"Meer zelfregie en 130 minuten aan zorguren vrijgemaakt dankzij zorgrobot"

Welkom Hetty en Esther, zouden jullie jezelf even voor willen stellen?

H: “Ik ben Hetty Peeters en ik werk als projectmedewerker domoticazorg bij ZZG. Daarvoor heb ik gewerkt als wijkverpleegkundige. Daarnaast werk ik nog bij het Radboud als coördinator ziekenhuisverplaatste zorg.”

E: “Ik werk als projectleider bij ZZG zorggroep aan projecten met zorg en technologie. Dit doe ik al ruim 13 jaar.*”

(*Esther is sinds februari niet meer werkzaam bij ZZG, maar werkt nu bij Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd)

Waarom hebben jullie SET-subsidie aangevraagd?

E: “Wij hebben eerst meegedaan aan een Europees project met de Tessa. Daaruit hebben we interessante data en resultaten behaald. Dit stimuleerde om Tessa verder te implementeren. Om dit te ondersteunen hebben we een subsidie uit de SET-covid aangevraagd. Tegelijkertijd hebben we actief de zorgverzekeraars geïnformeerd over de voortgang en doelmatige inzet van de Tessa. Naast de ervaringen van ZZG zorggroep zagen de zorgverzekeraars bij andere organisaties dat de Tessa succesvol was. Na goed en intens overleg met de zorgverzekeraars hebben wij na één jaar SET-subsidie per 1 januari 2023 structurele financiering”

Waar zijn jullie het meest trots op?

H: “Dat we in de moeilijke COVID-tijd collega’s én cliënten enthousiast hebben kunnen maken voor zorgtechnologie. Een tijd waarin de prioriteiten elders lagen. We hebben collega’s de keuze gelaten: als ze tijd hadden, konden ze ermee aan de slag gaan. Ze vonden het wel nog spannend, maar zijn er toch vol voor gegaan.”

E: “In het begin zeiden veel mensen: hoe kan zo’n ‘bloempot’ iets toevoegen in de zorg? We hebben vanaf het begin gezegd dat het een onderdeel moet zijn van de geïndiceerde zorg. De sociale indicatie is leuk meegenomen, maar het moest worden ondergebracht en geïntegreerd in het zorgplan. Nu dragen medewerkers  zelf  cliënten aan waar de Tessa mogelijk iets voor is. Allemaal met de insteek en onderdeel van geïndiceerde zorg. Daar ben ik het meest trots op.”

H: “En dat we aanwezig kunnen zijn op de momenten waarop het professioneel nodig is, maar als cliënten het zelfstandig met de Tessa kunnen, ze dat zelf laten doen.”

Wat maakt dat jullie teams ermee aan de slag gingen?

H: “ZZG zorggroep is een organisatie waar we stimuleren om technologie in te zetten. Er zijn collega’s vrijgemaakt die bij het gebruik kunnen ondersteunen en teams hebben zelf ook aandachtsvelders domoticazorg aangesteld. Collega’s zijn het dus gewend”.

E: “Een leuk idee was de logeer-Tessa. Medewerkers konden de techniek mee naar huis nemen en uitproberen hoe je iets aanzet en iets kunt programmeren. Het handige is dat we daarmee direct in gesprek waren met collega’s. Met elkaar kom je er dan achter dat het eigenlijk relatief simpel is. Ook zijn er teams die een logeer-Tessa op de teamkamer hebben neergezet. Daar zei Tessa dan ‘jongens, het is tijd voor de lunchwandeling’ of ‘wie gaat er koffie halen’? Dat fun-element maakt dat medewerkers er op een laagdrempelige manier al aan konden wennen.”

H: “Na het lenen van de logeer-Tessa evalueerden we altijd. Wat vond het team van Tessa? Wat werkte goed en waar hadden ze nog hulp bij nodig? Ook besprak ik of het team cliënten had waarbij ze Tessa konden inzetten. Of ik gaf voorbeelden van mogelijke inzet. Daarna kwamen veel teams tot een inzet bij de cliënt.

Wat er ook voor zorgde dat het geadopteerd werd, was het feit dat men in COVID-tijd dankzij de Tessa toch de zorg kon bieden. Mensen konden fysiek niet over de vloer komen bij cliënten. Tessa was in sommige gevallen dan een goed alternatief om toch ondersteuning in de zorg te kunnen bieden.”

Welke resultaten zijn er behaald met SET?

H: “Meer zelfregie van cliënten is het belangrijkste resultaat van ons SET-project. Er hoeft niet meer iemand in huis te komen die helpt herinneren om te gaan eten. Mensen staan zelfstandig op, gaan zichzelf wassen en aankleden. De collega’s zien ook dat hun cliënten daar goed op reageren. In plaats van dat je aanwezig bent met de ‘handen op de rug’, is er nu een Tessa waar de cliënt zelf mee aan de slag gaat. Het stukje zelfvertrouwen bij de cliënt is daarbij heel belangrijk.”

E: “Ook de volhoudtijd van mantelzorgers wordt verlengd dankzij de Tessa. En als we daarnaast minder fysieke wijkverpleging hoeven in te zetten, kunnen we met hetzelfde personeel meer andere cliënten helpen.”

H: “Gemiddeld besparen we zo’n 130 minuten per week aan zorguren. Zoals gezegd kunnen we deze tijdswinst gebruiken om andere cliënten te helpen die wel echt fysieke zorg nodig hebben. Zo kunnen we de juiste zorg op de juiste plek leveren.”

En doet het ook iets met de eenzaamheid?

H: “Wij zetten Tessa in op geïndiceerde zorg. We horen van cliënten dat ze Tessa echt zien als een maatje, maar er zijn ook cliënten die het als robot zien.”

E: “Sommige cliënten zeggen: ‘‘s avonds om 10 uur gaan de oogjes dicht, en dan zeg ik haar welterusten’. Ik weet dat het een robot is, maar vind dat toch leuk.”

H: “Je hebt ook cliënten die zeggen ‘ze zegt zo weinig’. Er is nu een koppeling gemaakt waarbij als de cliënt een vraag stelt, Tessa reageert. De interactie wordt steeds beter. We laten de Tessa bijvoorbeeld ook bij iemand zeggen dat ze de krant moet halen. Dan loopt ze dat stukje en komt ze in beweging. Voorheen deed de zorgverlener dat.”

In hoeverre is deze e-health toepassing nu een structureel onderdeel in jullie zorgproces?

H: “We hebben er nu in totaal zo’n 140 ingezet, inclusief de logeer-Tessa’s. Vanaf nu gaan we die nieuwe fase in van structurele bekostiging en gaan we het verder opschalen in samenwerking met de zorgverzekeraars. We willen in 2023 de inzet van zorgtechnologie bij cliënten en medewerkers een ‘boost’ geven. Deze uitdaging is opgenomen in het jaarplan voor de teams in de wijkverpleging, iedereen gaat er mee aan de slag en wij als medewerkers Domoticazorg proberen ze te ondersteunen.”

Hoe zijn jullie tot zulke goede afspraken gekomen met verzekeraar?

H: “Wij tweeën waren heel enthousiast. Toch was het lastig, omdat we, zeker in coronatijd, zorgmedewerkers niet nog meer wilden belasten. Daarbij was de inzet en het nut van Tessa toen nog niet voldoende bewezen. Uiteindelijk ging de directeur wijkverpleging met de inkopers van de zorgverzekeraars om de tafel. Aan de hand van goede voorbeelden, casussen en cliënt- en mantelzorgervaringen werd steeds meer duidelijk dat het effectief en doelmatig kon zijn en echt ondersteunend was aan de zorgverlening in de wijkverpleging.”

Het klinkt alsof jullie missie geslaagd is. Waren er tijdens het project ook uitdagingen?

H: “Als teams minder enthousiast zijn of nog koudwatervrees hebben moet je ze ‘op maat’ ondersteunen of verleiden om mee te doen. Meer stimuleren, activeren en soms wat kritische vragen stellen. Je kunt bijvoorbeeld casussen van andere teams laten zien.”

E: “Je moet goede ambassadeurs hebben, die de andere leden van een team mee kunnen nemen.”

H: “Het voordeel is dat ik zelf als wijkverpleegkundige heb gewerkt. Ik kijk samen met collega’s waar ze tegenaan lopen. Dan proberen we die collega’s mee te nemen. Je merkt nu ook dat je het moet blijven stimuleren. Het is niet zo dat het altijd vanzelf gaat. Dat doen we door zichtbaar te zijn, te blijven bellen en ondersteuning op maat te bieden.”

E: “En de vinger aan de pols houden hoe de stand van zaken is in teams. We zijn nu ook bezig met een BI-tool, waarbij de gegevens niet alleen bij de teammanager terecht komen, maar ook zichtbaar zijn voor de teams zelf. Op die manier creëer je iets meer stimulans.”

Hoe motiveer je medewerkers die veel weerstand ervaren?

H: “Bij enthousiaste mensen beginnen. Als die een aantal succes casussen hebben, zien de minder gemotiveerde mensen dat het toch kan werken. Op die manier kun je ook deze collega’s enthousiast maken.”

E: “Ook was het management in eerste instantie wat afwachtend. Gelukkig kregen we toch de kans om een pilot te doen. Zodra ze zagen dat die succesvol was, werden ze enthousiast en kwam er een kanteling.”

Hebben jullie tips voor andere zorgorganisaties die aan de slag willen met e-health?

H: “Doen!”

E: “Er is een visie nodig in de organisatie. Het is heel erg zonde als je na een succesvol project aan het einde moet stoppen. Dus echt goed bij de start nadenken hoe het er op het einde uitziet: wie gaat dit omarmen? Als er niemand staat aan de eindstreep, moet je er vooraan niet aan beginnen. Mislukt het, dan kan je de komende drie jaar er niet weer aan beginnen. Zorg dat er in de organisatie commitment is om hier tijd aan te besteden. Zorg dat je ondersteund en begrepen wordt.”

H: “Niet te klein beginnen. Probeer gelijk volume in te brengen. Dan maak je meer impact.”

E: “Je ziet dat als iets niet lukt, men dit nog lang onthoudt. Als iets wél lukt, is het snel gewoon.”

H: “Wat ook echt meehelpt is mensen eerst even te laten proeven van een product, voordat je het inzet bij een cliënt. Dan gaan medewerkers met een goed gevoel aan de slag. Geef begeleiding op maat daarbij. Sommige collega’s hoef je niets uit te leggen, anderen hebben veel meer ondersteuning nodig. Het aanstellen van collega’s die als ambassadeur de tijd krijgen om collega’s te helpen en te ondersteunen werkt echt heel goed ”

E: “En evalueer voldoende. Als de Tessa niet meer nodig is, lever haar dan ook in.”

H: “Neem de cliënt en eventuele mantelzorger mee in de zorgtechnologie. Zij moeten het belang ook inzien. Begrip creëren en uitleggen waarom het belangrijk is, zodat een cliënt minder snel kan zeggen: ik heb hier geen zin in en ga dit niet doen. Daarnaast willen sommige cliënten de Tessa wel, maar vinden het te kinderachtig. Dan helpt het om de Tessa een beetje te ‘customizen’. De bloemen eruit halen en een hoed opdoen, bijvoorbeeld.”

Hoe gaan jullie nu verder?

E: “Zorgen dat we alles wat we nu hebben goed ingebed gaat worden. De systemen praten bijna met elkaar, dat is ook iets waar we aan werken. Dat je vanuit het ECD de e-health-toepassingen kan besturen, dat de Tessa met één druk op de knop wordt gebracht en met één druk op de knop weer wordt opgehaald. De stap daarna is dat het ECD kan meedenken, bijvoorbeeld als je vaak het woord ‘medicatie’ intypt, het ECD de medicatiedispenser automatisch als oplossing naar boven brengt.”

H: “Ook ligt er een wens voor een goede regionale infrastructuur voor de inzet van zorgtechnologie. Dat het niet uitmaakt naar welke zorgorganisatie je gaat als je uit het ziekenhuis komt. Dat is nu nog niet het geval. Als de cliënt naar ZZG zorggroep gaat is de mogelijkheid voor inzetten van e-health er wel, maar bij organisatie x niet. Hiervoor moet een regio-oplossing komen waarbij de cliënt centraal staat.”