In 4 stappen naar succesvol communiceren
Bloed, zweet en tranen stop je in je project. Allemaal met dat ene hogere doel: een verschil maken voor mensen met een beperking. Natuurlijk zorg je dat je onderzoek goed in elkaar zit, dat de tools die je ontwikkelt bruikbaar zijn en dat je samenwerkt met de juiste partijen. Maar er is nóg iets belangrijk voor het slagen van je project: zorgen dat mensen er enthousiast over zijn! Alleen als mensen je project kennen, kunnen ze eraan meedoen en er gebruik van maken. Daarom ging deze bijeenkomst van de serie ‘Meer impact met je project’ over de vraag: hoe zet je jouw project in de spotlight?
Op 15 februari schoven bijna negentig deelnemers online aan om meer te leren over het onderwerp projectcommunicatie. Niet alleen projectleiders van Gewoon Bijzonder kwamen kennis opdoen, maar ook van andere ZonMw-programma’s. Samen met onderzoekers, ervaringsdeskundigen, professionals en andere belangstellenden maakten zij zich op voor een informatieve én interactieve bijeenkomst. De aftrap van de bijeenkomst was in handen van Hilair Balsters, coördinator van het Kennisplein Gehandicaptensector en senior adviseur bij Vilans. Hij interviewde Annelies Overwijk en Kitty Jurrius, projectleiders van twee succesvolle projecten.
Stap 1: Denk van tevoren al na over communicatie
De verleiding is groot om je eerst te richten op de inhoud van je project, en pas aan het eind na te denken over communicatie. Dat kan slimmer, zo bleek uit het verhaal van Annelies Overwijk. Het succes van haar project De Krachten Gebundeld is voor een groot deel te danken aan het communicatieplan dat aan het begin werd opgesteld. In zo’n plan bepaal je: wat vertel je wanneer, waarom, aan wie, waar en hoe? Het inplannen van tussentijdse inkijkjes is om twee redenen handig. Aan de ene kant kun je mensen meenemen in je verhaal, zelfs vóórdat je echt van start gaat. Zo creëer je enthousiasme, bijvoorbeeld bij je onderzoeksgroep. Aan de andere kant helpt het plan je de lijn van het onderzoek uit te zetten en de vaart erin te houden. Annelies: ‘Verder konden we het communicatieplan ook gebruiken als monitor: wat hebben we gedaan en hebben we daarmee onze doelen bereikt? Zo merkten we dat na elke bijeenkomst het aantal leden van onze Facebookgroep steeg. Dan zie je dat zo’n actie zin heeft.’
Tip: Maak iemand verantwoordelijk voor communicatie
Communicatie goed aanpakken is makkelijker als iemand hierin de leiding heeft. Maak daarom een persoon of een team verantwoordelijk voor communicatie. Zo houd je doelen, afspraken en taken gemakkelijk in de gaten. Bonustip: betrek ook een ervaringsdeskundige bij je team. Hij of zij heeft vaak een groot netwerk én kan meedenken over toegankelijke informatie.
Stap 2: Zorg voor variatie van je communicatiemiddelen én doelgroep
Filmpjes, verhalen, interviews, bijeenkomsten, rapporten en fotoreportages. Om verschillende mensen te bereiken, zet je het liefst een breed palet aan online én offline communicatie-uitingen in. En het liefst communiceer je niet via één kanaal, maar via veel verschillende. Kitty, onderzoeker bij het kennisnetwerk NAH: ‘Wij stuurden zelf een nieuwsbrief uit, maar deden ook veel om gebruik te maken van kanalen van andere partijen. De Hersenalliantie heeft bijvoorbeeld direct contact met beroepsorganisaties van verpleegkundigen, fysiotherapeuten, logopedisten, revalidatieartsen en met patiëntenorganisaties. We wilden natuurlijk ook op hun communicatie-uitingen meevaren! Dankzij een implementatiesubsidie van ZonMw konden we een stevig communicatienetwerk opzetten. En natuurlijk hebben we vanaf het begin heel intensief samengewerkt met het Kennisplein Gehandicaptensector.’
2 tips om je impact te vergroten
- Social media zijn een laagdrempelige manier om over je project te vertellen en volgers te verzamelen. Maak een Facebookgroep of zoek op LinkedIn naar groepen met thema’s die aansluiten bij jouw project. Voor je het weet, heb je je bereik verdubbeld.
- Zoek ook manieren om je boodschap buiten het zorgveld te communiceren. Zijn er bijvoorbeeld bijeenkomsten waar het UWV is vertegenwoordigd? Of kun je een beleidsrapport voor gemeenten schrijven? Deze partijen kunnen een grote rol spelen in het succes van je project.
Stap 3: Maak je communicatie aantrekkelijk
Het Kennisplein Gehandicaptensector is een perfecte plek voor je projectcommunicatie. Hier komen professionals uit het veld kennis ophalen en delen. Hier verschijnt binnenkort ook de ‘Toolkit Kennisdelen Gewoon Bijzonder’, aldus Marion Keizer van Vilans. ‘De toolkit zit vol tips en trucs om je doelgroep te inspireren en activeren. Deze helpen je om je verhaal aantrekkelijk te maken, bijvoorbeeld met goed beeldmateriaal en toegankelijke teksten op B1-niveau.’ Lisa Delmée, eveneens werkzaam bij Vilans, vertelde over een nieuwe manier om je projectresultaten makkelijk te delen. ‘We hebben, vanuit Gewoon Bijzonder, een format ontwikkeld met duidelijke kopjes, zodat je je tekst zo helder mogelijk online kunt zetten. Én om snel duidelijk te maken wat je opbrengst precies is, voor wie het bedoeld is en wat je er aan hebt. Daarnaast worden er “unieke toevoegingen” gemaakt die via social media verspreid worden. Deze zijn bedoeld om bezoekers naar het Kennisplein te lokken. Begin dus alvast met het opnemen van vlogs en andere leuke uitingen, dan kun je ze straks gemakkelijk delen!’
Maak je boodschap ook toegankelijk voor naasten
Na de pauze vertelde lid van de klankbordgroep ervaringsdeskundigen van Gewoon Bijzonder Paula van Driesten haar verhaal. Als moeder van een zoon met een meervoudige beperking benadrukte zij dat projectresultaten niet alleen waardevol zijn voor professionals, maar juist ook voor familieleden en andere naasten. ‘We gaan naar een situatie waarin naasten en professionals echt samenwerken. Dat kan alleen als we dezelfde kennis hebben. Daarom ben ik blij dat ouders ook steeds vaker door zorginstellingen in de gelegenheid worden gesteld om scholingen voor professionals, zoals webinars en e-learnings, te volgen.
Om resultaten voor naasten toegankelijk te maken, hoef je vanuit je project meestal niet veel aan te passen: als iets toegankelijk is voor begeleiders, kunnen naasten er vaak ook mee uit de voeten. Denk wel aan andere platforms waar naasten hun kennis halen, zoals belangenorganisaties en patiëntenverenigingen. En als je naasten in je project betrekt, maak dan gebruik van hun netwerk om resultaten bij andere naasten onder de aandacht te brengen.’
Stap 4: Gebruik je creativiteit!
Voor het laatste programmaonderdeel nam ZonMw-medewerker Anouk Haverkamp de deelnemers mee in de wereld van zakelijk tekenen. Want als je je verhaal niet kunt tekenen, dan rammelt er nog iets aan, legde zij uit. ‘Een tekening zorgt ervoor dat je je gedachten makkelijk ordent, maakt in één keer duidelijk wat je bedoelt en blijft langer hangen bij de ontvanger. Op die manier is het een superkrachtig middel in de communicatie!’ Na een spoedcursus langs het visuele alfabet lukte het alle deelnemers een toegankelijke praatplaat te tekenen.
De reacties die loskwamen na dit laatste onderdeel waren louter positief. Stuk voor stuk gaven deelnemers aan dit een heel leuke, creatief manier van communiceren te vinden. Eén deelnemer vertelde dit zeker te gaan toepassen in toekomstige nieuwsbrieven, en een ander liet weten dat zij de tekening die in deze sessie gemaakt was te gaan gebruiken bij communicatie-uitingen over het project.