Instructies voor rapportage over FAIR-datamanagement met kerngegevens

Op deze pagina staan de instructies voor het invullen van de tabel met kerngegevens. Hiermee rapporteert de projectleider over de voortgang en de opbrengsten van datamanagement in het project. Ook moet de laatste versie van het DMP worden ingeleverd bij ZonMw als achtergronddocument bij de kerngegevens.

Rapportage met kerngegevens over voortgang en opbrengsten van datamanagement

Voor wie?

  • Voor projectleider (subsidieontvangers), die zijn verbonden aan onderzoeksorganisaties en/of praktijkorganisaties die daarmee samenwerken;
  • Voor datastewards die projectleiders adviseren en/of ondersteunen.

Wanneer?

  • Halverwege het project, bij de rapportage in het voortgangsverslag (VV).
  • Aan het einde van het project, bij de rapportage in het eindverslag (EV).

Waarover?

  • In het VV over de voortgang van datamanagement, voor zover de informatie al beschikbaar is.
  • In het EV over de opbrengsten van het datamanagement, namelijk de bronnen die in het project zijn gebruikt en herbruikbaar en (onder voorwaarden) toegankelijk zijn gemaakt. De complete lijst moet worden ingevuld. Als de informatie nog niet beschikbaar is, graag toelichten.
  • Per programma of subsidieronde kunnen aparte instructies worden gegeven over de rapportage .

Uitleg en ondersteuning

  • Er zijn vele websites en platforms met goede tips voor datamanagement. We noemen er een paar die een goed vertrekpunt zijn, omdat ze een compleet overzicht geven, actueel zijn (en gehouden worden) en verwijzingen geven naar specialistische datadiensten (services) en infrastructuren: RDMkitFAIR Cookbook, Health-RI services, Health-RI Data stewardship Handbook, LCRDM.
  • Het is raadzaam om een lokale datasteward te betrekken bij het datamanagement en de kerngegevens. Dit om de informatie te duiden en keuzes te maken die passen bij het project en de lokale situatie.
  • In de tabel 'Tabel Kerngegevens – key items' onderin staan bij ieder kerngegeven specifieke verwijzingen. Onderstaande tabel is slechts een voorbeeld. Om de gegevens aan te leveren gebruikt u de tabel in het formulier voor het voortgangs- of eindverslag.

Tabel Kerngegevens met specifieke verwijzingen

Tabel Kerngegevens met specifieke verwijzingen (versie november 2023)
Tabel Kerngegevens met specifieke verwijzingen (versie november 2023)
Kerngegevens Antwoordopties (bij enkele vragen zijn meerdere antwoorden mogelijk)
Algemene informatie:
  1. Projectnummer van ZonMw:
  2. De informatie over de kerngegevens is aangeleverd door projectleider/datasteward/anders (geef functie en een naam):
  3. De rol in het project: projectleider/datasteward/anders:

Vink het type databron aan waarvoor u de kerngegevens opgeeft. U kunt voor elke bron een aparte lijst invullen.

In de onderstaande kerngegevens kunt u voor de term ‘data’ ook 'andere soorten bronnen' lezen.

Databron:
☐ data    
☐ collectie van biologische materialen
☐ software
ander type databron, namelijk:

Kerngegeven 1. Data vindbaar maken met een persistent identifier

De URL van de persistent identifier (PI) of unieke identificatiecode, die verwijst naar de databron (bijvoorbeeld de DOI-code).

Noteer de code: In Mijn ZonMw bij ‘Huidige /afgeronde aanvragen’. Zie daarvoor de instructies in hoofdstuk 2 - Producten, publicaties en andere resultaten in de Handleiding voor projectleiders op Digitaal loket Mijn ZonMw

Dit kerngegeven moet correct ingevuld zijn om het project te kunnen afronden.

Achtergrondinformatie (in Engels):
RDMkit – Identifiers for data publication
Health-RI (SURF): Persistent Identifers

☐ DOI/PI-code voor de databron*:

☐ DOI/PI-code die is verschaft door de opslaglocatie of het platform waar de databron is te vinden*:

De code heb ik genoteerd in het Mijn ZonMw bij ‘Huidige/afgeronde aanvragen’:

☐ Ik kan geen PI aanleveren. Leg uit waarom ... Ik geef daarom een alternatieve code of webpagina waarmee de databron altijd te vinden is:

☐ Opmerkingen: 

Kerngegeven 2. Data vindbaar maken via een dataplatform of repository

Data opslaan en publiceren aan het einde van het project.

Achtergrondinformatie (in Engels):
RDMkit – Data storage at the end of a project
RDMkit – Data publishing
Health-RI (SURF): Data storage and management

De data zijn vindbaar (en eventueel open, of onder voorwaarden beschikbaar) via een openbaar dataplatform (repository) met toestemming van de datasteward. Link/naam:

De data zijn opgeslagen in een data-archief van het instituut met toestemming van de datasteward. Link/naam:  

In dit geval MOET u ook de volgende vraag beantwoorden:

Voor een betere vindbaarheid van de data, zijn er metadata over de data gepubliceerd in een online (metadata-)catalogus of web portaal: Link/naam:

☐ Opmerkingen:      

Kerngegeven 3. De gebruiksvoorwaarden

De voorwaarden waaronder andere gebruikers toegang krijgen tot de data (geef de link of de persistent identifier daarvoor).

Achtergrondinformatie:

Gebruiksvoorwaarden of licentie (link/PI):  
☐ Toegang tot data wordt gecontroleerd door een Data Access Committee (DAC)
☐ Voor het gebruik van persoonsgegevens: deelnemers hebben toestemming gegeven voor (nader) gebruik van de data.
☐ Mijn data zijn open access. Er zijn geen gebruiksvoorwaarden.
Mijn data zijn open access. De volgende gebruiksvoorwaarden of licentie zijn van toepassing (link/PI):
De gebruiksvoorwaarden zijn nog niet bepaald (graag uitleggen):  

4. De standaarden

Informatie over de
standaarden die worden gebruikt om data vast te leggen.

Vink de opties aan die van toepassing zijn voor uw data. Geef details over de antwoorden in de eindversie van het DMP dat u indient bij uw eindverslag.

Achtergrondinformatie (in het Engels):
RDMkit – Documentation and metadata 

Ik verklaar dat ik voor het vastleggen van mijn data gebruikt heb gemaakt van een ‘preferred format’ (zie Bestandsformaten). Indien dat niet het geval is, graag toelichten:   
Ik heb een bestaand datamodel gebruikt.
Ik heb een nieuw datamodel gebruikt.
Ik heb een terminologiestandaard gebruikt (bijv. een vocabulaire, codeboek, ontologie).

☐ De standaard(en) die ik heb gebruikt zijn FAIR, dat wil zeggen ‘machine-actionable’.
☐ De standaard(en) die ik heb gebruikt zijn gangbaar in mijn onderzoeksdomein.
☐ De standaard(en) die ik heb gebruikt zijn goedgekeurd door mijn  datasteward.

☐ Opmerkingen:     

Kerngegeven 5. Metadata

Een metadataschema dat informatie verschaft over (de herkomst en totstandkoming) van de databron(nen) die voor het onderzoek zijn gebruikt. De metadata moeten tenminste een beschrijving geven op het niveau van het project of de studie. Gebruik bij voorkeur een metadataschema dat specifiek is voor het betreffende onderzoeksdomein. Als dat niet beschikbaar is, gebruik dan een algemeen metadataschema.

Vink de opties aan die van toepassing zijn voor uw data. Geef details over de antwoorden in de eindversie van het DMP dat u indient bij uw eindverslag.

Achtergrondinformatie:

Ik gebruik het metadataschema(‘s) van mijn openbaar dataplatform (repository).
Ik gebruik een metadataschema(‘s) dat specifiek is voor het betreffende onderzoeksdomein.
Ik gebruik een standaard metadataschema(‘s).
☐ Ik heb een nieuwe metadataschema(‘s) gemaakt.
☐ Het metadataschema(‘s) dat ik gebruik is FAIR, dat wil zeggen ‘machine-actionable’.
Het metadataschema(‘s) dat ik gebruik is met toestemming van mijn datasteward.
☐ Ik gebruik geen metadataschema (graag toelichten):

☐ Opmerkingen:      

Kerngegeven 6. Persoonsgegevens

Bij het gebruik van persoonsgegevens: de privacy van de deelnemers aan het onderzoek zijn beveiligd conform de AVG / GDPR.

Vink de opties aan die van toepassing zijn voor uw data. Geef details over de antwoorden in de eindversie van het DMP dat u indient bij uw eindverslag.

Achtergrondinfomatie:

Samen met de datasteward en/of de functionaris persoonsgegevens zijn mogelijke privacyrisico’s in kaart gebracht.
☐ (Dit antwoord is hetzelfde als voor het kerngegeven over Gebruiksvoorwaarden): deelnemers hebben toestemming gegeven voor (nader) gebruik van de data.

Maatregelen ter bescherming van de privacy:
Data anonimiseren
Data pseudonimiseren
Ik deel geen ruwe data, alleen geaggregeerde data waaruit geen persoonsgegevens zijn af te leiden.
De maatregelen zijn goedgekeurd door de datasteward en/of de functionaris persoonsgegevens van mijn instituut.
☐ Mijn data bevatten geen persoonsgegeven.

☐ Opmerkingen: 

Kerngegeven 7. Proefdieronderzoek

In het geval van proefdieronderzoek geldt de aanbeveling om het onderzoeksprotocol te registreren in at preclinicaltrials.eu. Geef hier de ID van de registratie.

ID/registratienummer in preclinicaltrials.eu:     ☐ Ik heb het protocol ook bij een andere open science-platform geregistreerd. ID/registratienummer: 
☐ In mijn project zijn geen proefdieren gebruikt. 

Veel gestelde vragen

Het DMP is om datamanagement aan het begin van het project te plannen. Een DMP is een levend document en kan dus gedurende het project worden aangevuld of aangepast. De kerngegevens zijn er om over de opbrengsten van datamanagement te rapporteren. De informatie voor de kerngegevens is – ook in het DMP te vinden. Lees meer over de kerngegevens en wat ZonMw ermee doet in ZonMw’s instructies over FAIR-datamanagement voor projectleiders.

Het is goed om de onderdelen van het datamanagement zo vroeg mogelijk te regelen. Voor de kerngegevens gaat ZonMw er echter niet van uit dat halverwege een project alle informatie al beschikbaar is. Bij het eindverslag moet de lijst kerngegevens wel volledig zijn ingevuld. Mocht niet alles ingevuld kunnen worden, licht dan toe waarom niet.

Middels de kerngegevens wil ZonMw zien dat een projectleider zaken regelt om data (en andere bronnen) herbruikbaar te maken en (al dan niet onder voorwaarden) beschikbaar te stellen. Het is bekend dat er veel manieren zijn om dit te doen. De antwoorden zijn dus niet altijd met een ‘goed’ of ‘fout’ te beoordelen. Advies van een datasteward en eventueel andere experts van het onderzoeksinstituut of van een data-infrastructuur of dataservice-organisatie is van belang om de passende oplossingen te kiezen.