Onderzoeksorganisatie en subsidie aanvragen

Bepaalde primaire activiteiten worden door de Europese Commissie doorgaans als niet-economisch aangemerkt. In die gevallen zijn de Europese staatssteunregels niet van toepassing. Het gaat bijvoorbeeld om openbaar onderwijs, onafhankelijk onderzoek en ontwikkeling, en het verspreiden van onderzoeksresultaten.

Niet iedere organisatie die onderzoek uitvoert, kwalificeert volgens de Europese staatssteunregels als onderzoeksorganisatie. Daarom is het belangrijk om vóór de subsidieaanvraag vast te stellen of een organisatie aan deze definitie voldoet. Hiervoor hanteert ZonMw de procedure ‘Kwalificatie onderzoeksorganisatie’.

De volledige definitie van een onderzoeksorganisatie is opgenomen in de Kaderregeling betreffende staatssteun voor onderzoek, ontwikkeling en innovatie (O&O&I) en in de Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV). 

Niet iedere organisatie die onderzoek doet is volgens de Europese staatssteunregels een onderzoeksorganisatie. Daarvan is alleen sprake als aan de onderstaande drie voorwaarden wordt voldaan. 

1. Onafhankelijk onderzoek als hoofddoel
Het hoofddoel van de organisatie moet zijn: het onafhankelijk doen van fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling. De organisatie moet dit onderzoek ook zelf doen. Het verspreiden van de resultaten van dat onderzoek kan daarop een aanvulling zijn. 

In deze situaties gaat het om contractonderzoek:

• De onderneming levert een bijdrage aan een onderzoek (co-financier). Er is een direct verband tussen de hoogte hiervan en de waarde van het onderzoek voor de onderneming;
• Het doel van het onderzoek is om exclusieve kennis op te doen. Deze kennis kan dan niet voor andere doelen worden gebruikt.

2. Gescheiden boekhouding 
Verricht uw organisatie ook economische activiteiten zoals contractonderzoek? Dan dient er een boekhouding te worden bijgehouden met een scheiding tussen economische en niet-economische activiteiten. Een aparte administratie voor een project is niet automatisch een gescheiden boekhouding. Een indeling in publieke en private middelen zegt alleen iets over waar het geld vandaan komt. Dit geeft geen antwoord op de vraag of het om economische activiteiten gaat. 

3. Geen voorrang bij toegang 
Heeft een onderneming een beslissende invloed op de onderzoeksorganisatie, bijvoorbeeld als aandeelhouder of lid? Dan mag deze onderneming geen voorrang krijgen bij toegang tot de onderzoeksresultaten of de onderzoekscapaciteit. Een aandeelhouder mag bijvoorbeeld niet eerder de resultaten zien dan andere partijen of lagere tarieven betalen voor de onderzoekscapaciteit.

Deze eis voorkomt dat ondernemingen via hun betrokkenheid bij een onderzoeksorganisatie een oneigenlijk voordeel ontvangen.

ZonMw wijzigt per 1 september 2026 de procedure voor het vaststellen van de status ‘onderzoeksorganisatie’ (zoals beschreven in het EU O&O&I-kader). De beoordeling van de juridische kwalificatie is voortaan een vast onderdeel aan de voorkant van de reguliere aanvraagprocedure. Met deze herziening krijgt de aanvrager voorafgaand aan het indienen van een subsidieaanvraag duidelijkheid en rechtszekerheid.

ZonMw toetst vooraf of een organisatie kwalificeert als onderzoeksorganisatie. Deze toetsing vindt plaats aan de start van het aanvraagproces. Hieruit volgt een formeel kwalificatiebesluit dat 1 jaar geldig blijft. 

De uiterste indieningsdatum van de stukken voor de kwalificatietoets wordt vermeld in de subsidieoproep.

Afhankelijk van uw type organisatie volgt u 1 van de 2 routes binnen de aanvraagperiode:

Route 1 – Directe instroom voor universiteiten en universitair medische centra (UMC’s)

De status van universiteiten hoeft niet afzonderlijk te worden getoetst. Zij worden door ZonMw ambtshalve als onderzoeksorganisatie erkend. 

UMC’s bevestigen hun status als onderzoeksorganisatie met een verklaring bij het reguliere aanvraagformulier. Deze verklaring moet zijn afgegeven door of namens een persoon die volgens het handelsregister (KvK) tekenbevoegd is.

Route 2: Kwalificatietoets voor overige organisaties

Als de aanvrager geen universiteit of UMC is, maar wel als onderzoeksorganisatie een subsidie wil aanvragen, dan moet deze eerst een kwalificatietoets doorlopen in de eerste weken van de opstelling van de subsidieoproep. Onderstaande documenten dienen hiervoor tijdig per e-mail aangeleverd te worden bij ZonMw via kwalificatieOO@zonmw.nl:

1. Een volledig ingevulde vragenlijst Kwalificatie Onderzoeksorganisatie ZonMw.
2. Een digitaal gewaarmerkt uittreksel uit het Handelsregister (KvK, maximaal 3 maanden oud).
3. De oprichtingsakte en/of actuele statuten.
4. De meest recente jaarrekening met controleverklaring (als uw organisatie wettelijk verplicht is deze op te stellen).

ZonMw neemt hierop een formeel besluit, zodat u daarna met zekerheid uw inhoudelijke plan kunt uitwerken.

Het is mogelijk om daarnaast aanvullende documenten mee te sturen die relevant zijn voor de beoordeling als onderzoeksorganisatie. ZonMw vraagt mogelijk aanvullende informatie op als de aangeleverde informatie onvoldoende duidelijkheid geeft.

Versnelde procedure

Is een organisatie in de afgelopen 12 maanden al door ZonMw aangemerkt als onderzoeksorganisatie? Dan kan zij gebruikmaken van een versnelde procedure. De organisatie verklaart in het reguliere aanvraagformulier dat haar statuten en activiteiten sinds de eerdere beoordeling niet zijn gewijzigd. Het is dan niet nodig om opnieuw documenten aan te leveren voor de kwalificatietoets. Is de periode van 12 maanden verstreken? Dan moet de organisatie opnieuw een kwalificatietoets doorlopen.

Beoordeling

Na beoordeling van de documenten ontvangt de organisatie een formeel besluit waarin staat of zij wel of niet als onderzoeksorganisatie wordt aangemerkt. Een positief besluit heeft een geldigheidsduur van 1 jaar vanaf de datum van bekendmaking.

Gevolgen als de status niet kan worden vastgesteld
Als de benodigde documenten niet op tijd zijn aangeleverd, of als ZonMw niet kan vaststellen dat een organisatie kwalificeert als onderzoeksorganisatie, dan kan geen subsidie worden aangevraagd als onderzoeksorganisatie.

Biedt de subsidieoproep hiervoor ruimte? Dan kan de organisatie mogelijk wel subsidie aanvragen als onderneming. In dat geval zijn de Europese staatssteunregels en de bijbehorende maximale financieringspercentages van toepassing op de projectbegroting.

Waarom deze procedure?

Met deze procedure weet de aanvrager al in een vroeg stadium of het mogelijk is om als onderzoeksorganisatie aan te vragen. Dat biedt verschillende voordelen:

• Vooraf duidelijkheid over uw juridische status.
• Betere inschatting of het zinvol is om een subsidieaanvraag uit te werken.
• De inhoudelijke beoordeling van subsidieaanvragen verloopt efficiënter.
• Het is een formeel besluit, waardoor rechtsbescherming is geborgd.

Werkt de onderzoeksorganisatie binnen een subsidieproject samen met een onderneming? Dan is het belangrijk om indirecte staatssteun aan de ondernemingen waarmee wordt samengewerkt te voorkomen. 

Leg daarom duidelijke afspraken tussen de onderzoeksorganisatie en de onderneming vast in een samenwerkingsovereenkomst (consortiumovereenkomst). Denk aan zaken zoals de toegang tot onderzoeksresultaten, intellectuele eigendomsrechten en de manier waarop kennis wordt gedeeld of benut.

Ontwikkelt de organisatie kennis met publieke middelen? Dan moet die kennis in sommige gevallen breed beschikbaar komen. Krijgt een onderneming eerder of exclusieve toegang tot resultaten, kennis of andere voordelen? Dan moet zij hiervoor mogelijk een marktconforme vergoeding betalen.

Lees meer over subsidies en samenwerking.

• Gebruik kwalificatieOO@zonmw.nl uitsluitend voor het aanleveren van de documenten. 
• Lees meer over staatssteun op de website van Kenniscentrum Europa Decentraal.
• Kaderregeling betreffende staatssteun voor onderzoek, ontwikkeling en innovatie (O&O&I).
• Raadpleeg de juridische afdeling van uw onderneming.
• Bij inhoudelijke vragen: neem contact op met de ZonMw-programmamanager van de betreffende subsidieoproep.