Open Access: Beleid

Plan S is opgesteld door cOAlition S, een samenwerkingsverband van internationale subsidieverstrekkers, met als doel om 100% Open Access te bereiken. ZonMw heeft de implementatierichtlijnen toegepast in haar Open Access beleid. Dit betekent dat alle publicaties voortkomend uit (deels) door ZonMw gefinancierd onderzoek moet voldoen aan de volgende voorwaarden: 

• Gratis toegang tot de publicatie
• Direct Open Access: geen embargotermijn tussen datum van publicatie in een tijdschrift en vrije toegankelijkheid online
• Publiceren onder een open Creative Commons licentie (ZonMw vereist de CC BY licentie)
• Behoud van auteursrechten

Mogelijkheden van Open Access publiceren

• Gouden route: Het direct Open Access publiceren van het artikel in een Open Access tijdschrift of platform dat is geregistreerd in de Directory of Open Access Journals. Deze route kan kosten met zich meebrengen, zogeheten ‘article publication charges’ (APC’s).
• Groene route: Het direct en zonder embargo deponeren van een kopie van de ‘Version of Record’ of het ‘Author Accepted Manuscript’ in een Open Access repository dat is geregistreerd in de Directory of Open Access Repositories. Voor alle subsidierondes gepubliceerd vanaf 1 april 2021 vereist ZonMw dat projectleiders alle artikelen tenminste deponeren in de Europe PMC repository. Voor eerder gepubliceerde subsidierondes stimuleert ZonMw het gebruik van Europe PMC als Open Access repository wel, maar is dit niet verplicht.
• Hybride route met 'transformative agreement': Het publiceren in een hybride tijdschrift dat onderdeel is van een transformatieve overeenkomst (‘transformative agreement’) gesloten tussen de VSNU en/of de UKB en een uitgever. Een reeks van dergelijke overeenkomsten zijn/worden gesloten met grote uitgevers waarmee Nederlandse onderzoekers in bepaalde gevallen gratis of tegen gereduceerd tarief Open Access kunnen publiceren (ga zelf na of dit voor uw organisatie geldt). Om na te gaan of een specifiek tijdschrift onderdeel uitmaakt van een transformatieve overeenkomst kan gebruik worden gemaakt van de Open Access journal browser.

Creative Commons (CC) biedt auteurs, kunstenaars, wetenschappers, docenten en alle andere creatieve makers de vrijheid om op een flexibele manier met hun auteursrechten om te gaan. Met een keuze uit verschillende standaardlicenties bepaalt de auteursrechthebbende in welke mate zijn of haar werk verder verspreid mag worden, en onder welke voorwaarden dit mag.

Per 1 januari 2021 vereist ZonMw de CC BY licentie. Deze licentie houdt in dat je vrij bent het werk te delen (te kopiëren, te verspreiden en door te geven via elk medium of bestandsformaat) en te bewerken (te remixen, te veranderen en afgeleide werken te maken voor alle doeleinden, inclusief commerciële doeleinden) op voorwaarde van het vermelden van de oorspronkelijke auteur.

Europe PMC is één van grootste Open Access wetenschappelijke platforms, en is de Europese versie van het wereldwijd gebruikte Amerikaans PubMed Central (PMC). Het bevat bijvoorbeeld 6,6 miljoen volledige artikelen en 38,1 miljoen abstracts, waaronder die uit PubMed en PubMed Central (PMC). Waar PubMed toegang biedt tot abstracts en PMC tot volledige artikelen, biedt Europe PMC online toegang tot een wereldwijde collectie van abstracts, volledige artikelen, preprints en patenten in de medische-  en levenswetenschappen. Het is dan ook een van de rijkste zoekmachines op het gebied van de levens- en medische wetenschappen.

Op 1 april 2021 is ZonMw, samen met NWO, lid geworden van Europe PMC. Dit lidmaatschap maakt het onderzoekers van ZonMw-gefinancierd onderzoek mogelijk hun publicaties op één centrale plek met een wereldwijd publiek te delen. De publicaties worden automatisch verrijkt of gekoppeld met informatie uit andere bronnen zoals preprints en subsidie en project informatie, of bijvoorbeeld met links naar onderliggende onderzoeksdata. Voor alle subsidierondes gepubliceerd vanaf 1 april 2021 vereist ZonMw dat projectleiders tenminste een kopie (Version of Record of het Author Accepted Manuscript) van artikelen voortkomend uit hun ZonMw-project deponeren in EPMC.

Overeenkomst voor het delen van gegevens

ZonMw deelt met enige regelmaat algemene projectgegevens met EMBL-EBI, de beheerders van EPMC. Hierdoor kunnen publicaties en subsidie- en projectinformatie gelinkt worden. Om de koppeling te kunnen maken worden ook enkele persoonsgegevens gedeeld met EPMC, namelijk: naam projectleider, emailadres projectleider (wordt niet getoond op EPMC), organisatie en afdeling. ZonMw heeft hiervoor een officiële data sharing agreement afgesloten. Mocht u hier bezwaar tegen hebben, dan vernemen wij dit graag uiterlijk twee weken na ontvangst van de toekenningsbrief. Indien wij niets van u vernemen, gaan wij ervanuit dat u akkoord bent met deze verwerking.

Het ZonMw Open Access beleid gaat uit van volledige deling van kennis en data uit alle ZonMw-projecten, waarbij tijdelijke geheimhouding alleen mogelijk is bij zwaarwegende belangen (privacy, octrooiaanvraag). Neem in dat geval contact op met het ZonMw programmateam waarin uw project is gefinancierd.

De verplichting tot Open Access publiceren is een integraal onderdeel van de subsidievoorwaarden van ZonMw. ZonMw monitort de naleving van het Open Access beleid in haar primaire proces van subsidieprocedures.

Er kunnen kosten verbonden zijn aan Open Access publiceren als er Article Processing Charges (APC’s) betaald dienen te worden. Dit is een vergoeding, betaald aan een uitgever voor het Open Access maken van een artikel. Voor sommige projecten biedt ZonMw per 1 januari 2021 financiële ondersteuning voor de kosten van de APC’s, indien gepubliceerd wordt volgens de volledig gouden route en voldaan is aan de voorwaarden van Plan S (zie hierboven). Deze kosten dienen in de begroting van de aanvraag worden meegenomen. Kijk hiervoor in de oproeptekst van uw aanvraag.

Voorwaarden financiële ondersteuning

• De instructies voor het declareren van Open Access kosten worden opgevolgd zoals omschreven in de Instructies Open Access publiceren voor aanvragers en de Instructies Open Access publiceren voor projectleiders.
• Financiële ondersteuning van Open Access publicatiekosten is enkel mogelijk voor zover dit op basis van Europese en overige wet- en regelgeving is toegestaan. Dit is bijvoorbeeld niet mogelijk voor projecten in een subsidieronde die is uitgezet onder de Algemene Groepsvrijstellingsverordening.
• Kosten voor publicaties die vallen binnen de bestaande transformative agreements of ondervangen kunnen worden door andere mogelijkheden binnen de eigen instelling (zoals institutionele Open Access budgetten) worden door ZonMw niet vergoed. Projectleiders / onderzoekers kunnen gebruik maken van de Open Access journal browser voor inzicht in tijdschriften waarvoor een transformative agreement is afgesloten. Meer nieuws over de onderhandelingen staan op de website openaccess.nl, onderhouden door de VSNU, NWO, SURF en UKB. Open Access publiceren via andere routes is ook toegestaan, maar hiervoor stelt ZonMw geen financiële middelen beschikbaar.

Een misvatting is dat alle Open Access tijdschriften APC's vragen voor publicatie. Volgens de informatie geboden door de Directory of Open Access Journals, vraagt de meerderheid van de tijdschriften geen fee (bron: Open Access). Als u kiest om via de groene route te publiceren (zelf archivering), zitten hier ook geen kosten aan verbonden. Hierbij verwijzen we u graag naar het initiatief ‘You share, we take care’. 

Daarnaast kan door de zogenaamde ‘big deals’ of ‘transformative agreements’ Open Access publiceren (naast publicatie in het abonnementenmodel) tegen gereduceerd tarief, of zelfs gratis zijn. Als u wilt weten voor welke tijdschriften een ‘transformative agreement’ is afgesloten verwijzen we u naar de website van Open Access. Hier vindt u een Open Access Journal Browser en alle uitgeversdeals op een rij gezet.