Veel gestelde vragen MedZO Lijn 1: Passende en doelmatige zorg – Ronde 2

Voor deze oproep hanteren we een speciaal daarvoor ontwikkeld begrotingsformat. Dit format vindt u in de subsidieoproeptekst of kunt u hier downloaden. Let op: de standaard begrotingsformats, die te downloaden zijn op de ZonMw-webpagina 'Wat dien ik in?'  zijn niet van toepassing voor deze oproep en worden niet geaccepteerd. 

U dient de begroting in als PDF-bestand in Mijn ZonMw. Voordat u de begroting kunt opslaan als PDF-bestand vult u op het tabblad ‘Overzicht begroting’ uw contactgegevens in. Bij het opslaan als PDF-bestand is het belangrijk dat alle tabbladen leesbaar en volledig zijn opgenomen. De volgende gegevens dient u toe te voegen aan het PDF-bestand: basisgegevens, overzicht begroting en alle ingevulde deelnemerstabbladen (de niet-ingevulde deelnemerstabbladen graag achterwege laten). 

Afbeelding

Als u op het tabblad Basisgegevens bij het vakje ‘Samenwerkingsverband of publicatie van resultaten’ ‘ja’ selecteert, wordt het opslagpercentage van 15% automatisch toegepast.

Het opslagpercentage is afhankelijk van de grootte van de onderneming (zie pagina 5 van de subsidieoproep). Op tabblad ‘Basisgegevens’ van het begrotingsformat kiest u de omvang van de organisatie die van toepassing is (zie voor een omschrijving van kleine, middelgrote en grote ondernemingen voetnoot 9 op pagina 5 van de subsidieoproep). Het relevante opslagpercentage wordt dan automatisch toegepast. Ondernemingen die gebruik maken van dit opslagpercentage dienen bij indiening van de subsidieaanvraag bewijs mee te sturen dat zij een kleine of middelgrote onderneming zijn. Dit betreft een uitdraai van de EU SME Self Assessment Wizard  (zie FAQ Verplichte (staatssteun)verklaringen). 

Uw verplichting: een controleverklaring van een accountant aanleveren als onderdeel van de financiële eindverantwoording
Op grond van de Algemene subsidiebepalingen van ZonMw zijn alle subsidieontvangers verplicht om na afronding van een project met een budget van € 125.000 of meer een controleverklaring van een accountant aan te leveren. Deze controleverklaring vormt een aanvulling op de eveneens verplichte financiële eindverantwoording.

Maximumvergoeding: subsidiabele accountantskosten bleek niet langer toereikend 
Voor de instelling waar u werkt hanteerde ZonMw tot op heden een maximumvergoeding van € 3.500 voor subsidiabele accountantskosten. Hierbij is altijd sprake geweest van een bijdrage in de accountantskosten; ZonMw vergoedt niet noodzakelijkerwijs de volledige kosten. In de praktijk is gebleken dat dit maximumbedrag niet langer toereikend is.

Besluit ZonMw: maximumvergoeding voor subsidiabele accountantskosten wordt met terugwerkende kracht per 1 januari 2026 verruimd
Aangezien het maximumbedrag voor de accountantskosten niet toereikend blijkt te zijn heeft ZonMw besloten om de maximumvergoeding voor subsidiabele accountantskosten met terugwerkende kracht per 1 januari 2026 te verruimen. Deze wijziging geldt ook voor projecten met meerdere partijen waarbij het totale projectbudget boven de € 125.000 uitkomt. In dergelijke gevallen mogen de betrokken partners de accountantskosten zowel in de begroting als in de financiële verantwoording opnemen.

De volgende wijzigingen zijn door ZonMw vastgesteld per 01-01-2026:

1. Voor projecten met een projectbudget van € 125.000 – € 500.000 worden de subsidiabele accountantskosten voor de verplichte accountantsverklaring vergoed tot maximaal € 5.000.
2. Voor projecten met een projectbudget > € 500.000 worden de subsidiabele accountantskosten voor de verplichte accountantsverklaring vergoed tot maximaal € 7.500.
3. De maximumvergoeding voor subsidiabele accountantskosten wordt jaarlijks per 1 januari geïndexeerd vanaf 2027. De indexering wordt gebaseerd op het CBS‑indexcijfer CAO‑lonen per maand inclusief bijzondere beloningen, particuliere bedrijven (70–74 zakelijke dienstverlening). 
4. ZonMw accepteert uitsluitend accountantsverklaringen van uitvoerende accountants die: 
   - beschikken over een AFM/OOB‑vergunning, of;
   - lid zijn van de SRA en een minimale omzet van € 10 miljoen hebben.

Voorheen werd een maximumvergoeding van € 3.500 gehanteerd dat projecten met een budget van € 125.000 of meer mochten opnemen in hun begroting, zoals ook vermeld in de subsidieoproep. Naar aanleiding van het besluit van ZonMw om de maximumvergoeding voor accountantskosten te verruimen, mogen onderstaande bedragen worden gehanteerd: 

• Voor projecten met een projectbudget van € 125.000 – € 500.000 worden de subsidiabele accountantskosten voor de verplichte accountantsverklaring vergoed tot maximaal € 5.000.
• Voor projecten met een projectbudget > € 500.000 worden de subsidiabele accountantskosten voor de verplichte accountantsverklaring vergoed tot maximaal € 7.500.

Dit is een bekende fout in het format. Gebruik in dat geval als start- en einddatum: 30 december 2026 tot en met 30 december 2029. 

Controleer of het tabblad ‘Basisgegevens’ volledig is ingevuld. Het format gebruikt deze gegevens om de steunintensiteit automatisch te berekenen. Wij vragen u om voor elke deelnemer de kolom ‘Omvang van organisatie’ in te vullen. Ook als het type organisatie een universiteit is, moet hier een omvang geselecteerd worden.   

Controleer of bij elke kostenpost een ‘Type activiteit en vrijstelling’ (deelnemerstabblad, kolom L) is geselecteerd. Indien dit niet zo is, worden er geen kosten berekend. Enkel als een deelnemende partij een Onderzoeksorganisatie (zoals een universiteit) betreft, kan als Type activiteit en vrijstelling ‘Niet-economische activiteit’ geselecteerd worden. Bij alle andere deelnemende partijen (zoals ook ziekenhuizen) geldt dat ‘AGVV art. 25 Industrieel onderzoek’ of ‘Geen subsidie’ geselecteerd moet worden. Voor projectkosten waarvoor u geen subsidie aanvraagt, geldt dus dat er ‘Geen subsidie’ geselecteerd moet worden en dat deze kosten volledig gedekt moeten worden door eigen bijdrage en/of cofinanciering.  

Projectkosten waarvoor u geen subsidie aanvraagt, voert u op het deelnemerstabblad (bijvoorbeeld Dln 1) bij de relevante categorie (bijvoorbeeld personeel).  Vervolgens kiest u in kolom L ‘Type activiteit en vrijstelling’ de optie ‘geen subsidie’. Deze kosten betaalt u volledig met een eigen bijdrage en/of cofinanciering. U vermeldt dit bedrag bij onderdeel 6. Eigen bijdrage / cofinanciering. 

Wilt u een eigen bijdrage leveren voor een deel van een bepaalde kostenpost bijvoorbeeld de kosten van een onderzoeker, dan dient u voor deze specifieke kostenpost (‘onderzoeker’) 2 tabelrijen in te vullen: 

• Voor het deel van de kosten waarvoor u wel subsidie aanvraagt, kiest u in kolom L ‘type activiteit en vrijstelling’ de optie die voor uw organisatie en deze oproep van toepassing is, bijvoorbeeld ‘Niet-economische activiteit’ of ‘AGVV’. 
• Voor het deel van de kosten waarvoor u een eigen bijdrage levert, kiest u in kolom L de optie ‘Geen subsidie’.  
• De verplichte eigen bijdrage vanuit de AGVV wordt automatisch berekend. Deze kosten betaalt u volledig met een eigen bijdrage en/of cofinanciering.  
• U vermeldt zowel de vrijwillige als de verplichte eigen bijdrage bij onderdeel 6. Eigen bijdrage/ cofinanciering. 

Alleen ondernemingen die (a) aanspraak maken op een deel van de subsidie (b) onder de AGVV en (c) zich classificeren als een kleine of middelgrote ondernemingen moeten een uitdraai van de EU Self Assessment wizard aanleveren.

Omdat kleine en middelgrote ondernemingen een hoger steunpercentage krijgen dan grote ondernemingen, dient aangetoond te worden dat het om een kleine of middelgrote onderneming gaat. Dit kunt u doen door de EU SME Self Assessment Wizard in te vullen (zie sectie 3.1.2. in de oproep) en vervolgens het formulier (of screenshot) bij indiening van de subsidieaanvraag aan te leveren als verplichte bijlage (bijlage staatssteun verklaringen). Het formulier mag maximaal 14 dagen vóór indiening van de aanvraag zijn gegenereerd.  

De volgende partijen hoeven geen uitdraai van de EU Self Assessment Wizard aan te leveren: 

• onderzoeksorganisaties 
• ondernemingen die géén aanspraak maken op (een deel van) de subsidie  
• ondernemingen die zich classificeren als een grote onderneming 

Graag ontvangen wij de AGVV‑bijlagen als PDF-bestand uiterlijk 19 mei om 14.00 uur per e‑mail via medzo@zonmw.nl. Vanwege technische redenen is het helaas niet mogelijk om deze bijlagen via Mijn ZonMw bij de aanvraag in te dienen. Hierdoor wijkt deze werkwijze af van wat in de subsidieoproep is beschreven. We ontvangen de verklaringen behorend bij betreffende subsidieaanvraag graag in één e-mail o.v.v. het dossiernummer. 

Het gaat om de volgende bijlagen: 

• AGVV-bijlage 1: EU SME Self Assessment Wizard 
• AGVV-bijlage 2: ingevulde en ondertekende verklaring bevel tot terugvordering van staatssteun 
• AGVV-bijlage 3: ingevulde en ondertekende verklaring onderneming niet in moeilijkheden 
• AGVV-bijlage 4: ingevulde en ondertekende verklaring cumulatie van staatssteun

Voor iedere partij die subsidie ontvangt (als hoofdaanvrager of medeaanvrager) en wordt aangemerkt als onderneming (hieronder vallen ook ziekenhuizen) moeten de AGVV-verklaringen ingediend worden. 

Een letter of commitment is vereist in de volgende situaties: 

• Voor partijen die een 'in kind'-bijdrage en/of een 'in-cash'-bijdrage leveren aan het project. 
• Voor partijen die aanspraak maken op (een deel van) de subsidie onder de AGVV en daarom verplichte cofinanciering leveren. 

Een letter of commitment is niet nodig in de volgende gevallen: 

• Wanneer de inzet van een partij volledig wordt gedekt door de subsidie en er geen sprake is van 'in kind'-bijdrage en/of een 'in-cash'-bijdrage. 
• Voor een eigen bijdrage vanuit de organisatie van de hoofdaanvrager