Vernieuwde procedure kwalificatie onderzoeksorganisaties

Uit de toetsing volgt een formeel kwalificatiebesluit dat 1 jaar geldig blijft. De uiterste indieningsdatum van de stukken voor de kwalificatietoets staat vermeld in de subsidieoproep.

In de oude situatie toetste ZonMw de status van de organisatie los van een subsidieaanvraag. Voortaan vindt deze toetsing bij de start van het aanvraagproces plaats, voor de officiële aanvraag van de subsidie. Het vaststellen van de status wordt hiermee een vast onderdeel binnen de aanvraagprocedure voor subsidies.

Deze procedure geeft de organisatie in de eerste weken na het openen van de subsidieoproep de nodige helderheid over de vraag of deze kan aanvragen als onderzoeksorganisatie. Door de status al in die fase te bevestigen, voorkomt dit onnodig voorwerk én vertragingen tijdens de inhoudelijke beoordelingsfase.

Afhankelijk van het type organisatie volgt de aanvrager 1 van de 2 routes binnen de aanvraagperiode:

• Route 1: directe instroom (universiteiten en UMC’s)

  De status van universiteiten en UMC’s wordt niet apart getoetst. Universiteiten worden ambtshalve erkend als onderzoeksorganisatie. UMC’s bevestigen hun status via een verklaring bij het reguliere aanvraagformulier, afgegeven met expliciet mandaat van een KvK-tekenbevoegde.

• Route 2: Kwalificatietoets (overige organisaties)

  Overige organisaties die willen aanvragen als onderzoeksorganisatie, leveren in de eerste weken na het openen van de subsidieronde de volgende stukken aan:

  • een ingevulde vragenlijst
  • een recent KvK-uittreksel
  • de actuele statuten
  • de laatste jaarrekening

In de subsidieoproep staat vermeld wanneer deze stukken uiterlijk moeten zijn aangeleverd. De aanvragers dienen de stukken in via: kwalificatieOO@zonmw.nl. ZonMw voert de toetsing uit en neemt een formeel besluit, zodat de aanvrager daarna met zekerheid het inhoudelijke plan kan uitwerken.

Een aanvrager kan een subsidie aanvragen als onderzoeksorganisatie als:

1. de documenten tijdig zijn aangeleverd (zie subsidieoproeptekst voor deadlines), én
2. ZonMw de status van de aanvrager als onderzoeksorganisatie kan vaststellen.

Als het besluit negatief is en de subsidieoproep ruimte biedt, is het mogelijk om aan te vragen als onderneming. In dat geval zijn de EU-staatssteunkaders en de daarbij behorende financieringspercentages van toepassing op de projectbegroting.

Het formele kwalificatiebesluit blijft 1 jaar geldig vanaf de datum van bekendmaking.

Een organisatie die in de afgelopen 12 maanden door ZonMw is aangemerkt als onderzoeksorganisatie doorloopt een versnelde procedure. In dat geval verklaart de organisatie in het aanvraagformulier dat de statuten en activiteiten van de organisatie sinds de toetsing niet zijn gewijzigd. Het is dan niet nodig om opnieuw de stukken voor de kwalificatietoets aan te leveren. Wanneer de periode van 12 maanden is verstreken, is een nieuwe kwalificatietoets verplicht.