Veelgestelde vragen subsidieoproepen Ondersteuning regionale samenwerking

Wilt u meer weten over deze subsidieronde? Op donderdag 26 september van 10:00 uur tot 11:30 uur hebben wij de subsidieoproep toegelicht tijdens een webinar. Het webinar was ten tijde van de openstelling van de eerste ronde van de subsidie. De in het webinar genoemde data zijn uiteraard anders voor deze tweede ronde, maar de overige informatie is van toepassing op de tweede ronde. Via deze link kunt u het webinar terugkijken. De bijhorende presentaties vindt u via onderstaande links.

• Presentatie ZonMw
• Presentatie Pluut & Partners
• Presentatie ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Met inhoudelijke of procedurele vragen over de subsidieoproep kunt u ook contact met ons opnemen via regionalesamenwerking@zonmw.nl of telefonisch 070 - 349 54 72. U kunt vragen naar Merel Tabor, Iris Barten of Moniek Willemstein. 

Wij zijn het best bereikbaar op maandag, dinsdag en donderdag. U kunt ons ook een mail sturen met een belverzoek en uw telefoonnummer. Vermeld in uw verzoek indien mogelijk ook kort uw vraag, zodat wij uw vraag sneller kunnen beantwoorden. 

Neem voor technische vragen over het gebruik van het online indiensysteem van ZonMw contact op met de servicedesk: maandag t/m vrijdag van 8.00 tot 17.00 uur, 070 349 51 78, servicedesk@zonmw.nl. Vermeld in uw e-mail uw telefoonnummer, zodat wij indien nodig contact met u kunnen opnemen. 

Momenteel is het mogelijk om in te dienen in de tweede ronde van de subsidieoproep 'Ontwikkeling en versterking van de regionale samenwerkingsstructuur Integraal Zorgakkoord’. Het is niet meer mogelijk om in te dienen in de eerste ronde. Deze stond open tot 7 november 2024. De aanvragen die in de eerste ronde zijn ingediend zitten momenteel in het beoordelingsproces.  

De tweede ronde staat tot 8 april 2025 14:00 uur open voor de IZA-regio’s (regio met een regioplan) die niet in de eerste ronde hebben ingediend en IZA-regio’s waarvan de aanvraag in de eerste ronde niet gehonoreerd is. De subsidieoproep voor de tweede ronde is grotendeels gelijk aan de oproep uit de eerste ronde. 

IZA-regio’s met een vastgesteld regioplan kunnen de subsidie aanvragen voor het ontwikkelen en verstevigen van de regionale samenwerkingsstructuur. De 38 IZA- regio’s kunt u vinden in de tabel in de subsidieoproep onder kopje 5.1.1. 'Wie kunnen er aanspraak maken op subsidie?'. Een IZA-regio kan een aanvraag indienen als de regio in de eerste ronde van de subsidieoproep geen aanvraag heeft ingediend of als de aanvraag in de eerste ronde niet gehonoreerd is. 

De subsidie is bedoeld voor de (door)ontwikkeling van de organisatie en governance van één duurzame en aanspreekbare regionale samenwerkingsstructuur in de IZA-regio. De stappen die genomen moeten worden om te komen tot een aanspreekbare én toekomstbestendige samenwerkingsstructuur verschillen per regio. Deze subsidieoproep biedt daarom ruimte voor het volgen van een eigen ontwikkelpad en het maken van eigen keuzes. Zie de subsidieoproep voor meer informatie.
 

Eén persoon dient vanuit diens organisatie en namens het samenwerkingsverband de subsidieaanvraag in en fungeert als hoofdaanvrager. Het kan gaan om iemand vanuit een van de volgende partijen/organisaties vanuit de IZA-regio:

• Bestaand netwerk/samenwerkingsverband dat een juridische entiteit vormt, zoals een stichting, coöperatie of vereniging;
• Een vertegenwoordigende gemeente; 
• Eén van de zorgaanbieders in de regio;
• Eén van de aanbieders van ondersteuning of activiteiten in de regio vanuit het sociaal domein
  (zoals welzijnsorganisatie, sociaal werk, wijkteam); 
• De marktleider zorgverzekeraar in de betreffende regio;
• De Regionale Ondersteuningsstructuur (ROS).
   

Het is aan de regio om te bepalen welke organisatie uit de regio de rol van hoofdaanvrager oppakt (let op: dit mag geen extern adviesbureau zijn). De subsidie wordt bij honorering aan de organisatie van de hoofdaanvrager toegekend. 

De hoofdaanvrager is (eind)verantwoordelijke voor de subsidieaanvraag en is het aanspreekpunt voor ZonMw gedurende de periode dat de aanvraag in behandeling is bij ZonMw. 

De bestuurlijk verantwoordelijke is de rechtspersoon of natuurlijk persoon die op grond van de statuten bevoegd of gemachtigd is de organisatie te vertegenwoordigen. Bestuurlijk verantwoordelijke en hoofdaanvrager dienen werkzaam te zijn bij dezelfde organisatie. 

Na honorering van de aanvraag is de projectleider en penvoerder de contactpersoon waarmee ZonMw over de inhoudelijke voortgang van het project correspondeert. De projectleider-penvoerder hoeft niet perse bij dezelfde organisatie te werken als de hoofdaanvrager en de bestuurlijk verantwoordelijke. 

In de aanvraag staat duidelijk beschreven dat de partijen die het regioplan hebben vastgesteld, ook betrokken moeten zijn in het project. Dit zijn minimaal: een zorgaanbieder, gemeente(n), een andere aanbieder van Wmo-ondersteuning in het sociaal domein (welzijnsorganisatie, sociaal werk, wijkteam), de marktleider zorgverzekeraar uit de regio en (vertegenwoordigers van) patiënten en inwoners.

 

Nee. Per IZA-regio kan één subsidieaanvraag ingediend worden voor het ontwikkelen en verstevigen van de regionale samenwerkingsstructuur. Een IZA-regio kan een aanvraag indienen als de regio in de eerste ronde van de subsidieoproep geen aanvraag heeft ingediend of als de aanvraag in de eerste ronde niet gehonoreerd is.

In de subsidieoproep vindt u op pagina 6 en 7 een tabel met het maximaal aan te vragen bedrag per regio.

Nee, het is niet noodzakelijk dat een regio eerder gebruik gemaakt heeft van de Stimuleringssubsidie. Per regio wordt bij het vaststellen van het maximale beschikbare budget voor deze subsidieaanvraag rekening gehouden met eventuele eerdere aangevraagde subsidies binnen het programma Ondersteuning regionale samenwerking. Dit gaat om subsidierondes: Regiobeelden (2023), Regioplannen (2023) en Stimuleringssubsidie (2024). Het maximaal beschikbare subsidiebudget per regio voor deze aanvraag vindt u in de oproep.

Er is geen apart invulformat voor het plan van aanpak. U schrijft uw subsidieaanvraag, waaronder het plan van aanpak, in het aanvraagformulier in MijnZonMw. De vragen in het aanvraagformulier helpen u bij het schrijven van het plan van aanpak. Vul het aanvraagformulier in MijnZonMw daarom zo volledig mogelijk in, en houd daarbij de voorwaarden en beoordelingscriteria uit de subsidieoproep bij de hand. Bij de vraag over het plan van aanpak geldt er geen maximum aantal tekens. Voor de overige onderdelen onder het kopje 4. projectinformatie geldt een maximaal aantal in te voeren tekens (max. 4000, ook een spatie wordt gezien als teken) 

In principe wegen de 3 aandachtspunten even zwaar. Echter, de mate waarin de drie aandachtspunten al zijn opgepakt/hoe ver men is kan per regio verschillen. Op het ene punt ligt wellicht meer werk dan op het andere. Licht in de aanvraag op elk aandachtspunt duidelijk toe waar u staat, waar u heen wilt en wat u daarvoor wil ondernemen, zodat onze commissie hier gedegen over kan beoordelen. 

Beperkte ruimte’ slaat niet terug op een maximaal op te voeren bedrag. Het uitgangspunt is dat de subsidie is bedoeld voor het werken aan de bouwsteen ‘organisatie en governance’. Het dient duidelijk naar voren te komen uit de aanvraag dat de aangevraagde subsidie hier ook voor ingezet wordt. Het kan natuurlijk zijn dat voor het werken aan deze bouwsteen het nodig/gunstig is om andere bouwstenen ook in te zetten/uit te werken. Wij zien in de aanvraag dan graag duidelijk terug, hoe de inzet op de overige bouwstenen bijdraagt aan het behalen van de doelstellingen omtrent organisatie en governance. 

Ja. In ronde 2 zal de subsidieoproep ook, bij wijze van uitzondering, in beperkte mate van toepassing zijn op activiteiten die ten tijde van toekenning van de subsidie reeds hebben plaatsgevonden. Ook dan mogen kosten vanaf 1 januari 2025 op de bouwsteen organisatie en governance meegenomen worden op de begroting. Dit dient op de begroting wel duidelijk gespecificeerd te zijn als ‘reeds gemaakte kosten’.

Als u inlogt in Mijn ZonMw, klikt op het rechtsgebouw icoontje linksboven. Hier kunt u de subsidieoproep opzoeken op naam, en vindt u het aanvraagformulier. 

Het aanvraagformulier bevat alle vragen/ onderdelen die beantwoord moeten worden. De in de oproep genoemde bijlagen voegt u daar ook toe. U kunt het aanvraagformulier omzetten in een Word document om er offline in te werken, of rechtstreeks in de online omgeving werken.  (let op: als uw taalinstellingen op Engels staan kiest u voor het downloaden van een Word-versie de optie ‘Print Form’). 

Houd er ook bij het werken in het Word document rekening mee dat er een maximum aantal tekens geldt voor de meeste velden. Het aantal beschikbare tekens is in het Word document niet zichtbaar. Voor het veld ‘plan van aanpak’ geldt geen beperking aan het aantal beschikbare tekens. Voor de overige vragen onder het kopje ‘4. Projectinformatie’ geldt een maximum van 4000 tekens (ook een spatie wordt gezien als teken). 

• Het volledig ingevulde aanvraagformulier via Mijn ZonMw. 
• Een begroting in het ZonMw-format ‘overige instellingen’.
• De vereiste Letters of Commitment, zie kopje ‘Letters of Commitment in de oproep’.  Voeg de verschillende Letters of Commitment samen tot één document om deze als bijlage toe te voegen. 
• Verklaring akkoord. Deze moet ondertekend worden door de bestuurlijk verantwoordelijke en de hoofdaanvrager. De ondertekende verklaring kan toegevoegd worden als bijlage aan de aanvraag in Mijn ZonMw of per mail gestuurd worden naar ZonMw, ter attentie van Suzanne Voorthuis; regionalesamenwerking@zonmw.nl. De verklaring moet uiterlijk één week na indiening van uw subsidieaanvraag binnen zijn.

Optioneel: uw aanvraag mag een bijlage van maximaal 3 A4 bevatten met informatie die u niet in het format kwijt kunt, bijvoorbeeld figuren en tabellen. 

Er geldt een maximaal aantal in te voeren tekens (max. 4000, ook een spatie wordt gezien als teken) voor de vragen in het aanvraagformulier onder het kopje 4. projectinformatie. Let op: het plan van aanpak wijkt hiervan af. Alleen voor het plan van aanpak geldt geen maximaal aantal in te voeren tekens. Mocht u onvoldoende ruimte ervaren bij de overige vragen in het aanvraagformulier raden wij u aan de onbeperkte ruimte bij het plan van aanpak te gebruiken. Let hierbij op dat de aanvraag voldoende leesbaar blijft voor de beoordelaars. Ook kunt u gebruik maken van de optionele bijlage van maximaal 3 A4 die bij de aanvraag aangeleverd mag worden. 

Omdat samenwerking cruciaal is voor deze subsidieoproep vraagt ZonMw in principe een Letter of Commitment van alle partijen die een bijdrage leveren aan het subsidieproject. U dient gebruik te maken van het volgende format: Letter of Commitment.

Met de Letter of Commitment geven partijen/sponsors aan dat ze zich juridisch verplichten tot de toegezegde bijdrage. We begrijpen dat het ondoenlijk is om voor tientallen organisaties een Letter of Commitment aan te leveren. Het is echter verplicht een Letter of Commitment aan te leveren voor tenminste:

• Elke partij die op de begroting staat (ook met een eigen bijdrage). Tenzij het de hoofdaanvrager, een partij die geen formele juridische entiteit is, of ingehuurde partij betreft (zie hieronder ‘Voor de volgende partijen hoeft geen Letter of Commitment aangeleverd te worden’);
• De marktleider zorgverzekeraar (tenzij dit de hoofdaanvrager betreft);
• Een gemeente (tenzij dit de hoofdaanvrager betreft);
• Eenzorgorganisatie (tenzij dit de hoofdaanvrager betreft);
• Een aanbieder van Wmo-ondersteuning in het sociaal domein (tenzij dit de hoofdaanvrager betreft);
• Inwoners en patiënten (mits het gaat om een juridische entiteit);
• Indien van toepassing: Bestaand regionaal netwerk / samenwerkingsverband zijnde een juridische entiteit (tenzij dit de hoofdaanvrager betreft).

Voor de volgende partijen hoeft geen Letter of Commitment aangeleverd te worden:

• de hoofdaanvrager; 
• partijen die geen formele juridische entiteit hebben (zoals bijv. inwoners en patiënten);
• partijen die door de aanvrager worden ingehuurd voor de uitvoering van een deel van de projectactiviteiten. Dit wordt gezien als opdrachtverlening. ZonMw beschouwt dit niet als een vorm van samenwerking. 
  
   

Degene die de Letter of Commitment tekent is degene die vanuit de organisatie of partij waardoor de Letter of Commitment wordt opgesteld gemachtigd is om te tekenen. Het kan per organisatie verschillen of dit een bestuurlijk verantwoordelijke is of dat iemand anders, bijvoorbeeld een projectleider, ook gemachtigd is om te tekenen. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de organisatie zelf. 

De Letter of Commitment zelf is gericht aan de bestuurlijk verantwoordelijke van de aanvraag.
 

De ondertekende verklaring kan toegevoegd worden aan de aanvraag in Mijn ZonMw of per mail gestuurd worden naar ZonMw. In dat geval mailt u de verklaring naar regionalesamenwerking@zonmw.nl ter attentie van Suzanne Voorthuis. De verklaring moet uiterlijk één week na het indienen van de subsidieaanvraag binnen zijn.

• De projectleider of penvoerder is inhoudelijk verantwoordelijk en heeft de dagelijkse leiding heeft over het project. Na honorering van de aanvraag is de projectleider en penvoerder de contactpersoon waarmee ZonMw over de inhoudelijke voortgang van het project correspondeert.
• De (Hoofd)aanvrager is degene die (eind)verantwoordelijk is voor de subsidieaanvraag. De hoofdaanvrager dient de aanvraag in en is de contactpersoon voor ZonMw tijdens het beoordelingsproces.
• De bestuurlijk verantwoordelijke is de rechtspersoon of natuurlijk persoon die op grond van de statuten bevoegd of gemachtigd is de organisatie te vertegenwoordigen.

Let op: de hoofdaanvrager en de bestuurlijk verantwoordelijke dienen dezelfde organisatie te vertegenwoordigen. De projectleider/penvoerder hoeft niet van dezelfde organisatie te zijn, maar dit mag uiteraard wel.

 

ZonMw is om juridische redenen verplicht strikt vast te houden aan de uiterlijke deadline die in de subsidieoproep staat: 8 april 2025 om 14:00 uur. Wij raden u aan om ruim vóór de deadline uw aanvraag in te dienen. 

Normaal gesproken kunnen activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd pas van start gaan nadat u bericht heeft ontvangen dat de subsidie is toegekend. Voor dezesubsidie ‘Ontwikkeling en versterking van de regionale samenwerkingsstructuur Integraal Zorgakkoord’ geldt echter bij wijze van uitzondering dat in beperkte mate subsidie kan worden aangevraagd voor activiteiten die ten tijde van de toekenning van de subsidie reeds hebben plaatsgevonden. Het gaat daarbij om activiteiten die vanaf 1 januari 2025 plaatsvinden en voldoen aan de voorwaarden en criteria uit de subsidieoproep. Deze kosten mogen meegenomen worden op de begroting in uw subsidieaanvraag. Ze moeten duidelijk gespecifieerd zijn als 'reeds gemaakte kosten'. 

U ontvangt binnen een week na de deadline van 8 april reactie of uw aanvraag compleet is. Als uw aanvraag niet compleet blijkt te zijn, dan krijgt u de kans om de ontbrekende informatie binnen 48 uur aan te vullen. 

De beoordeling van uw aanvraag start als de aanvraag compleet is en aan alle voorwaarden is voldaan. Uw subsidieaanvraag wordt eerst beoordeeld door de programmacommissie op basis van de kwaliteitscriteria in de oproep. U krijgt rond 19 mei bericht over deze beoordelingen (hoor) en u kunt dan schriftelijk reageren op de vragen en opmerkingen (wederhoor). De deadline voor het indienen van uw reactie is 2 juni 2025. Daarna volgt een tweede beoordeling door de programmacommissie die kijkt naar de aanvraag, het hoor en het wederhoor. 

Om in aanmerking te komen voor honorering moet uw subsidieaanvraag tenminste als Relevant en Voldoende van kwaliteit beoordeeld worden. Op basis van het advies van de programmacommissie besluit ZonMw of uw project gehonoreerd kan worden. U ontvangt dit besluit de tweede helft van augustus 2025.
 

In uw aanvraag beschrijft u een plan van aanpak met activiteiten die aansluiten bij het doel van de subsidieoproep en de drie aandachtspunten. Op de begroting neemt u de kosten op die hierbij horen. Denk hierbij aan kosten voor personele inzet en het organiseren van bijeenkomsten. In de subsidieoproep staan op pagina 5 voorbeelden van activiteiten genoemd waarvoor de subsidie aangevraagd kan worden. Deze lijst is niet uitputtend. In een projectbegroting beschrijft u hoeveel financiering u nodig denkt te hebben voor de onderdelen personeel, materieel, implementatiekosten, overige kosten en bijdragen van derden.

Let op; De subsidie is niet bedoeld voor het financieren van de uitvoering van concrete inhoudelijke (optimalisatie) projecten of zorg en Wmo-ondersteuningsactiviteiten.

• U dient de bedragen duidelijk te specificeren, anders kan onze financiële afdeling de begroting niet beoordelen. We moeten dan de ontbrekende informatie bij u opvragen, waardoor het langer kan duren voordat u bericht van ons krijgt.
  
  Tips voor een duidelijke specificering van de verschillende kosten:
  - Personeelskosten: Vermeld al het deelnemend personeel (organisatie & functie, geen namen) met de kosten per deelnemend personeelslid. Vul per persoon een aparte regel in, dus tel dezelfde functies niet op in één bedrag. 
  
  - Materiële/Implementatie/Overige kosten: Geef per post een duidelijke omschrijving en het bijbehorende bedrag. Voeg niet alles samen op één regel, maar vermeld waaruit de geschatte kosten bestaan.
   
• Bij externe inhuur dient op de begroting duidelijk beschreven te zijn welke functies zijn ingehuurd, welke werkzaamheden er worden verricht, voor welk uurtarief en voor hoeveel uur (inclusief btw). Zie voor meer informatie en de voorwaarden voor inhuur/opdracht de ZonMw-webpagina Subsidies en Samenwerking/bijdragen van derden. Er mag maximaal € 350.000, - van het totale subsidiebedrag aangevraagd worden voor externe inhuur. Het gaat hier om opdrachten aan organisatie- en adviesbureaus of andere experts.
   
• Houdt er rekening mee dat de volgende voorwaarden van toepassing zijn op onvoorziene kosten en administratieve kosten: 
  
  - Ten behoeve van onvoorziene uitgaven mag in de projectbegroting een bedrag van maximaal 10% van het aan te vragen subsidiebedrag worden opgenomen. Deze kosten mogen alleen worden opgevoerd in één overkoepelende post ‘onvoorziene kosten’ onder 5. Overige kosten in de begroting.  Let op: deze kosten dienen in de eindafrekening zorgvuldig te worden gespecificeerd, op basis van deze specificatie kan de toekenning op dat moment nog worden bijgesteld.
  
  - Ten behoeve van administratiekosten (zoals financiële administratie voor de kassiersfunctie en andere financiële en secretariële ondersteuning) mag maximaal 5% van het aan te vragen subsidiebedrag worden opgenomen. Deze kosten mogen alleen worden opgevoerd in één overkoepelende post ‘administratie’ onder 1b Personele Kosten (op basis van door ZonMw goedgekeurde tarieven) in de begroting. Let op: de post ‘administratie’ kan alleen worden opgenomen in de begroting als er geen opslagpercentage overheadkosten zijn begroot onder 1a Personele kosten (op basis van inschaling).
   
• Accountantskosten tot een maximum van € 3.500,- mogen bij projecten van € 125.000,- of meer opgenomen worden in de begroting. Door de wijziging van de Algemene subsidiebepalingen ZonMw per 1 april 2022 moet er na afronding van een project van € 125.000,- of meer naast de financiële eindverantwoording ook een controleverklaring van een accountant aangeleverd worden. Universiteiten en universitair medische centra mogen accountantskosten niet opnemen in de begroting. Met deze instellingen zijn aparte afspraken gemaakt over de vereiste accountantsverklaring. Neem hiervoor contact op met uw financiële afdeling.

Een eigen bijdrage strekt tot de aanbeveling, maar is niet verplicht. We zien in de begroting graag de geschatte totale kosten van het project terug in post 1 t/m 5. Dit zijn de geschatte totale kosten inclusief de bijdragen van eigen instellingen c.q. derden. In post 6 ‘bijdragen van eigen instellingen c.q. derden’ geeft u weer welke kosten daarvan worden gefinancierd door eigen instellingen of derden. In het format wordt dat bedrag automatisch afgetrokken van de totale kosten in 1 t/m 5. Het aan te vragen subsidiebedrag verschijnt dan in de onderste regel.

Nee, dit is helaas niet mogelijk. Normaalgesproken mag een project pas starten nadat de toekenningsbrief is ontvangen. Maar voor deze subsidieronde mag het project bij wijze van uitzondering al starten vanaf 1 januari 2025. De ‘stimuleringssubsidie organisatie en governance van de regionale samenwerkingsstructuur’ kon worden aangevraagd om activiteiten in 2024 te bekostigen.

Indien een aanvrager derden inhuurt voor de uitvoering van een deel van de projectactiviteiten. Dit wordt dit gezien als opdrachtverlening. Het gaat dus niet om samenwerkingspartners waarmee het project wordt uitgevoerd, maar bijvoorbeeld opdrachten die worden verstrekt aan organisatie- en adviesbureaus of andere experts om het project tijdelijk te ondersteunen.

Geef voor inhuur van personen aan welke functies zijn ingehuurd, welke werkzaamheden er worden verricht en voor welk uurtarief en voor hoeveel uur (inclusief btw). U kunt dit in het begrotingsformat het best plaatsen onder 1.b. Personele kosten. Wordt een opdracht verleend om een product op te leveren, zoals een accountantsverklaring dan kunt u deze onder 5. ‘Overige kosten’ plaatsen. 

Voor externe inhuur mag in deze subsidieronde maximaal € 350.000, - van het totale subsidiebedrag aangevraagd worden.

Zie voor meer informatie en de voorwaarden voor inhuur/opdracht de ZonMw-webpagina Subsidies en Samenwerking/bijdragen van derden. 

Nee. Voor de subsidieronde ‘Ontwikkeling en versterking van de regionale samenwerkingsstructuur Integraal Zorgakkoord’ hebben onze juristen vastgesteld dat de te subsidiëren activiteiten niet worden aangemerkt als economische activiteiten omdat ze samenhangen met het uitvoeren van een publieke taak. Er is dus geen sprake van ongeoorloofde staatsteun en er is geen maatregel nodig om ongeoorloofde staatssteun te voorkomen.