Maak zelf een implementatieplan

Formuleer SMART doelen Kijk kritisch naar wat u wilt bereiken met de vernieuwing. Ambitie is een goede motor, maar houd het project haalbaar. Zoek een mooie balans tussen uitdaging en niet te veel risico. Wees helder in wat u wilt bereiken. Doelen als ‘betere zorg’ of ‘meer klanttevredenheid’ geven te weinig houvast om het proces aan te sturen. Het lukt niet om te toetsen of de doelen zijn bereikt. Ga ook eens na op welke schaal u gaat vernieuwen. Gaat het om een bepaalde afdeling of om de hele organisatie? Stel duidelijke deadlines. Kijk of de termijn wel reëel is. Neem voldoende tijd, maar maak de termijn ook niet onnodig lang. Zo voorkomt u dat de vernieuwing als een nachtkaars uitgaat.  Wie heeft u nodig?
Maak een lijstje van doelgroepen die u nodig heeft om dit doel te bereiken. Dat kunnen directe doelgroepen zijn, bijvoorbeeld verpleegkundigen die een instructie moeten opvolgen. Het kan ook gaan om indirecte doelgroepen die u nodig heeft om uw doel te bereiken. Bijvoorbeeld een verzekeraar die bereid is om een nieuwe vorm van zorg te vergoeden. Beperk het aantal doelgroepen. Zet de belangrijkste bovenaan; die hebben de meeste prioriteit.

Informatie achterhalen
Houd er rekening mee dat niet iedereen uw ideeën gelijk ziet zitten. Sommigen hebben een slechte ervaring met een eerdere vernieuwing. Of zien ze uw voorstel als een verkapte bezuinigingsmaatregel. De bereidheid van mensen om te veranderen, heeft invloed op het implementatieproces. Breng met de matrix doelgroepen analyseren in kaart wat uw doelgroepen bezighoudt. U kunt daar dan gerichter op sturen. Praat bijvoorbeeld eens met de mensen die met de vernieuwing aan de slag moeten. En betrek ze bij de eerste ideeën. Zij kunnen als geen ander vertellen wat ze weten en vinden.  Koplopers en achterblijvers
Bij een implementatieproces zijn er koplopers, achterblijvers en een middengroep. Koplopers zien vaak al snel het voordeel in van een vernieuwing. Vooral als u de vernieuwing onderbouwt met wetenschappelijk informatie. Maar achterblijvers hebben juist weinig boodschap aan die informatie. Zij hebben vaak meer druk en ondersteuning nodig. Kijk wie in uw situatie de koplopers en achterblijvers zijn en wie er tot de middengroep behoort. Bedenk hoe u deze groepen kunt benaderen. Ook de volgorde van benaderen maakt uit. Het kan helpen om eerst de koplopers mee te krijgen. De rest volgt dan gemakkelijker. Wilt u daar meer zicht op krijgen? Dan is de matrix 'afstemmen op koplopers en achterblijvers' handig. Invloed afzender nagaan
Vaak onderschatten we wat de invloed is van degene die voorstelt om een verbetering door te voeren. Het kan een enorm verschil maken of het initiatief afkomstig is van de financieel directeur of van zorgprofessionals. Bij de één denk je eerder aan een doelmatigheidsmaatregel en bij de ander aan hart voor het vak. Ook het gewicht van de afzender maakt uit: hoeveel autoriteit heeft hij of zij? En belangrijker nog: hoe staat het met de geloofwaardigheid? Gezien iemands reputatie of positie kan het handig zijn om een ander de verbetering te laten introduceren.

Sterke en zwakke kanten kennen
Of een project wil lukken, hangt deels af van de vernieuwing zelf. Mensen zijn niet snel positief over iets wat veel tijd kost en weinig oplevert. Een vernieuwing maakt meer kans als die goed is uit te leggen. Dat geldt ook voor vernieuwingen waarvan de resultaten snel zichtbaar zijn te maken. Breng daarom de sterke en zwakke kanten van de vernieuwing in kaart. Houd er wel rekening mee dat de uitkomsten per doelgroep kunnen verschillen. Wat voor de één een voordeel is, kan voor de ander een nadeel betekenen.  Wat doet u met de uitkomst?
Neem de uitkomsten mee naar de volgende stappen. Nu u weet wat de sterke en zwakke kanten van de vernieuwing zijn, kunt daarop inspelen. Neem dit mee in de manier hoe u de vernieuwing communiceert. Leer mensen met de vernieuwing te werken. Er is ook nog een andere optie: de vernieuwing zelf aanpassen. Misschien is de vernieuwing te ingewikkeld, maar kunt u deze met een paar aanpassingen sterk versimpelen. Kijk ook altijd kritisch naar de vernieuwing zelf!  Business case
Een business case is een rapportage waarbij de potentiële kosten en de baten van een vernieuwing op een rij staan. De business case brengt systematisch in kaart wat de voor- en nadelen van een vernieuwing zijn. Het maken van een business case geeft inzicht in de investeringen, kosten en opbrengsten voor een organisatie. Niet alleen in financiële zin, maar ook de inspanningen van mensen en de effecten op kwaliteit.

Ga na wat in de omgeving van invloed is op het implementeren. Er kunnen omstandigheden zijn die de implementatie tegenhouden of versnellen. Kijk naar de sociale context en naar hoe de relatie is tussen de verschillende medewerkers. Ga na hoe de organisatie werkt waarbinnen u de vernieuwing door gaat voeren. Hoe verlopen de besluitvormingsprocessen? Welke leiderschapsstijl voert de boventoon?. Kijk ook naar de economische en financiële factoren. Hoe zit het met opleidingsbudgetten en landelijke regelgeving?

Verschillende strategieën mogelijk
Tijdens de vorige stappen bent u veel te weten gekomen. U weet wat de situaties nu is en welke doelen u voor ogen heeft. Om die doelen te bereiken is er een strategie nodig. Deze moet zo goed mogelijk aansluiten bij de doelgroepen en bij wat de verandering van hen vraagt. Er zijn strategieën die het draagvlak op de werkvloer helpen vergroten. Maar ook strategieën die eerst knelpunten in de organisatie aanpakken die de vernieuwing in de weg staan. Onderzoek laat zien dat een combinatie van strategieën meer succes heeft dan een enkele.  De juiste strategie kiezen
Om de juiste strategie te kiezen heeft u de informatie uit de vorige stappen nodig. Wat is er nodig om de doelen te bereiken? Wat staat het bereiken van de doelen in de weg? Zijn er factoren die kunnen helpen – zodat u daar slim gebruik van kunt maken? Het schema ‘Aanpak bepalen’ u geeft inzicht in de meest geschikte strategie. Het schema koppelt de uitkomsten gelijk aan een strategie die het beste bij uw situatie past. Dat is ook het moment om te kiezen welke middelen u gaat inzetten.  Zorg voor verankering
Iedereen die aan zorgvernieuwing werkt, ziet graag dat die vernieuwing beklijft. Het is zonde van alle inspanningen als de vernieuwing verwatert. Borging is een voortdurend proces, dat al begint bij de start van een project. Veel van die borgingselementen zitten al ingebakken in de stappen die u zet met het stappenplan. Daarnaast zijn er nog punten om extra op te letten. Kijk in de borgingschecklist en neem de ideeën mee in uw plannen.

Kies de juiste acties
U weet nu wat u te doen staat per doelgroep. U heeft ook de woorden om dat alles samen te vatten. Het is belangrijk om daar concrete acties aan te verbinden. Per strategie zijn er talrijke middelen en activiteiten mogelijk. Geef per doelgroep aan wat u gaat inzetten aan middelen en activiteiten. Benoem ze zo concreet. Zet dit samen met de kernboodschappen in het schema 'acties op een rij'. Tijd, taken en kosten kennen
Besluit over elke activiteit op welk moment die uitgevoerd moet worden. Ga ook na wie ervoor gaat zorgen dat dit ook echt gebeurt. Bent u dat zelf? Zijn het uw collega’s? Of huurt u iemand in? Dit is ook een goed moment om nog eens te kijken naar de haalbaarheid van uw plannen. Controleer bijvoorbeeld of de kosten passen bij het beschikbare budget. En ook of de plannen wel haalbaar zijn in de tijd. Pas uw plannen eventueel aan. Aanpak communiceren
Vat uw bevindingen samen in enkele krachtige zinnen. We noemen dit ook wel de kernboodschap. Doe dat voor elke doelgroep. De boodschap vertelt wat u wilt bereiken, bij wie en op welke manier. Het opschrijven van zo’n kernboodschap dwingt u om uw plannen helder te verwoorden. Daarbij houdt u tegelijkertijd rekening met hoe u die boodschap het beste kunt overbrengen. Welke woorden helpen de doelgroep bijvoorbeeld over de streep trekken? Met welke weerstanden moet u rekening houden?

Waarom evalueren?
Evalueren is belangrijk bij het doorvoeren van een vernieuwing. U weet dan of de implementatie is gelukt en of bijsturen nodig is. Evalueren is niet alleen nodig aan het einde van het project, maar vooral tussendoor. U heeft gegevens en toetsmomenten nodig om het proces te monitoren.  Hoe gaat u meten?
Er zijn talrijke manieren denkbaar. Van simpele en overzichtelijke onderzoeksmethoden tot complexe en zeer ingewikkelde. Welke u kiest is van verschillende factoren afhankelijk. Hoe grootschalig is bijvoorbeeld het project? Hoeveel geld heeft u voor de evaluatie? Welke mogelijkheden heeft u om data te verzamelen?  Enkele tips voor het meten

• Hou de evaluatie zo eenvoudig en klein mogelijk
• Gebruik zoveel mogelijk bestaande registraties. Extra gegevens verzamelen kost extra tijd en kan het team belasten
• Denk na over wie gaat meten. Gaat u het zelf doen of huurt u iemand extern daarvoor in? Overweeg om u te laten adviseren door experts op het gebied van evalueren en monitoren
• Zorg dat er een vergelijking in de evaluatie zit. Bijvoorbeeld tussen de oude manier en de nieuwe manier. Of het verschil tussen de nulmeting en de eindmeting
• Denk na over wie de doelgroep is van de evaluatie. Wie moet er wat weten over dit project? Is het een interne aangelegenheid of juist een externe verantwoording? Waarover wil je als professional of organisatie iets leren?

Trek een plan
Maak een duidelijk plan voordat u gaat evalueren. Wie gaat er bijvoorbeeld zorg voor dragen? Wanneer laat u een meting doen en op welke manier? Reken door in tijd en geld wat u nodig heeft en neem dit mee in uw actieplan.  Wat doet u met de uitkomsten?
Het heeft geen zin om te evalueren als u geen consequenties verbindt aan de uitkomsten. Vaak leidt evalueren tot een actie. Dat kan van alles zijn. Misschien is het nodig om de strategie bij te stellen. Of om opnieuw te kijken of u belangrijke factoren over het hoofd heeft gezien. Het kan ook zijn dat u tevreden bent met de uitkomsten. Mogelijk is dat een reden om meer snelheid in het proces te brengen of om een nieuwe uitdaging aan te gaan.