Instructies Open Access voor projectleiders

Alle wetenschappelijke artikelen, die voortkomen uit ZonMw gefinancierd onderzoek, dienen direct Open Access beschikbaar te zijn. Daarnaast moedigt ZonMw aan ook aan andere type wetenschappelijke publicaties Open Access beschikbaar te stellen, zoals monographs, boeken, conference proceeding en grey literature. Hiermee streeft ZonMw naar 100% Open Access.

Hieronder leest u wat dit betekent voor uw project tijdens:

1. het maken van het artikel of een presentaties, 
2. het indienen van het artikel en 
3. het publiceren van het artikel. 

Stap 1: Het maken van wetenschappelijke artikelen of presentaties

Projectleiders dienen bij elke publicatie of presentatie melding te maken van de subsidie van ZonMw volgens de volgende conventie: ‘Gefinancierd door ZonMw <dossiernummer>.’

Stap 2: Het indienen van wetenschappelijke artikelen

Bij het indienen van uw artikel bij een tijdschrift dient u rekening te houden met de volgende voorwaarden:

• ZonMw accepteert Open Access tijdschriftartikelen die middels de gouden, groene of hybride route zijn gepubliceerd (lees meer over de verschillende routes). Wetenschappelijke artikelen die via de gouden route beschikbaar worden gesteld kunnen in aanmerking komen voor een financiële ondersteuning.
• Wetenschappelijke artikelen dienen direct (zonder embargo) Open Access beschikbaar worden gesteld. Het embargotermijn is het termijn tussen de datum waarop het artikel in de gepubliceerde versie voor het eerst online beschikbaar komt op het platform van de uitgever (dit ligt vaak voor de publicatiedatum van het volume/issue) en de Open Access toegankelijkheid online. Lees daarom goed in de copyrightvoorwaarden van de uitgever of er mogelijk een verplichte embargoperiode wordt gesteld.
• Wetenschappelijke artikelen dienen te worden gepubliceerd onder toepassing van de Creative Commons Naamsvermelding (CC BY 4.0 licentie). Indien de auteur het noodzakelijk acht om af te wijken van CC BY 4.0 licentie, dient de alternatieve keuze onderbouwd en goedgekeurd te worden door ZonMw. U kunt uw onderbouwing te mailen naar de programmamailbox van het betreffende project en openscience@zonmw.nl.
• Auteurs of hun instituten dienen hun auteursrechten te behouden.

Stap 3: Het publiceren van wetenschappelijke artikel

• Vermelden van publicaties
  Projectleiders dienen tot 4 jaar na einddatum van het project hun producten (waaronder publicaties) te vermelden in Mijn ZonMw.
• Deponering Europe PubMed Central (EPMC)
  Daarnaast vereist ZonMw dat voor alle subsidierondes gepubliceerd vanaf 1 april 2021 tenminste een kopie van het manuscript (Version of Record of het Author Accepted Manuscript) wordt gedeponeerd in Europe PubMed Central (Europe PMC). In sommige gevallen deponeert de uitgever een kopie van het manuscript in Europe PMC.
  
  Voor het deponeren van het artikel dienen projectleiders een Europe PMC Plus-account aan te maken. Via de registratie pagina kunt u een persoonlijk EPMC Plus account aanmaken. Voor een handleiding over het gebruik van het account / het indienen van manuscripten, verwijzen we u graag naar: https://plus.europepmc.org/user-guide (Engelstalig).

Voor sommige projecten uit subsidierondes gepubliceerd na 1 april 2021 biedt ZonMw een financiële ondersteuning voor de kosten van de Article Processing Charges (APCs). Dit is alleen mogelijk wanneer er een bedrag gereserveerd is in de projectbegroting én het artikel voldoet aan alle ZonMw, Plan S en ‘Gouden route’ voorwaarden:

1. In de publicatie of presentatie moet ZonMw én het projectnummer (/dossiernummer) vermeld staan. 
2. Het blad waarin gepubliceerd is, is vindbaar in de Directory of Open Access Journals (DOAJ).
3. Er is voldaan aan de Plan S voorwaarden:
   • Gratis toegang tot de publicatie voor iedereen
   • Direct Open Access: geen embargotermijn tussen datum van publicatie in een tijdschrift en vrije toegankelijkheid online
   • Publiceren onder een open Creative Commons licentie (ZonMw vereist de CC BY licentie)
   • Behoud van auteursrechten

Tip: wanneer het blad gevonden is in de Directory of Open Access Journals (DOAJ), staat in de DOAJ een overzicht van de (Plan S) voorwaarden van dat blad.  

Om in aanmerking te komen voor de financiële ondersteuning dient u de volgende stappen te ondernemen:

Stap 1: projectbegroting

De kosten dienen te worden gespecificeerd in de projectbegroting als ‘Open Access’. In de oproeptekst staat aangegeven als Open Access kosten mogen worden opgenomen in de projectbegroting voor het specifieke project.

Stap 2: declaratie

Stuur na publicatie de naam van het tijdschrift en de officiële factuur (bewijs betaling APC) naar de programma mailbox van het betreffende project en openscience@zonmw.nl.

Het geoormerkte bedrag voor Open Access publicatiekosten zal beschikbaar worden gesteld zodra ZonMw de factuur heeft ontvangen en goedgekeurd. Het maximum termijn waarop aanspraak kan worden gedaan op dit bedrag is 12 maanden na de officiële einddatum van het project. Lees meer informatie over het ZonMw Open Access beleid.

Ook wetenschappelijke artikelen van projecten uit subsidierondes gepubliceerd voor 1 januari 2021 dienen Open Access gepubliceerd worden. Het beleid voor deze projecten wijkt af van het huidige beleid op de volgende punten:

• Wetenschappelijke artikelen dienen zo snel mogelijk Open Access gepubliceerd te worden, maar met een maximaal embargotermijn van maximaal 6 maanden.
• Publiceren via de Creative Commons Naamsvermelding (CC BY 4.0 licentie) heeft een sterke voorkeur, maar is niet vereist.
• ZonMw vereist een kopie van het manuscript te deponeren in een Open Access repository. ZonMw moedigt aan te kiezen voor het deponeren in Europe Pubmed Central.

In specifieke gevallen is het mogelijk om Open Access kosten te vergoeden. Aangezien deze regeling met terugwerkende kracht is, is dit enkel een mogelijkheid indien er financiële ruimte is. Mogelijkheden kunnen worden besproken in overleg met zowel het ZonMw Open Access team (openscience@zonmw.nl) als het programmateam van het desbetreffende project.