Mentaal vitaler in het ziekenhuis werken door goede teamdialogen
Waarom wilden jullie aan de slag met dit project over de mentale vitaliteit en veerkracht van werknemers?
Judith Pouw: ‘De zorg staat natuurlijk al jarenlang onder druk. Het mentale welzijn is een groot punt voor ziekenhuizen. Er is steeds meer vraag naar zorg, er zijn technologische veranderingen, tekort aan personeel en nog steeds meer verzuim door corona. Het St. Antonius Ziekenhuis werkt al een tijd samen met Inhealth. Daar is de InBalans-methode ontwikkeld samen met zorgverzekeraar IZZ. De methode sloot goed aan bij ons Sterk in je werk-programma. Dat gaat over preventie en helpt medewerkers om vitaal, bekwaam en gemotiveerd blijven.’
De InBalans-methode sloot goed aan bij ons Sterk in je werk-programma. Dat gaat over preventie en helpt medewerkers om vitaal, bekwaam en gemotiveerd blijven.
Wat houdt de InBalans-methode in?
Elseriet Gerrits: ‘De InBalans-methode hebben we een paar jaar geleden ontwikkeld en bestaat uit 3 cycli die in totaal gemiddeld 6 maanden duren. Elke cyclus begint met het kiezen van een belangrijk thema door het team, denk aan personeelskrapte, feedbackcultuur of werkdruk.
Teamleiders leren om tijdens teamgesprekken meer op het proces te sturen en minder op de inhoud en medewerkers daarmee medeverantwoordelijk te maken.
Daarna krijgen de leidinggevenden een training over oplossingsgerichte gespreksvoering bij het Amsterdam Transition Institute. Ze leren om tijdens teamgesprekken meer op het proces te sturen en minder op de inhoud en medewerkers daarmee medeverantwoordelijk te maken, in plaats van alle problemen en oplossingen zelf op zich te nemen. Na de training volgt de teamdialoog, waarin de leidinggevenden en medewerkers in gesprek gaan over het gekozen thema. Vervolgens bespreekt het team hun ideeën in een informeel gesprek met hun manager of bestuurder. Tot slot gaan de teams actief aan de slag met de bedachte oplossingen. Al deze stappen herhalen zich in cyclus 2 en 3.’
Hoe is het bijbehorende onderzoek aangepakt?
Elseriet: ‘Onderzoekers van de Universiteit van Utrecht hebben ons bijgestaan in het bedenken van het onderzoek en het zorgvuldig uitvoeren en analyseren. De effectiviteit van InBalans op de vitaliteit van medewerkers is gemeten met vragenlijsten, gebaseerd op de wetenschappelijke literatuur en semigestructureerde interviews. De vragenlijsten zijn zowel aan het begin als na afloop van de interventie afgenomen bij de deelnemende teams. Tussentijds hebben we geëvalueerd met vragen als: hoe vind je het tot nu toe gaan, hoe ervaar je de communicatie en: wat vind je van de aanpak? Op basis van deze feedback hebben we verbeteringen doorgevoerd, wat ik heel waardevol vond.’
Wat vonden de medewerkers van de methode?
Judith: ‘We merken dat er veel behoefte is om aan de slag te gaan met het mentale welzijn en hadden dan ook veel aanmeldingen: in totaal 14 teams. Daarvan kon de helft meedoen. De rest hebben we gevraagd om als controlegroep mee te doen. Dus die hebben de vragenlijsten ingevuld, maar niet meegedaan aan de rest van de methode. De medewerkers en leidinggevenden waren achteraf verrassend positief, vonden wij. Dus dat was heel leuk om te horen. Sommige teams hebben nu zelfs kortere wachttijden voor patiënten omdat de medewerkers elkaar meer helpen. Het is ook fijn om het eens over andere thema’s te hebben dan de praktische dingen als: hoe gaan we het doen vandaag? Onderwerpen die al snel een beetje ondergesneeuwd raken. Meerdere teams gaan dit jaar door met de teamdialogen en er zijn ook nieuwe teams die gaan beginnen met InBalans. We zijn nog aan het werven. Maar we hebben ruimte voor 14 leidinggevenden.’
Zijn er uitdagingen geweest tijdens het project?
Judith: ‘De methodiek bevat een nieuwe soort van gespreksvoering die je je eerst eigen moet maken. In het begin werd daar wel mee geworsteld, zowel door de leidinggevenden als de medewerkers. Maar tijdens de derde cyclus begonnen de kwartjes te vallen: de voordelen en resultaten werden toen gezien. Het vraagt best even wat investering. Niet alleen qua tijd, maar ook omdat je dus nieuwe vaardigheden moet aanleren. Als je dat eenmaal een beetje onder de knie hebt, wordt het als heel waardevol ervaren. Daarnaast zijn we vrij snel van start gegaan, waardoor er weinig tijd was om de dialogen te plannen. Voor het vervolg dit jaar hebben we gelukkig meer tijd tussen de aanmelding en de start van het project.’
In hoeverre zijn de doelstellingen behaald?
Elseriet: ‘Uit de vragenlijst bleek een lichte toename in mentale vitaliteit. Ook was het leiderschap verbeterd, net als het organisatieklimaat en de werkbevlogenheid. In de interviews gaven deelnemers aan dat het voeren van een dialoog meer onderdeel werd van de dagelijkse praktijk en dat er meer ruimte was voor thema’s als werkdruk en feedback. Dit gesprek werd op zichzelf al als waardevol ervaren, ongeacht of er oplossingen kwamen of niet. Ook werd een verbetering in de coachende vaardigheden van leidinggevenden ervaren en meer eigenaarschap en samenwerking in de teams. Verder waren er teams die aangaven dat InBalans invloed heeft gehad op de verlaging van verzuim en de verbetering van de zorg aan hun cliënten. Je gaat er natuurlijk vanuit dat de deelnemers er veel aan gaan hebben, maar het is des te mooier om achteraf te horen dat het ze daadwerkelijk geholpen heeft. En dat leidinggevenden ook zeggen: doordat ik nu zelf meer achteroverleun, zie ik ineens dat er ruimte ontstaat voor mijn team om zelf met oplossingen te komen. Iets heel anders dan dat ik zelf had bedacht, maar misschien wel beter.’
Hebben jullie tips voor andere organisaties die de mentale vitaliteit van werknemers willen verbeteren?
Judith en Elseriet:
- Bij het toepassen van een dergelijke methode, plan ruim van tevoren. Zorg dat je op tijd deelnemers werft en de trainingen en gesprekken inplant.
- Twijfel je of je tijd en moeite moet stoppen in een methode? We hebben ervaren dat de investering in de InBalans-methode de investering waard is. Als het eenmaal loopt, heb je daar veel profijt van.
- Betrek medewerkers al in een vroeg stadium, en niet pas nadat leidinggevenden zijn geïnstrueerd.
- Betrek medewerkers niet alleen schriftelijk, maar zorg ook voor mondelinge communicatie, bijvoorbeeld tijdens een gezamenlijke aftrap en een startsessie per team.
- Als je een nieuwe methode toepast, blijf regelmatig met elkaar in gesprek over de voortgang en ervaringen.
Uitgelicht: InBalans
Met 18 leidinggevenden en 7 teams met in totaal 499 medewerkers ging Inhealth bij het St. Antoniusziekenhuis aan de slag met InBalans; een methode om samen dialoog onderdeel te maken van de dagelijkse praktijk.
InBalans loopt al succesvol bij verschillende GGZorganisaties. Voor het eerst werd nu de effectiviteit van InBalans onderzocht in de ziekenhuissector, specifiek in relatie tot mentale vitaliteit. Het onderzoek werd gedaan in samenwerking met Universiteit Utrecht en werd gesubsidieerd door ZonMw.
Lees meer over de aanpak van het onderzoek, en de conclusies en aanbevelingen, in de whitepaper InBalans in de Zorg.
Colofon
Tekst: Thessa Lageman
Eindredactie: ZonMw