FAQ subsidiemogelijkheid Medisch-specialistische Zorg en Onderzoek (MedZO)

Informatiebijeenkomsten

Begin oktober heeft ZonMw in samenwerking met de NVZ 2 informatiebijeenkomsten over deze subsidieoproep georganiseerd. Mocht u niet bij 1 van de informatiebijeenkomsten aanwezig geweest zijn, kunt u de opname en een PDF van de presentatie opvragen via medzo@nvz-ziekenhuizen.nl. 

Heeft u een andere inhoudelijke vraag? 

Voor andere inhoudelijke vragen die niet in deze FAQ zijn opgenomen, kunt u contact opnemen via ons mailadres medzo@zonmw.nl of bellen naar +31 70 349 54 70. 

Wie is wie?

Wat is de beoordelingsprocedure van deze subsidieronde?

Deze subsidieronde is opgebouwd uit 2 fases: projectideefase en subsidieaanvraagfase. Tijdens de projectideefase beoordeelt een door ZonMw ingesteld adviespanel de projectideeën aan de hand van voorselectiecriteria op relevantie en globaal op kwaliteit. Het adviespanel geeft op basis van de criteria uit de subsidieoproep een positief of negatief advies voor het uitwerken van het projectidee tot een uitgewerkte subsidieaanvraag. Hierbij wordt de beoordeling vanuit patiëntenperspectief in acht genomen.

De beoordelingsprocedure in de fase van de uitgewerkte subsidieaanvraag bestaat uit een schriftelijke beoordeling van de kwaliteit van de aanvraag door referenten, een beoordeling van de relevantie voor en betrokkenheid van patiënten door een patiëntenpanel vanuit Patiëntenfederatie Nederland, de mogelijkheid tot schriftelijk wederhoor en een eindbeoordeling door de programmacommissie. De programmacommissie beoordeelt de relevantie, kwaliteit en begroting van alle aanvragen en adviseert het bestuur van ZonMw over het wel of niet toekennen van subsidie.

Het referentenproces

Wat is een referent?
Referenten zijn externe onafhankelijke experts die beoordelen of de subsidieaanvraag voldoet aan de kwaliteitscriteria uit de subsidieoproep. De referenten zijn niet betrokken bij de subsidieaanvraag die zij beoordelen. Het aantal referenten dat de aanvraag beoordeelt, hangt af van het subsidiebedrag.

Waarom gebruikt ZonMw referenten?
ZonMw doet een beroep op referenten vanwege hun vakspecifieke kennis. Vanuit hun expertise geven de deskundigen een onafhankelijke beoordeling van de subsidieaanvraag. De programmacommissies van ZonMw worden met zorg breed samengesteld, maar omdat subsidieaanvragen erg specifiek kunnen zijn, is de expertise van deskundigen van belang. Subsidieaanvragers krijgen de gelegenheid om op referentbeoordelingen te reageren, in de reactie kunnen subsidieaanvragers vragen van referenten beantwoorden, extra toelichting geven, of aangeven welke verbeteringen zij zouden aanbrengen bij uitvoer van het voorstel naar aanleiding van het commentaar van referenten.  

Hoe controleert ZonMw de referentbeoordelingen?
ZonMw controleert of:

• De beoordeling klopt bij de subsidieaanvraag, dus of de referent de beoordeling behorende bij de juiste subsidieaanvraag heeft ingediend;
• De referent een onderbouwing heeft gegeven voor de beoordeling van alle criteria;
• De referent geen verwijzing maakt naar zichzelf zodat de anonimiteit gewaarborgd blijft;
• De referent respectvol is naar de aanvrager.

Verklaring akkoord versus Letter of Commitment versus Formulier ondertekening Raad van Bestuur en Medische Staf 

Tijdens de subsidieronde Lijn 1: Passende en doelmatige zorg is er onduidelijkheid ontstaan over het verschil tussen de Verklaring akkoord, Letter of commitment en Formulier ondertekening Raad van Bestuur en Medische Staf. Hieronder vindt u een korte toelichting per formulier en wanneer deze aangeleverd dient te worden:

Wat is FAIR data?

FAIR is de afkorting van Findable, Accessible, Interoperable and Reusable. Dit staat voor vindbaar, toegankelijk, koppelbaar en herbruikbaar. FAIR data versnellen doorbraken en optimaliseren het gebruik van informatie. Om kennis en kunde voor iedereen toegankelijk en bruikbaar te maken, verwacht ZonMw van projectleiders dat zij de kennis uit subsidies, zoals bijvoorbeeld artikelen, metadata, data, presentaties en aanbevelingen zoveel mogelijk beschikbaar stellen.

Deze kennis moet vindbaar en herbruikbaar zijn voor onderzoekers, beleidsmakers, opleiders, praktijkprofessionals, bedrijven en burgers.

Staatssteun - AGVV

Vrijstelling staatssteun

Wie kunnen er aanspraak maken op subsidie?

De hoofdaanvrager en bestuurlijk verantwoordelijke van het projectidee dienen werkzaam te zijn bij een (in Nederland gevestigd) algemeen ziekenhuis, revalidatiecentrum, categoraal ziekenhuis of instelling of zelfstandige behandelcentrum in de medisch specialistische zorg. Eventuele samenwerkingspartners vanuit een universiteit en/of hogeschool en vanuit maatschappelijke organisaties kunnen als medeaanvrager aanspraak maken op subsidie.

Let op: Alleen instellingen die niet in aanmerking komen voor de beschikbaarheid bijdrage academische zorg (BBAZ) kunnen aanspraak maken op (een gedeelte van de) subsidie. Umcs kunnen dus geen aanspraak maken op (een gedeelte van de) subsidie. Umc’s kunnen wel via opdrachtverlenging worden ingehuurd voor de uitvoering van een deel van de projectactiviteiten.

Wat wordt er bedoeld met maatschappelijke organisatie?

Met maatschappelijke organisatie wordt bedoeld een organisatie die een maatschappelijk doel nastreeft, zich inzet voor de samenleving en niet primair gericht is op winst. Denk hierbij aan patiëntenverenigingen, cliëntenraden, belangenorganisaties en zorginstellingen.

Wat wordt verstaan onder consortia?

Consortia zijn bestaande of nog te vormen samenwerkingsverbanden bestaande uit meerdere (ten minste drie) samenwerkende ziekenhuizen. Hieronder wordt verstaan: algemene (niet-academische) ziekenhuizen, revalidatiecentra, categorale ziekenhuizen/instellingen en zelfstandige behandelcentra in de medisch specialistische zorg.

Doelstelling en inhoud van de oproep

• Wat is de maximale looptijd van een project?
  De maximale looptijd is 36 maanden.
• Het programma is t.o.v. vorig jaar meer gericht op toepassing en lijkt daarbij op de doelmatigheids-calls van ZonMw. In hoeverre is er nog ruimte voor fundamenteler onderzoek? Wellicht als kleiner onderwerp in de aanvraag.
  Binnen deze oproep is geen ruimte voor fundamenteler onderzoek. Deze oproep is gericht op reeds bestaande en uit de Zorgverzekeringswet (Zvw) vergoede zorg.
• Kun je iets meer vertellen over de voorwaarde dat de interventie al moet worden betaald door de Zvw? Als je bijvoorbeeld een interventie ontwikkelt die de zorg ontlast, zoals een app of digitale zorg, wat nu wordt betaald door de zorginstelling. Valt dit dan binnen de oproep?
  Projectvoorstellen die binnen deze oproep ingediend kunnen worden dienen te gaan over onderzoek naar reeds vanuit de Zvw betaalde zorg. Mocht het voorstel onderzoek naar een aanvullende techniek betreffen die mogelijk ingezet zou kunnen worden om een bestaande behandeling, die wel al vanuit de Zvw betaald wordt, aanmerkelijk te verbeteren dan zou dat wel passend kunnen zijn binnen de oproep.
• Er wordt aangegeven dat er onderzoek gedaan kan worden naar de ontwikkeling van innovatieve behandelingen, maar ook moeten die dan al wel reeds betaald worden vanuit Zvw. Is juist die innovatieve zorg dan niet per definitie nog niet vergoed? Hoe zien jullie dat?
  Binnen deze subsidieoproep kunnen projectideeën ingediend worden voor onderzoek naar de ontwikkeling van nieuwe kennis over zowel reguliere zorg als zorg met een innovatief karakter met het oog op het aanmerkelijk verbeteren van deze zorg. De te onderzoeken zorg wordt betaald vanuit de Zvw. Met innovatieve zorg wordt bedoeld zorg met een innovatief karakter, bijvoorbeeld behandelingen waarbij digitale technologieën worden toegepast. Puur het ontwikkelen van innovaties of nieuwe behandelingen valt niet onder de oproep, want dat zou betekenen dat het gaat om het ontwikkelen van een behandeling die nog niet vanuit de Zvw vergoed wordt.  
• Over de vergoeding vanuit Zvw: ons project is er juist op gericht om samenwerking tussen GGZ en somatische zorg te verbeteren, maar daarvoor geldt nu dat het niet wordt vergoed. Het ontschotten van de zorg is toch juist een doelstelling? We lopen hier altijd tegenaan en de gescheiden vergoedingen zijn nu ook weer een drempel waardoor interdisciplinair werken niet mogelijk wordt.
  Interdisciplinair werken zou kunnen passen binnen de kaders van het programma en de betreffende subsidieoproep. Bijvoorbeeld indien er gericht wordt op de verbetering van een bestaande (en uit Zvw betaalde) behandeling voor somatische patiënten, waarbij onderzocht wordt of de behandeling verbeterd kan worden (op elementen kostenreductie, arbeidsinzet en ecologische duurzaamheid) door deze te integreren met een andere behandeling gericht op geestelijke gezondheid (ontwikkeling nieuwe kennis door innovatie).
• Indien een procedure/behandeling wordt vergoed vanuit de Zvw, maar de innovatie nog niet. Valt dit dan wel onder de subsidie aangezien er nieuwe kennis wordt verkregen om de behandeling te verbeteren?
  Ja.
• Er staat in de calltekst dat ook projecten rond zeer specialistische zorg in aanmerking komen, maar dan is het lastig om aan hoge aantallen te komen. Zijn projecten rond hoog volume zorg daardoor kansrijker?
  Nee, over ieder projectidee dat past binnen de kaders van het programma wordt een onafhankelijk advies uitgebracht door het adviespanel op relevantie en globaal op kwaliteit.
• Is het mogelijk om subsidie te krijgen voor een onderzoeksvraag die niet op een kennisagenda staat? Of is dit een harde voorwaarde?
  Aansluiting bij bestaande kennisagenda’s en richtlijnen is één van de relevantiecriteria waar het adviespanel het voorstel op beoordeeld. Het is dus van belang om hieraan te voldoen. De uitgebreide beschrijving van de criteria en waarop wordt beoordeeld vindt u terug in de subsidieoproep.
• Nog een vraag, misschien voor ZEGG: bij onderzoek naar bestaande zorg moet onderbouwd worden dat nieuwe kennis wordt ontwikkeld. Maar ook met het vergelijken van bestaande zorg en data genereer je toch nieuwe kennis? Kan een voorbeeld gegeven worden wat er dan buiten valt?
  Deze subsidieronde is specifiek gericht op innovatie en ontwikkeling van nieuwe kennis met het oog op verbetering van de zorg. Bij onderzoek naar reguliere zorg dient onderbouwd te worden welke nieuwe kennis ontwikkeld wordt en hoe deze kennis ingezet wordt voor het aanmerkelijk verbeteren van reeds door de Zvw gefinancierde zorg. Er kan gedacht worden aan onderzoek naar een aanvullende techniek die de behandeling effectiever maakt of het ontwikkelen van een werkwijze met bijvoorbeeld het doel de behandeling te verbeteren. Enkel vergelijken van interventies op basis van bestaande kennis en data (evaluatieonderzoek) valt niet onder deze subsidieoproep.
• Ten aanzien van de kosten staat in de oproep vermeld dat je ook moet kijken naar de kosten buiten het ziekenhuis. Geldt dit ook voor de opbrengsten, en dan in het bijzonder maatschappelijke kosten/opbrengsten? 
  Er dient inderdaad in het projectvoorstel beschreven te worden wat de mogelijke impact is van het project op maatschappelijke kosten of opbrengsten en arbeidsinzet. Het gaat uiteindelijk om het totale plaatje, daarom moeten ook verschuivingen in kosten worden meegenomen. Bijvoorbeeld: een patiënt kan eerder ontslagen worden uit het ziekenhuis (kostenbesparing), maar dit betekent dat er meer kosten gemaakt worden voor de thuiszorg.
• Hoe gedetailleerd moet een tijdpad zijn? Vaak ben je afhankelijk van METC, raden van bestuur en zorgmedewerkers. Is hier een voorbeeld van?
  Bij het projectidee voegt u een globaal plan van aanpak en een daarbij behorend globaal tijdpad toe. In de uitgewerkte aanvraagfase voegt u een uitgebreid plan van aanpak toe waarin met een concreet stappenplan milestones worden toegelicht. Daarnaast wordt in de uitgewerkte aanvraagfase ook gevraagd om een Gantt-grafiek aan te leveren met de planning van het onderzoek. Kortom: in de projectideefase mag het tijdpad minder gedetailleerd zijn, maar in de uitgewerkte aanvraagfase wordt een gedetailleerd tijdpad uitgevraagd. 

Ecologische impact

• Hoe moet de ecologische impact bepaald worden? Is hiervoor een specifieke methode of mag je hier zelf invulling aan geven?
  Er dient toegelicht te worden wat de verwachte klimaat/milieu impact is. Hierbij kan gedacht worden aan de pijlers van de Greendeal. De uitgebreide beschrijving van dit criterium en waarop wordt beoordeeld vindt u terug in de subsidieoproep.

Staatsteun en begroting

• Is de 35% eigen bijdrage/cofinanciering per project of per partij? Kan een consortiumpartner subsidie krijgen voor 100% van de projectkosten, en dat andere partijen zorgen voor de 35% eigen bijdrage/cofinanciering? Voldoet dit dan aan de AGVV?
  De minimale cofinanciering van 35% geldt op projectniveau. Per deelnemende partij wordt op basis van de grootte van de onderneming (klein, middelgroot of groot) de maximale steunintensiteit bepaald volgens de AGVV. Hiervoor dient de EU SME Self Assessment Wizard ingevuld te worden. Het AGVV-begrotingsformat berekent per partij automatisch het toegestane subsidiebedrag en de vereiste cofinanciering. Een partij kan niet 100% van haar projectkosten vergoed krijgen, aangezien de maximale steunintensiteit 80% bedraagt bij een kleine onderneming. De cofinanciering hoeft niet per definitie door de partij zelf te worden ingebracht. Deze kan ook afkomstig zijn van andere consortiumpartners of externe partijen (zoals sponsoren). Wel moet het project als geheel voldoen aan de vereiste cofinanciering, en moet de verdeling daarvan transparant zijn. Uiteraard geldt ook dat niet alle kosten in zijn algemeenheid als (eigen) bijdrage kunnen worden opgevoerd, deze moeten wel rechtstreeks verband houden met het onderzoek. De subsidie wordt altijd uitgekeerd aan de hoofdaanvrager, die verantwoordelijk is voor de doorbetaling aan consortiumpartners. Zie de subsidieoproep voor meer informatie.
• Wordt een stichting gezien als een onderneming (mogen zij dus 100% aanvragen of ook rekening houden met de staatssteun)?
  Een stichting wordt ook gezien als een onderneming in de zin van staatssteunregels. Ook stichtingen dienen daarom te voldoen aan de AGVV-voorwaarden. Voor het eventuele gedeelte van de subsidie waar een stichting als medeaanvrager aanspraak op maakt, geldt dus ook de verplichte eigen bijdrage.
• Mag cofinanciering ook in kind plaatsvinden, bijvoorbeeld door inzet van personeel?
  Ja, cofinanciering kan in cash of in kind worden gefinancierd. De inzet van personeel valt onder in kind financiering.
• Kunnen zorgkosten ook als in-kind kosten opgevoerd worden?
  Als zorgkosten zijn te scharen onder de kosten die voor vergoeding in aanmerking komen, bijvoorbeeld omdat dit personeelskosten zijn van personeel dat zich met het onderzoek bezighoudt dan kan dit een eigen bijdrage zijn voor zover zij zien op werkzaamheden met betrekking tot het onderzoeksproject. Het kan ook zijn dat dit valt onder de definitie van bijkomende kosten zijn die rechtstreeks uit het project voortvloeien en om die reden in aanmerking komen voor vergoeding (en dus ook als in kind bijdrage kunnen worden meegenomen als slechts een deel daarvan voor vergoeding in aanmerking komt op basis van de toegepaste percentages). Het is niet zo dat alle kosten in zijn algemeenheid als eigen bijdrage kunnen worden opgevoerd, daarvoor moeten zij wel rechtstreeks verband houden met het onderzoek.
• Als in opdrachtverlening wordt deelgenomen, geldt dan ook een in-kind bijdrage deel?
  Indien een aanvrager derden inhuurt voor de uitvoering van een deel van de projectactiviteiten (opdrachtverlening) is, net als voor andere opgevoerde kosten, een eigen bijdrage verplicht.
• Het is bijna onmogelijk om voor 2 december al toegezegde cofinanciering volledig rond te krijgen. Hoe gaan jullie daarmee om?
  In de projectidee fase is het geen vereiste om de cofinanciering volledig rond te hebben. Tijdens deze fase wordt u gevraagd om een globale realistische onderbouwing van het aangevraagde budget te geven. Dit kunt u toelichten in sectie 5 (Financiële gegevens) van het aanvraagformulier via Mijn ZonMw.
• Is het begrotingsformat al beschikbaar? Of pas bij de uitgewerkte aanvraag?
  Het AGVV-begrotingsformat is nog niet beschikbaar. Deze komt beschikbaar tijdens de uitgewerkte subsidieaanvraagfase.
• Wat is de definitie van industrieel onderzoek?
  Industrieel onderzoek betreft toegepast onderzoek en richt zich op het opdoen van nieuwe kennis en vaardigheden met het oog op de ontwikkeling en verbetering van producten, processen en diensten. Zie subsidieoproep voor de volledige definitie van industrieel onderzoek.
• Hoe gedetailleerd moet onderbouwing van budget zijn in de projectideefase?
  De onderbouwing van het budget van uw projectidee hoeft niet tot in detail uitgewerkt te zijn. Het betreft een globale realistische onderbouwing van het aangevraagde budget. Dit kunt u toelichten in sectie 5 (Financiële gegevens) van het aanvraagformulier via Mijn ZonMw. Het aan te vragen budget van de eventuele uiteindelijke subsidieaanvraag mag niet meer dan 15% afwijken van het aangevraagde budget in het projectidee.

Consortium of individuele aanvragen

• Hoe liggen de kansen voor individuele centra vs. consortia? Klopt mijn inschatting dat een single center zonder voorgaande Topzorg/TZO subsidie niet kansrijk is?
  o    Elke aanvraag, zowel individueel als in consortiumverband, heeft evenveel kans op honorering. Het adviespanel beoordeeld de aanvragen onafhankelijk aan de hand van de gestelde voorwaarden in de oproep.
• Kan een mkb ook deel uitmaken van het consortium/aanspraak maken op subsidie of moet dat ook via een opdrachtverlening?
  Een mkb kan alleen in opdrachtverlening worden ingehuurd voor de uitvoering van een deel van de projectactiviteiten.
• Als een universiteit de hoofdaanvrager is, wie tekent er: RvB van de universiteit of het UMC?
  Binnen deze oproep kan een universiteit geen hoofdaanvrager zijn. De hoofdaanvrager en bestuurlijk verantwoordelijke van het projectidee dienen werkzaam te zijn bij een (in Nederland gevestigd) algemeen ziekenhuis, revalidatiecentrum, categoraal ziekenhuis of instelling of zelfstandige behandelcentrum in de medisch specialistische zorg. Een universiteit kan wel als medeaanvrager aanspraak maken op subsidie. Umc’s kunnen via opdrachtverlenging worden ingehuurd voor de uitvoering van een deel van de projectactiviteiten.
• Begrijp ik het goed dat er per hoofdaanvragende partij max. 4 projectideeën ingediend kunnen worden en dat er max. 2 uitgewerkte aanvragen per hoofdaanvragende partij uitgewerkt mogen worden?
  Dat klopt.
• Voor een consortium: moeten de drie instellingen alle drie voldoen aan de eisen voor een hoofdaanvrager/individuele aanvraag?
  Ja.
• Als je met consortium gaat werken, is er dan een intentieverklaring nodig, of is mede-aanvrager zijn voldoende?
  In een consortiumverband moeten de medeaanvragers een Letter of Commitment aanleveren.

Aanvraagproces

• Hoe weet ik als ziekenhuis of er al 4 projectideeën zijn ingediend? En wat gebeurt er als blijkt dat er toch 5 zijn ingediend?
  ZonMw gaat ervan uit dat instellingen dit intern afstemmen. Bij indiening van het projectidee wordt een formulier aangeleverd ondertekend door de Raad van Bestuur en voorzitter Medische Staf waarin verklaard wordt dat de bestuurlijk verantwoordelijke kennis heeft van en uitvoering laat geven aan het voorstel bij toekenning van de subsidie.
• Wanneer mogen activiteiten onder subsidie starten? Is dat na aanvraagdatum of na goedkeuringsdatum?
  De uiterlijke startdatum van het project is maart 2027. Projecten kunnen van start gaan na een besluit tot toekenning van de subsidie. ZonMw verleent subsidie voor de duur van het project. Kosten die voor of na de looptijd van het project worden gemaakt, kunnen niet worden bekostigd vanuit de subsidie.
• Wanneer worden de interviews gepland? Vorige keer was dat erg last minute.
  De interviews zullen eind september 2026 plaatsvinden. Zodra de data voor de interviews bekend zijn, zullen we deze delen met aanvragers.  Midden september vindt de interviewselectievergadering plaats. In deze vergadering maakt de commissie een selectie van de meest kansrijke aanvragen op basis van de ingediende aanvragen, beoordeling door referenten, beoordeling door het patiëntenpanel en het wederhoor. De meest kansrijke aanvragen die worden uitgenodigd voor een interview. De uitnodigingen voor de interviews zullen direct na deze vergadering verstuurd worden.
• Wordt er bij selectie van positieve projectideeën al rekening gehouden met het totaal beschikbare budget? Dat wil zeggen dat aanvragen in mei het totaalbudget niet te ruim overschrijden.
  De adviezen die worden gegeven zijn gebaseerd op de gestelde criteria in de subsidieoproep voor projectideeën en de informatie uit het projectidee, waarbij wordt beoordeeld op relevantie en globaal op kwaliteit. Op basis van het totale budget dat wordt aangevraagd met de ingediende projectideeën en het totaal beschikbare budget binnen de subsidieronde wordt bepaald hoeveel positieve adviezen gegeven kunnen worden om in de uitgewerkte aanvraagfase ongeveer 50% van de aanvragen te kunnen honoreren.  
• Op basis waarvan wordt de keuze gemaakt om consortia wel of niet op te roepen voor een interview?
  Op basis van de ingediende aanvragen, beoordeling door referenten, beoordeling door het patiëntenpanel en het wederhoor maakt de commissie een selectie van de meest kansrijke aanvragen die worden uitgenodigd voor een interview.
• Ondersteuning vanuit NVZ enkel in subsidieaanvraag, niet bij projectidee?
  Dat klopt.

Lijn 1 – Ronde 1

• Hoeveel projectideeën waren er in de 1e ronde? Om ongeveer te kunnen inschatten wat de animo (en kans tot succes) is.
  In de eerste ronde werd er niet gewerkt met een projectideefase. Er zijn in de subsidieaanvraagfase uiteindelijk 58 uitgewerkte aanvragen ingediend en 18 gehonoreerd.
  Wetenschappelijke vereniging(en)

Wetenschappelijke vereniging(en) 

• Tijdens de sessie is al deels ingegaan op de kennisagenda als voorwaarde voor de MedZO subsidie. Ik zou hier graag nog wat verder op doorvragen, specifiek over de rol van wetenschappelijke verenigingen. Stel dat een project aansluit bij een kennisagenda van een beroeps- of branchevereniging binnen een bepaald zorgdomein — hoe wordt dan bepaald of deze vereniging ook erkend wordt als wetenschappelijke vereniging in het kader van de subsidievoorwaarden? En wat zijn de criteria voor die erkenning?
  Indien er geen officiële wetenschappelijke vereniging is die zich richt op het betreffende wetenschappelijke vakgebied, dan dient toegelicht te worden of er een andere vereniging van professionals is die relevant zou kunnen zijn om te betrekken. Hierbij geldt dat het adviespanel/ de programmacommissie beoordeelt of in het kader van de oproep de betrokken vereniging geschikt en relevant is om te betrekken bij het voorstel.