaanstreek-Waterland.

Leuk dat jullie tijd hebben vrijgemaakt om te vertellen over de uitrol van e-health-toepassingen in jullie regio. Zouden jullie je eerst kort willen voorstellen?

Jurriaan: “Ik werk als consultant digital bij Supply Value. Vanuit die rol help ik Omring als projectleider bij de implementatie van verschillende IT-projecten, waarvan een aantal kon worden uitgerold met SET-subsidie.”

Harry: “Ik was regionaal verantwoordelijk voor de selectie, de contractering, de uitrol, het beheer en de werkafspraken van een regionale eTRS-toepassing, een elektronisch toedien registratie systeem. Vanuit die hoedanigheid onderhield ik onder andere het contact met apotheken, huisartsen en andere zorgorganisaties in de regio’s Noord-Holland Noord en Zaanstreek-Waterland, waar Omring ook actief is.”

Jurriaan Vogel

Afbeelding
Jurriaan Vogel

Harry Wildeboer

Afbeelding
Harry Wildeboer

Wat is het doel van de uitrol van een regionale eTRS-toepassing?

Harry: “Een regionale eTRS-toepassing verbetert de digitale samenwerking en zorgt voor beter medicatiebeheer voor thuiswonende cliënten. Toedieningsregistratie maakt het daadwerkelijke medicatiegebruik digitaal inzichtelijk, zodat apotheken dit weer kunnen monitoren. De verwachting was dan ook dat het digitaal vastleggen van medicatietoediening zou bijdragen aan het simpeler, duidelijker en efficiënter maken van de samenwerking tussen de thuiszorgmedewerkers, apotheken en apotheekhoudende huisartsen. Het zorgt op regionaal niveau voor kortere lijntjes, meer duidelijkheid en minder kans op fouten, wat weer bijdraagt aan een verbeterde medicatieveiligheid. Regionale eenduidigheid is erg belangrijk voor de succesvolle implementatie van e-health-toepassingen. Het is immers moeilijk samenwerken als elke organisatie in de regio een ander systeem gebruikt. Daarom is er op regionaal niveau naar een gezamenlijke oplossing gezocht. Dit werd CareXS Meddy. Uiteindelijk gaat zo’n 80 procent van alle partijen in de regio – thuiszorgorganisaties, apotheken en apotheekhoudende huisartsen – hiermee werken. Een mooi resultaat.”

Wat was voor Omring de aanleiding voor het aanvragen van de SET-subsidie?

Jurriaan: “Bij Omring is de SET-subsidie ingezet voor de implementatie van CareXS Meddy en de automatische medicijndispenser Medido. Van de subsidie konden we de interne projectorganisatie voor de uitrol hiervan betalen, inclusief de online trainingen en e-learning voor medewerkers.”

Welke resultaten zijn er bij Omring dankzij SET behaald?

Jurriaan: “Bij Omring werken alle, ruim 1.000 thuiszorgmedewerkers met CareXS Meddy. Het wordt ingezet voor meer dan 1.300 cliënten bij wie Omring betrokken is voor medicatietoediening. Voor Omring is de uitrol compleet: alle extramurale cliënten die in aanmerking kunnen komen zitten er nu ook in.  Aan het einde van de SET-subsidieperiode gebruikten 165 cliënten van Omring de automatische medicijndispenser en inmiddels zijn dat er zo’n 200. Hoewel we geen harde cijfers hebben om dit te onderbouwen, is de inschatting dat het gebruik van de e-TRS-toepassingen leidt tot een tijdsbesparing van ongeveer 30 minuten per fulltime medewerker per week.”

Harry: “In de regio’s Noord-Holland Noord en Zaanstreek-Waterland werken alle (grotere) thuiszorgorganisaties en alle apotheken met de regionale eTRS-toepassing (CareXS Meddy). Naast Omring zijn dat bijvoorbeeld ook ZorgCirkel en Evean.”

Jurriaan: “De inzet van de automatische medicijndispenser heeft een direct effect op de eigen regie en zelfstandigheid van onze cliënten, waardoor ze langer thuis kunnen blijven wonen. Bovendien geeft de medicijndispenser cliënten meer vrijheid, omdat ze niet meerdere keren per dag een thuiszorgmedewerker over de vloer krijgen voor de toediening van hun medicijnen. Cliënten profiteren indirect van de invoering van de eTRS. Het bespaart tijd, waardoor de thuiszorgmedewerker meer tijd heeft voor andere dingen, zoals een praatje of kennismaken met nieuwe cliënten. Daarnaast helpt het om medicatiefouten terug te dringen, wat weer zou kunnen leiden tot minder incidenten en minder ziekenhuisopnamen. Kortom: de invoering hiervan leidt tot een betere kwaliteit van zorg voor onze cliënten.”

Harry: “Handig voor medewerkers is dat documentatie, bijvoorbeeld over complexe medicatie, direct toegankelijk is via een app. Ook kan gemakkelijker worden voldaan aan het vier-ogenprincipe bij de toediening van bepaalde medicijnen. Voorheen moest je dat met kunst- en vliegwerk voor elkaar zien te krijgen, maar dankzij de app is dat tweede paar ogen nu gemakkelijk en efficiënt te organiseren. Een tweede zorgprofessional kan nu namelijk de tweede controle doen op afstand, via beeldbellen.”

De inzet van de automatische medicijndispenser heeft een direct effect op de eigen regie en zelfstandigheid van onze cliënten, waardoor ze langer thuis kunnen blijven wonen.

Zorgt de invoering van deze ook voor meer werkplezier bij medewerkers?

Jurriaan: “Die vraag durf ik met het volste vertrouwen met ‘ja’ te beantwoorden. In enquêtes die we na de uitrol deden, gaf 70 procent van de medewerkers aan dat de app goed werkt en dat het gebruik ervan heel natuurlijk aanvoelt.”

In hoeverre maakt de toepassing nu structureel onderdeel uit van jullie reguliere zorgprocessen?

Jurriaan: “Alle thuiszorgmedewerkers van Omring maken gebruik van CareXS Meddy. Op een enkele uitzondering na geldt dat ook voor alle apotheken en alle apotheekhoudende huisartsen met wie Omring samenwerkt in de regio. Papieren toedienlijsten worden niet meer gebruikt, alleen nog als eventuele back-up voor als er issues zijn met het systeem.”

Harry: “In aanvulling op wat Jurriaan zegt: in de regio’s Noord-Holland Noord en Zaanstreek-Waterland doen vrijwel alle apotheken en apotheekhoudende huisartsen mee met CareXS Meddy. Dit zijn er in totaal meer dan 50.”

Hoe hebben jullie de bekostiging en borging in inkoop- en contractafspraken georganiseerd?

Jurriaan: “Voor de medicijndispensers hebben we een financiële afspraak met de zorgverzekeraars. Alle zorgverzekeraars maken gebruik van de mogelijkheid om thuiszorgtechnologie (met de daarbij behorende NZa-tariefregel) te contracteren. Bijna alle verzekeraars hebben in hun beleid de medicijndispenser opgenomen om in te kopen (onder bepaalde voorwaarden). Dus elke aanbieder kan hierop inschrijven, Omring ook.”

Harry: “Voor de regionale implementatie van CareXS Meddy zijn transitiemiddelen aangewend. We zullen met elkaar moeten kijken hoe de kosten voor het beheer van de toepassingen gefinancierd gaan worden, bijvoorbeeld dat elke instelling per cliënt iets bijdraagt.”

Tegen welke moeilijkheden tijdens het project liepen jullie aan en hoe zijn jullie hiermee omgegaan?

Jurriaan: “De uitrol van de toepassingen vond plaats midden in coronatijd. De hoge werkdruk, het deels thuis moeten werken en uitval van medewerkers waren complicerende factoren. We hebben daarom vooral ingezet op online: zowel het trainingsprogramma als de communicatie over de nieuwe digitale toepassingen vond vooral online plaats. Medewerkers konden zelf bepalen wanneer ze de online training volgden, die werd gegeven door de leverancier omdat die de kennis en kunde in huis heeft. Intern ontwikkelden we een e-learning. Onze i-Nurse heeft op basis van zijn kennis van en ervaring met de medewerkers van Omring een passende opzet gemaakt met daarin alle relevante informatie rondom het gebruik van CareXS. Deze e-learning plaatsten we vervolgens in ons LMS (Leer Management Systeem) waardoor hij voor alle betreffende medewerkers altijd en overal beschikbaar is. We gebruiken deze e-learning ook in de onboarding van nieuwe medewerkers.”

Hoe motiveerden jullie medewerkers om de toepassingen te gebruiken?

Jurriaan: “Wat erg heeft geholpen is dat de medewerkers zelf ook al snel inzagen dat het een logische stap was om over te gaan op het digitaal vastleggen van medicatietoediening en -controle. Het invullen van papieren medicatielijsten was omslachtig, kostte veel tijd en leidde eerder tot fouten. Ook raakten de papieren regelmatig kwijt. Het kostte dan veel tijd om ze weer te vinden. De medewerkers waren dus gemakkelijk te motiveren om deze toepassingen te gaan gebruiken, omdat ze zelf ook vonden dat het anders moest.”

Harry: “Op regionaal niveau hebben we de doelgroep – thuiszorgmedewerkers die met de toepassingen zouden gaan werken – nadrukkelijk meegenomen in ons selectietraject. Voor we een keuze maakten voor een bepaalde leverancier, heeft een afvaardiging van medewerkers een aantal oplossingen uitgeprobeerd. Vooral begrijpelijkheid en gebruiksvriendelijkheid waren voor ons belangrijke overwegingen om voor CareXS Meddy als leverancier van de regionale eTRS-toepassing te kiezen. Zij boden een oplossing die ook door de digitaal wat minder vaardige medewerkers gemakkelijk te begrijpen én te gebruiken is. Dat maakt de implementatie- en trainingsinspanning ook een stuk kleiner.”

Het is, vooral in regionaal verband, erg belangrijk om op voorhand goed na te denken wie de stakeholders zijn en die mee te nemen in de digitalisering van zorgprocessen.

Welke tips heb je voor andere zorgorganisaties?

Harry: “De eTRS vervangt de papieren toedienlijsten. De tool is bedoeld voor professionals, niet voor cliënten. Tegelijkertijd lag de papieren lijst soms wel bij cliënten op de keukentafel. Wij realiseerden ons niet dat zij zich daar medeverantwoordelijk voor voelden. Soms hielden ze de vinger er zelfs bij: “Nu nog twee groene pillen en een rooie en dan hebben we het weer gehad”. Een digitale equivalent van de eTRS was voor hen wellicht fijn geweest, maar die is er niet. We hebben hen erop gewezen dat ze altijd een papieren lijst bij de apotheek kunnen opvragen, als ze dat graag willen. Dat sommige cliënten en mantelzorgers een vinger aan de pols willen houden, was voor ons een leermoment. Het is dus belangrijk om op voorhand goed na te denken wie de stakeholders zijn en die ook allemaal mee te nemen in de digitalisering van zorgprocessen. Vooral in regionaal verband is dat erg belangrijk.”

Jurriaan: “Voor de meeste medewerkers van Omring werkte het online trainingsprogramma prima, maar voor de digitaal minder vaardigen onder hen bleek het best lastig om zo’n digitaliseringsproces in sneltreinvaart door te maken. Het is belangrijk om daar oog voor te hebben. Een onverwachte meevaller voor ons was dat medewerkers zelf met een heel laagdrempelig platform kwamen om vragen te stellen en elkaar verder te helpen: dat deden ze via gezamenlijke WhatsApp-groepen.”

Waar zijn jullie het meest trots op?

Jurriaan: “Dat we bij Omring volledig over zijn op het digitaal vastleggen van medicatietoediening en medicatiecontrole en dat we dit in relatief korte tijd voor elkaar hebben gekregen.”

Harry: “De goede regionale samenwerking. Met zorgorganisaties, apotheken en huisartsen in de regio, binnen de organisaties, binnen de teams en uiteindelijk ook over de teams heen. Alleen samen kom je verder en dat hebben we in dit project voor de regionale uitrol van de eTRS-toepassing zeker bewezen.”

Hoe gaan jullie verder in de toekomst?

Harry: “Het kan natuurlijk altijd beter. Daarom hebben we een regionale verbeteragenda met zaken die we nog missen of anders willen zien. Op termijn kan ik me voorstellen dat we de scope verbreden. Misschien is het digitale medicatieproces ook wel iets voor cliënten in de GGZ, gehandicaptenzorg of antistollingszorg.”