Veelgestelde vragen subsidieoproepen Ondersteuning regionale samenwerking

Wilt u meer weten over deze subsidieronde? Op donderdag 26 september van 10:00 uur tot 11:30 uur hebben wij de subsidieoproep toegelicht tijdens een webinar. Het webinar was ten tijde van de openstelling van de eerste ronde van de subsidie. De in het webinar genoemde data zijn uiteraard anders voor deze tweede ronde, maar de overige informatie is van toepassing op de tweede ronde. Via deze link kunt u het webinar terugkijken. De bijhorende presentaties vindt u via onderstaande links.

• Presentatie ZonMw
• Presentatie Pluut & Partners
• Presentatie ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Met inhoudelijke of procedurele vragen over de subsidieoproep kunt u ook contact met ons opnemen via regionalesamenwerking@zonmw.nl of telefonisch 070 - 349 54 72. 

Wij zijn het best bereikbaar op maandag, dinsdag en donderdag. U kunt ons ook een mail sturen met een terugbelverzoek en uw telefoonnummer. Graag in uw mail kort uw vraag vermelden, zodat wij deze sneller kunnen beantwoorden. 

Neem voor technische vragen over het gebruik van het online systeem van ZonMw contact op met de servicedesk: maandag t/m vrijdag van 8.00 tot 17.00 uur, 070 349 51 78, servicedesk@zonmw.nl. Vermeld in uw e-mail uw telefoonnummer, zodat wij indien nodig contact met u kunnen opnemen. 

In Mijn ZonMw wordt een onderscheid gemaakt tussen 3 verplichte projectgroepleden: de aanvrager, projectleider en bestuurlijk verantwoordelijke. 

1. De persoon die de subsidieaanvraag indient en aan wie de subsidie bij honorering wordt toegekend, is de hoofdaanvrager. Deze persoon is (eind)verantwoordelijk is voor de subsidieaanvraag. Vanaf indiening tot honorering van de aanvraag is de aanvrager de contactpersoon waarmee ZonMw over de aanvraag communiceert. De aanvrager is een in Nederland gevestigde rechtspersoon.
2. De bestuurlijk verantwoordelijke is de rechtspersoon of natuurlijk persoon die op grond van de statuten bevoegd of gemachtigd is de organisatie te vertegenwoordigen. De aanvrager en bestuurlijk verantwoordelijke zijn werkzaam bij dezelfde organisatie.
3. De projectleider/penvoerder is de persoon die inhoudelijk verantwoordelijk is voor het project. Na honorering van de aanvraag is de projectleider/penvoerder de contactpersoon waarmee ZonMw over de inhoudelijke voortgang van het project correspondeert. De projectleider/penvoerder moet een dienstverband hebben bij een organisatie aangesloten bij het samenwerkingsverband. Één persoon wordt aangesteld als projectleider/penvoerder van het project, dit kan ook de aanvrager zijn. Over het algemeen is de projectleider/penvoerder de persoon die de dagelijkse leiding heeft binnen het project, maar dat is geen vereiste.

In uw aanvraag beschrijft u een plan van aanpak met activiteiten die aansluiten bij het doel van de subsidieoproep en de drie aandachtspunten. Op de begroting neemt u de kosten op die hierbij horen. Denk hierbij aan kosten voor personele inzet en het organiseren van bijeenkomsten. In de subsidieoproep staan op pagina 5 voorbeelden van activiteiten genoemd waarvoor de subsidie aangevraagd kan worden. Deze lijst is niet uitputtend. In een projectbegroting beschrijft u hoeveel financiering u nodig denkt te hebben voor de onderdelen personeel, materieel, implementatiekosten, overige kosten en bijdragen van derden.

Let op; De subsidie is niet bedoeld voor het financieren van de uitvoering van concrete inhoudelijke (optimalisatie) projecten of zorg en Wmo-ondersteuningsactiviteiten.

• U moet de bedragen duidelijk specificeren zodat onze financiële afdeling de begroting duidelijk kan beoordelen. Anders moeten we de ontbrekende informatie alsnog bij u opvragen, waardoor het langer kan duren voordat u bericht van ons krijgt.
  
  Tips voor een duidelijke specificering van de verschillende kosten:
  - Personeelskosten: Vermeld al het deelnemend personeel (organisatie & functie, geen namen) met de kosten per deelnemend personeelslid. Vul per persoon een aparte regel in, dus tel dezelfde functies niet op in één bedrag. 
  
  - Materiële/Implementatie/Overige kosten: Geef per post een duidelijke omschrijving en het bijbehorende bedrag. Voeg niet alles samen op één regel, maar vermeld waaruit de geschatte kosten bestaan.
   
• Bij externe inhuur moet op de begroting duidelijk beschreven zijn welke functies zijn ingehuurd, welke werkzaamheden er worden verricht, voor welk uurtarief en voor hoeveel uur (inclusief btw). Zie voor meer informatie en de voorwaarden voor inhuur/opdracht de ZonMw-webpagina Subsidies en Samenwerking/bijdragen van derden. Er mag maximaal € 350.000,- van het totale subsidiebedrag aangevraagd worden voor externe inhuur. Het gaat hier om opdrachten aan organisatie- en adviesbureaus of andere experts.
   
• Houdt er rekening mee dat de volgende voorwaarden van toepassing zijn op onvoorziene kosten en administratieve kosten: 
  
  - Ten behoeve van onvoorziene uitgaven mag in de projectbegroting een bedrag van maximaal 10% van het aan te vragen subsidiebedrag worden opgenomen. Deze kosten mogen alleen worden opgevoerd in één overkoepelende post ‘onvoorziene kosten’ onder 5. Overige kosten in de begroting.  Let op: deze kosten dienen in de eindafrekening zorgvuldig te worden gespecificeerd, op basis van deze specificatie kan de toekenning op dat moment nog worden bijgesteld.
  
  - Ten behoeve van administratiekosten (zoals financiële administratie voor de kassiersfunctie en andere financiële en secretariële ondersteuning) mag maximaal 5% van het aan te vragen subsidiebedrag worden opgenomen. Deze kosten mogen alleen worden opgevoerd in één overkoepelende post ‘administratie’ onder 1b Personele Kosten (op basis van door ZonMw goedgekeurde tarieven) in de begroting. Let op: de post ‘administratie’ kan alleen worden opgenomen in de begroting als er geen opslagpercentage overheadkosten zijn begroot onder 1a Personele kosten (op basis van inschaling).
   
• Accountantskosten tot een maximum van € 3.500,- mogen bij projecten van € 125.000,- of meer opgenomen worden in de begroting. Door de wijziging van de Algemene subsidiebepalingen ZonMw per 1 april 2022 moet er na afronding van een project van € 125.000,- of meer naast de financiële eindverantwoording ook een controleverklaring van een accountant aangeleverd worden. Universiteiten en universitair medische centra mogen accountantskosten niet opnemen in de begroting. Met deze instellingen zijn aparte afspraken gemaakt over de vereiste accountantsverklaring. Neem hiervoor contact op met uw financiële afdeling.
• Let op: rectificatie accountantskosten. 
  • Voor projecten van € 125.000 of meer mogen accountantskosten tot een maximum van € 7.500 opgenomen worden in de begroting.
  • Deze kosten moeten worden aangetoond met een factuur. 
  • De subsidie wordt niet hoger vastgesteld dan het verleende (toegekende) bedrag.
  • Door de wijziging van de Algemene subsidiebepalingen ZonMw (per 1 april 2022) is voor projecten van € 125.000 of meer een controleverklaring van een accountant verplicht bij de financiële eindverantwoording.
  • Voor universiteiten en universitair medische centra gelden afwijkende afspraken. Zij mogen geen accountantskosten opnemen in de begroting. Neem hiervoor contact op met uw financiële afdeling.

Een eigen bijdrage strekt tot de aanbeveling, maar is geen verplichte voorwaarde vanuit de subsidieoproep. We zien in de begroting graag de totale kosten van het project terug in post 1 t/m 5. Dit zijn de totale kosten inclusief de bijdragen van eigen instellingen c.q. derden. In post 6 ‘bijdragen van eigen instellingen c.q. derden’ geeft u weer welke kosten daarvan worden gefinancierd door eigen instellingen of derden. In het format wordt dat bedrag automatisch afgetrokken van de totale kosten in 1 t/m 5. Het aan te vragen subsidiebedrag verschijnt dan in de onderste regel.

Houd er rekening mee dat alle kosten op de begroting moeten worden meegenomen in de accountantsverklaring. Zie ook de vraag ‘Hoe mogen ‘eigen bijdragen’ verantwoord worden?’

Nee, dit is helaas niet mogelijk. Normaal gesproken mag een project pas starten nadat de toekenningsbrief is ontvangen. Maar voor deze subsidieronde mag het project bij wijze van uitzondering al starten vanaf 1 januari 2025. De ‘stimuleringssubsidie organisatie en governance van de regionale samenwerkingsstructuur’ kon worden aangevraagd om activiteiten in 2024 te bekostigen.

Onder externe inhuur vallen de partijen welke worden ingehuurd voor de uitvoering van een deel van de projectactiviteiten. Dit wordt dit gezien als opdrachtverlening. Daarmee valt detachering en ZZP’ers ook onder externe inhuur. Externe inhuur gaat dus niet om samenwerkingspartners waarmee het project wordt uitgevoerd, maar bijvoorbeeld opdrachten die worden verstrekt aan organisatie- en adviesbureaus of andere experts om het project tijdelijk te ondersteunen. Samenwerkingspartners zijn de partijen welke de projectovereenkomst hebben ondertekend en daardoor worden zij gezien als ‘intern’.

NB. Trainingen worden niet gezien als externe inhuur gezien hier het personeel uit het samenwerkingsverband wordt getraind en het dus niet gaat om uitvoering van (een deel van) de projectactiviteiten. Daarmee tellen trainingen niet mee voor het maximale bedrag voor externe inhuur van € 350.000,-

Geef voor inhuur van personen aan welke functies zijn ingehuurd, bij welke organisatie de persoon werkzaam is, welke werkzaamheden er worden verricht en voor welk uurtarief en voor hoeveel uur (inclusief btw). U kunt dit in het begrotingsformat het best plaatsen onder 1.b. Personele kosten. Wordt een opdracht verleend om een product op te leveren, zoals een accountantsverklaring dan kunt u deze onder 5. ‘Overige kosten’ plaatsen.

Voor externe inhuur mag in deze subsidieronde maximaal € 350.000,- van het totale subsidiebedrag aangevraagd worden. Dit maximale bedrag van €350.000 voor externe inhuur is inclusief btw.

Zie voor meer informatie en de voorwaarden voor inhuur/opdracht de ZonMw-webpagina Subsidies en Samenwerking/bijdragen van derden. 

Nee. Voor de subsidieronde ‘Ontwikkeling en versterking van de regionale samenwerkingsstructuur Integraal Zorgakkoord’ hebben onze juristen vastgesteld dat de te subsidiëren activiteiten niet worden aangemerkt als economische activiteiten omdat ze samenhangen met het uitvoeren van een publieke taak. Er is dus geen sprake van ongeoorloofde staatsteun en er is geen maatregel nodig om ongeoorloofde staatssteun te voorkomen.

Met het meldingsformulier worden de start- en einddatum van het project vastgelegd, en worden de bankgegevens gecontroleerd. Naar aanleiding van dit formulier heeft de eerste uitbetaling van het subsidiebedrag plaatsgevonden.

NB: de organisatienaam in het meldingsformulier dient exact overeen te komen met de naam zoals de organisatienaam in het subsidieaanvraagformulier. Dit is van belang gezien de subsidie is toegekend aan de organisatie in het aanvraagformulier, en vanuit daar ook uitgekeerd dient te worden aan deze organisatie.

De hoofdaanvrager had na honorering van de subsidieaanvraag 4 weken de tijd om het meldingsformulier in te leveren via Mijn ZonMw. Hiervoor stond een taak klaar in de Mijn ZonMw-inbox van de hoofdaanvrager. Hier diende er o.a. de startdatum, looptijd en einddatum ingevuld te worden.

Nee, dat kan niet. De subsidie wordt verstrekt aan de organisatie zoals deze in het aanvraagformulier is aangegeven. Deze organisatie dient een juridische entiteit te zijn. Wel is het mogelijk, en zelfs de bedoeling, dat nadat het geld aan de aanvragende organisatie is uitgekeerd dit verder verspreid wordt over het samenwerkingsverband (kassiersfunctie).

Nee, de door ZonMw verstrekte subsidies zijn niet belast met btw. De door ZonMw gesubsidieerde projecten dienen het algemeen belang en ZonMw is geen ‘verbruiker van diensten’ met betrekking tot de door de subsidieontvanger geleverde prestatie. U hoeft dus over de ontvangen subsidie geen btw af te dragen. 

Als u als subsidieontvanger de subsidie aanwendt om goederen of diensten in te kopen, betaalt u daarover btw. Bijvoorbeeld bij externe inhuur. 

De hoofdaanvrager is volledig verantwoordelijk voor het besteden van de subsidie volgens de subsidievoorwaarden. Dit staat beschreven in artikel 4 van de algemene subsidiebepalingen. Onder deze verantwoordelijkheid valt ook het waken over dat het maximum bedrag van € 350.000 voor externe inhuur niet wordt overschreden. Deze verantwoordelijkheid van de hoofdaanvrager blijft ook gelden wanneer subsidie wordt doorgegeven aan medebegunstigden. De hoofdaanvrager informeert alle ontvangers van de subsidie correct en houdt toezicht dat zij de voorwaarden naleven. 

ZonMw controleert of de subsidievoorwaarden worden nageleefd via een accountantsverklaring bij de financiële eindverantwoording. Wanneer de accountant geen goedkeuring geeft of er blijkt dat er niet aan de voorwaarden is voldaan, kan de subsidie lager worden vastgesteld, kan resterende subsidie worden ingehouden of kan terugvordering plaatsvinden.

Het Netwerk Leren Transformeren is een netwerk waarin domeinoverstijgende samenwerkingsverbanden en diverse landelijke partners kennis en ervaringen delen over het leren transformeren naar een nieuw gezondheidssysteem.

Het Netwerk Leren Transformeren is opgezet om de projecten uit het ZonMw programma ‘Ondersteuning regionale samenwerking’ te ondersteunen bij het zetten van stappen richting een nieuw gezondheidssysteem. 

Naast de domeinoverstijgende samenwerkingsverbanden die subsidie ontvangen hebben in de ronde Leren Transformeren, zijn in de loop van 2025 ook de 38 IZA-regio’s toegevoegd aan het Netwerk. Deze regio’s zijn gehonoreerd in de subsidieronde Ontwikkeling en versterking van de regionale samenwerkingsstructuur Integraal Zorgakkoord.

Het netwerk is in de eerste plaats bedoeld voor deze gehonoreerde projecten, maar iedereen met interesse in de transformatie van een zorg- naar gezondheidssysteem is van harte welkom om zich aan te melden voor de LinkedIn-groep. In deze LinkedIn groep worden kennis, ervaringen en inzichten gedeeld ter ondersteuning van de transformatie.

Projecten die zijn gehonoreerd in de subsidierondes Leren Transformeren en Ontwikkeling en versterking van de regionale samenwerkingsstructuur Integraal Zorgakkoord zijn automatisch aangesloten bij het Netwerk Leren Transformeren.

Het is niet mogelijk om jezelf aan te melden als lid van het Netwerk. Wel organiseert het Netwerk regelmatig activiteiten die openstaan voor iedereen die zich bezighoudt met de transformatie van zorg naar gezondheid. Voor deze activiteiten kun je je wél aanmelden.

Houd de LinkedIn groep en de pagina Samen Transformeren in de gaten voor aankondigingen van activiteiten en bijeenkomsten.

Het Netwerk Transformeren organiseert online en offline activiteiten. De projectleiders uit de subsidierondes Leren Transformeren en Ontwikkeling en versterking van de regionale samenwerkingsstructuur Integraal Zorgakkoord worden hier door het Netwerk over geïnformeerd. 

De activiteiten van het Netwerk Leren transformeren die voor iedereen toegankelijk zijn worden gepubliceerd op de LinkedIn groep en de ZonMw pagina Samen Transformeren. 

De uitkomsten, inzichten, ‘good practices’ en knelpunten die we ophalen uit de bijeenkomsten delen we actief in onze LinkedIn groep en de ZonMw pagina Samen Transformeren. Zo zorgen we ervoor dat waardevolle kennis, ervaringen en lessen breder gedeeld worden binnen het netwerk en kunnen anderen hierop voortbouwen.

Met de projectmodelovereenkomst is afgesproken hoe gezamenlijk vorm wordt gegeven aan inhoud, frequentie afstemmingsoverleggen, toetreding nieuwe samenwerkingspartners etc. Het is een formeel document waarin samenwerkingspartners hun commitment vastleggen voor bijdragen aan uw project.

Ja, dat klopt. Om te voorkomen dat handtekeningen waren verzameld alvorens ZonMw akkoord was met de desbetreffende partijen, was er een extra controlemoment ingebouwd. Zo konden eerst de projectmodelovereenkomst worden gecontroleerd, en daarna benodigde handtekeningen verzameld worden.

NB. Hou bij het aanpassen van de projectmodelovereenkomst track-changes bij in het document zodat direct zichtbaar is welke aanpassingen zijn gedaan. Hierbij een voorbeeld projectmodelovereenkomst formulier. 

De projectmodelovereenkomst moest binnen 3 maanden na honorering van uw subsidieaanvraag, ongetekend, ingediend te worden via regionalesamenwerking@zonmw.nl

Voor subsidieaanvragen uit ronde 1 was dit 17 juni 2025

Voor subsidieaanvragen uit ronde 2 was dit eind oktober 2025.

De projectmodelovereenkomst is ondertekend door de partijen binnen het samenwerkingsverband die nauw samenwerken. Dit zijn grotendeels dezelfde partijen als degenen die eerder een Letter of Commitment (LoC) hebben ingediend. De aanvragende partij moestzorgvuldig overwegen welke overige partijen zij via de overeenkomst formeel wilden betrekken en hun commitment wilden vastleggen. De projectmodelovereenkomst bevestigt immers de inspanningsverplichting binnen het samenwerkingsverband.

We begrijpen dat het verzamelen van handtekeningen voor de projectmodelovereenkomst administratieve lasten met zich meebrengt. Hierdoor was het in orde wanneer koepelorganisaties ondertekenen namens de organisaties die zij vertegenwoordigen. Dit kon schelen in administratieve lasten.

Ja, dit is mogelijk voor kleine inhoudelijke wijzigingen. Zie hiervoor ook de subsidiebepalingen van ZonMw.

• Veranderingen op de begroting staan vaak in verband met inhoudelijke wijzigingen. ZonMw adviseert daarom om voor uw eigen administratie (en later ook voor de eindverantwoording voor ZonMw) deze aanpassingen bij te houden en een toelichting erbij te geven. Zie de voorbeeld begroting hoe u dat kunt doen.
• Een wijziging hoeft alleen aan ZonMw voorgelegd te worden als een kostenpost meer dan 20% wijzigt t.o.v. de kostenpost in de originele begroting. Kostenposten zijn genummerd van 1 t/m 6 op de begroting. Dit geldt ook voor wijzigingen in de eigen bijdrage post (nummer 6). Deze wijziging kunt u mailen naar regionalesamenwerking@zonmw.nl, inclusief toelichting en onderbouwing
• Wijzigingen in de begroting kunnen bijvoorbeeld zijn:
  • Personeelskosten die duidelijk hoger uitvallen
  • Er vindt verschuiving plaats: bijvoorbeeld personeelskosten worden ingezet voor communicatiemiddelen
  • Een begrote activiteit vervalt
  • Er komt een nieuwe activiteit op de begroting bij
  • Als ZonMw aanvullende informatie nodig heeft dan wordt dat bij de projectleider opgevraagd. Dit zijn bijvoorbeeld facturen of urenspecificaties. Zorg ervoor dat deze beschikbaar zijn.

NB. U dient zich te allen tijde te houden aan de voorwaarden uit de subsidieoproep. Hier mag niet van worden afgeweken. Hierbij willen we specifiek benadrukken dat er een limiet is gesteld aan externe inhuur van €350.000,-

Ja, dat mag. Zie ook de vraag ‘Kan ik wijzigingen maken in de goedgekeurde begroting?’

U geeft wijzigingen van de projectleider, hoofdaanvrager of bestuurlijk verantwoordelijke door aan ZonMw via regionalesamenwerking@zonmw.nl.

Het is van belang dat de juiste personen bij uw dossier staan geregistreerd gezien deze 3 personen als contactpersonen fungeren voor uw subsidieaanvraag.

1 maand voorafgaand aan de einddatum van het project ontvangt de projectleider bericht dat er in Mijn ZonMw de taak klaar staat om de eindverantwoording in te dienen. Dit zal eind november 2026 zijn.

De eindverantwoording bestaat uit onderstaande onderdelen:

• Een inhoudelijk eindverslag
  Met behulp van het inhoudelijk eindverslag informeert u ons over het verloop en het resultaat van uw project. Het format voor dit eindverslag wordt 1 maand voorafgaand aan de einddatum van uw project toegestuurd aan de projectleider. Hierin staan verschillende evaluatie vragen over uw project. U heeft hiervoor vanaf dat moment maximaal 3 maanden de tijd om het format te uploaden in MijnZonMw.
• Een financiële verantwoording (en controleverklaring van een accountant)
  Aan de hand van de door ZonMw-goedgekeurde begroting stelt u de financiële verantwoording op. In de eindverantwoording laat u zien wat de daadwerkelijk gerealiseerde kosten zijn. Wij raden u aan om hiervoor hetzelfde format te gebruiken als de begroting. U voegt dan een extra kolom toe aan de begroting waarin u per post de daadwerkelijk gerealiseerde kosten weergeeft. U dient de posten duidelijk te specificeren. Is bijvoorbeeld een gedeelte van de activiteiten gedaan door een externe partij? Geef dan niet alleen het totaalbedrag aan, maar maak duidelijk waar die kosten uit bestaan. U kunt eventueel een factuur bijvoegen. 
  
  Voor subsidiebedragen van meer dan € 125.000 vraagt ZonMw om een controleverklaring van een accountant bij de eindverantwoording. Voor deze contoleverklaring dient u voldoende en geschikte informatie aan te leveren bij de accountant (bijvoorbeeld een contract met de projectmedewerker of aansluiting met een urenregistratie). Hierdoor is het verstandig als u vroegtijdig een fiscalist raadpleegt zodat al vanaf het begin rekening kan worden gehouden hoe de uren worden geregistreerd. Meer informatie hierover kunt u hier vinden onder het kopje Controleprotocol: Wet- en regelgeving van ZonMw met verantwoordelijkheden,
• Aanvraag tot subsidievaststelling
  Met het ondertekenen van deze verklaring gaan de projectleider, de bestuurlijk verantwoordelijke en de financieel verantwoordelijke akkoord met de inhoud van de eindrapportage (inhoudelijk en/of financieel) en vraagt u om vaststelling van de subsidie. De verklaring kunt u hier downloaden.
• Producten
  Wij verzoeken u om uw Producten (e.g. de ontwikkelde checklist, publicaties, congres presentaties) voortgekomen uit het project in MijnZonMw toe te voegen. Dit is een belangrijk onderdeel van de resultaten en opbrengsten van een project en daarmee onderdeel van de beoordeling. Dit doet u door in te loggen in Mijn ZonMw en te kijken bij ‘Huidige /afgeronde aanvragen’. Voor informatie leest u de handleiding Mijn ZonMw voor projectleiders.

Binnen uiterlijk drie maanden na ontvangst zal ZonMw op uw eindverantwoording reageren. Na ontvangst en goedkeuring van de eindverantwoording vindt de definitieve subsidievaststelling en afrekening plaats op basis van werkelijk gemaakte kosten.

• Let op: rectificatie accountantskosten. 
  • Voor projecten van € 125.000 of meer mogen accountantskosten tot een maximum van € 7.500 opgenomen worden in de begroting.
  • Deze kosten moeten worden aangetoond met een factuur. 
  • De subsidie wordt niet hoger vastgesteld dan het verleende (toegekende) bedrag.
  • Door de wijziging van de Algemene subsidiebepalingen ZonMw (per 1 april 2022) is voor projecten van € 125.000 of meer een controleverklaring van een accountant verplicht bij de financiële eindverantwoording.
  • Voor universiteiten en universitair medische centra gelden afwijkende afspraken. Zij mogen geen accountantskosten opnemen in de begroting. Neem hiervoor contact op met uw financiële afdeling.

De specifieke voorwaarden voor het afgeven van de accountantsverklaring staan onder 1.2 in het controleprotocol genoemd. Check bij uw accountant of deze aan de voorwaarden kan voldoen. 

ZonMw gaat voor de verantwoording van personele kosten uit van de accountantsverklaring. De accountant gaat bij de verklaring uit van de ingediende en goedgekeurde aanvraag en begroting. Een voorbeeld: In de aanvraag staat dat het samenwerkingsverband een coördinator voor x aantal uren inzet. Het is dan nodig om in de eindverantwoording inzichtelijk te maken tegen welk tarief en hoeveel uren de coördinator gewerkt heeft. In het accountantsprotocol staat op pagina 7 daarover het volgende genoemd:

Een urenregistratie moet voldoen aan het volgende: 

• Als de personele lasten in de beschikking zijn gebaseerd op uurtarieven, dan stelt de accountant ten minste vast dat er een gedegen urenregistratie ten grondslag ligt aan de verantwoorde uren. Onder gedegen wordt verstaan
  • dat de urenstaten tijdig (binnen een maand na afloop van de periode) zijn ingevuld
  • en ondertekend zijn door een hiertoe bevoegd persoon (de coördinator en de leidinggevende). Indien dit niet het geval is, verkrijgt de accountant aanvullend voldoende en geschikte controle-informatie.
  • De verantwoorde uurtarieven zijn opgenomen in de goedgekeurde projectbegroting of anderszins door ZonMw goedgekeurd.
• Als de personele lasten volgens de beschikking en subsidievoorwaarden afgerekend mogen worden op basis van vastgestelde tarieven per fte, dan stelt de accountant ten minste vast dat
  • de werkzaamheden van projectmedewerkers passen binnen de goedgekeurde projectactiviteiten
  • en dat de verantwoorde kosten passen binnen de goedgekeurde projectbegroting.  De accountant verkrijgt hiertoe voldoende en geschikte controle informatie.

ZonMw gaat bij subsidie > 125.000 uit van een accountantsverklaring. Zoals beschreven in het controleprotocol moet de originele ingediende begroting worden verantwoord. Als hier in-kind bijdragen zijn opgenomen waar kosten voor zijn begroot, dan moet dit ook verantwoord worden.  Deze kosten zijn dan namelijk begroot in het kunnen realiseren van de doelstellingen van het project waarvoor subsidie wordt ontvangen. Deze verantwoording is daarom noodzakelijk. Bespreek met de accountant wat deze verwacht in de verantwoording.

Ja, dat klopt. U kunt dit doen door in de begroting rekening te houden met onvoorziene kosten. Deze post kan ook gebruikt worden voor de resterende 10%. Let op, deze post dient wel goed gespecifieerd te worden.

De kosten voor activiteiten moeten gemaakt zijn in de in de projectperiode, de facturen kunnen later betaald worden.

ZonMw begrijpt dat er behoefte is aan voorbeelden en kennisdeling vanuit andere subsidieaanvragen. Helaas mogen we vanuit privacywetgeving geen subsidieaanvragen delen. Wel staat het aanvragers onderling vrij om hun subsidieaanvragen met elkaar te delen. We stimuleren het contact en de kennisdeling hierin.