'25.000 minder zorguren en verhoogde medicatieveiligheid dankzij de inzet van e-health'

J: “Ik ben Judie Slingerland en werk als adviseur innovatie bij Rivas Zorggroep. Ik ben projectleider voor de implementatie van dit SET-traject, waarin we zowel de medicijndispenser Medido als de medicatie toediening registratie app hebben geïmplementeerd en opgeschaald.”

Y: “Ik ben Yvonne Molenaar-Bok en ik ben sinds 2003 werkzaam bij Rivas. Eerst als helpende, daarna verzorgende IG en later als verpleegkundige in de intramurale zorg. Net voor de lockdown in maart 2020 heb ik de overstap gemaakt naar de wijkverpleging.”

J: “In 2019 hebben we een SET-aanvraag gedaan en afgelopen september hebben we dit project afgerond. Ons voornaamste streven was het vergroten van de medicatieveiligheid. We hebben daar op twee manieren op ingespeeld. Aan de ene kant door over te gaan van papieren medicatielijsten naar elektronische toedienregistratie, waarvan het op afstand kunnen uitvoeren van dubbele medicatiecontroles onderdeel is. Door over te gaan op elektronische toedienregistratie blijft medicatie informatie actueel. Dit was met papieren toedienlijsten niet altijd mogelijk.  

En aan de andere kant hebben we ingezet op de medicatiedispenser Medido zodat cliënten herinnerd worden aan het innemen van de juiste medicatie op het juiste moment. Uiteraard alleen wanneer dit een passende optie is voor de cliënt. Een interventie waarbij ook volledige of gedeeltelijke zelfstandigheid op dit gebied terug kan worden gegeven aan de cliënt. Voor de inzet van Medido werden we geïnspireerd door andere organisaties die daar al gebruik van maakten. We zijn destijds bij twee wijkverplegingsteams gestart om er ervaring mee op doen, ook om te bepalen of we deze toepassing verder wilden opschalen. Op basis daarvan is de SET-aanvraag geschreven.”

Maken de toepassingen inmiddels structureel deel uit van het zorgproces?

J: “Ja, beide toepassingen maken op grote schaal deel uit van het zorgproces. Dit is bijvoorbeeld terug te zien in het aantal cliënten dat gebruik maakt van de Medido. Dit is inmiddels één jaar lang een stabiel aantal gebleven, ondanks dat in die periode een cliënten zijn gestopt met het gebruiken van de Medido en nieuwe cliënten zijn gestart met de Medido.”

Y: “Als wij vanuit de wijkverpleging een intake hebben met een nieuwe cliënt, dan kijken wij of het nodig is dat wij de medicatie aanreiken of dat we Medido kunnen inzetten. Soms zetten we bij een cliënt alleen de Medido in, maar we bieden ook combinatiezorg. Daarbij bezoeken we de cliënt voor andere zorgtaken, maar voor de medicatie zetten we de dan medicijndispenser in.”  

J: “In het begin bleek het nog wel eens onwennig om dit structureel mee te nemen tijdens een intake, maar dat gaat nu zoals Yvonne ook al aangeeft heel goed. Dat zien we terug bij alle wijkteams.”  

Welke effecten zien jullie terug met de inzet van de toepassingen?

J: We hebben bij de implementatie van beide toepassingen gekeken naar zowel de cliëntervaringen als de ervaringen van de collega’s binnen de wijkverpleging. Een paar interessante resultaten om te noemen: 85% van de cliënten geeft aan dat zij zich zelfredzamer voelen dankzij Medido. 95% van de cliënten heeft dan ook geen hulp meer nodig bij het verkrijgen van medicatie, waardoor we bijna 25.000 uur minder zorguren hoeven in te zetten. Dat betekent concreet dat we hierdoor bijna 350 cliënten per jaar extra kunnen helpen. Daarnaast geeft maar liefst 94% van de collega’s binnen de wijkverpleging aan dat de medicatieveiligheid is toegenomen dankzij de elektronische toedienregistratie. Dit zijn resultaten waar we trots op zijn.”

Hoe is de structurele bekostiging geborgd?

J: "Voor de inzet van Medido zijn met alle zorgverzekeraars afspraken gemaakt."

We hebben het nu voornamelijk gehad over successen, maar er waren vast ook moeilijkheden tijdens jullie SET traject?

J: “Absoluut. De organisatie had nog weinig ervaring met het uitvoeren van soortgelijke implementatietrajecten. Achteraf gezien hebben we met name op het gebied van de implementatiestrategie veel anders kunnen doen. Hier hebben we veel van geleerd. Dit gaat met name in op hoe je wijkteams begeleidt bij zo’n verandering om uiteindelijk te komen tot structurele borging binnen het primaire proces. Hiernaast maakten de coronabeperkingen praktische activiteiten zoals het organiseren van fysieke scholingen ingewikkeld. Hierdoor hebben we veel moeten uitwijken naar digitale scholingen. Dit was niet ideaal.’’

Y: “Wij hebben er bij ons team voor gekozen om mij aanspreekpunt te maken, dus een ‘aandachtsvelder’. Ik was bereikbaar voor vragen en kon collega’s extra uitleggen wat de inzet van Medido ons kon opleveren, wat meer draagvlak opleverde.”

J: “Bij de implementatie van de elektronische toedienregistratie hadden we te maken met andere uitdagingen: bijvoorbeeld de afhankelijkheid van deelname van apotheekhoudende huisartsen en apothekers. We zijn ontzettend blij dat het grootste deel van de apothekers er voor open stond om aan te haken.”

Y: “We ondervonden ook weerstand van collega’s in het begin. Bij dit implementatietraject hebben we daarom een team van vijf aandachtsvelders aangesteld in plaats van één. We hebben de uitleg niet alleen via webinars, maar ook met live bijeenkomsten gedaan. En wij hebben met de vijf aandachtsvelders de training als eersten gevolgd, zodat wij de collega’s ook weer konden informeren.”

Y: “Het is moeilijk om iedereen te enthousiasmeren en ook dat moet je accepteren. Wat helpt is om te onderzoeken waarom je iemand niet mee krijgt. Wat zit erachter? We hebben bijvoorbeeld oudere collega’s die zeggen dat digitalisering niks voor hen is. Dan kunnen wij deze collega’s extra informeren en ondersteunen. Bij sommige collega’s zit er ook gewoon weerstand tegen verandering in het algemeen. Dan gaat het dus niet eens om de toepassing zelf, maar om het feit dat het ‘weer iets nieuws’ is.”

J: “In gesprek blijven gaan met collega’s om te begrijpen waar weerstand vandaan komt is inderdaad een hele belangrijke. Een rol voor een aandachtsvelder, teammanager en ook het projectteam. De kracht van de herhaling, het continue blijven benoemen. Via deze manier kwamen we erachter dat er verschillende (onterechte) aannames aanleiding zijn voor deze weerstand, bijvoorbeeld de angst dat er straks geen werk meer overblijft door de inzet van e-health. Dit is een begrijpelijke angst, maar dat is natuurlijk niet de insteek. Sterker nog, het is juist een interventie die er onder andere voor kan zorgen dat collega’s niet overlopen. We hebben verschillende sessies georganiseerd om in te zoomen waarom wie hier eigenlijk mee bezig zijn en waar de noodzaak voor verandering vandaan komt.”

Wat zijn jullie ervaringen geweest met het ondersteunende SET-up programma?

J: “Voor deze SET-aanvraag waren we nog niet aangemeld voor het netwerk. We hebben een tweede SET-aanvraag gedaan en we zijn nu wel aangesloten bij het SET-up programma. Het is prettig dat er een platform is waarop je informatie kunt delen en je vragen kunt stellen. Iedereen op het platform is immers met hetzelfde bezig. Die kennisdeling, waarbij het gaat over zowel wat brengen als halen, is waardevol.”

Hoe gaan jullie verder in de toekomst, na de SET?

J: “Zoals ik al eerder benoemde was dit voor Rivas Zorggroep het eerste SET project, waarin uiteindelijk alle doelstellingen zijn behaald maar waarin dit wel met vallen en opstaan is verlopen. De geleerde lessen nemen we mee binnen de huidige en toekomstige projecten. Momenteel zijn we bijvoorbeeld bezig met de opschaling van beeldzorg binnen de wijkverpleging door middel van een digitaal wijkteam, en start komend jaar onder andere het project ‘Digitale ondersteuning bij dagstructuur thuis’, waarin wordt ingezoomd op de ondersteuning bij de dagstructuur voor mensen met dementie.”

Y: “Nu wij verder werken aan digitalisering binnen Rivas, merk ik ook dat er minder ruis is in de wijk. Toen we begonnen met de elektronische toedienregistratie kreeg ik heel veel vragen en was er veel onrust. Dat ervaar ik nu bijna niet meer.”

J: “Begin klein en probeer eerst te begrijpen welke implementatiestrategie er nodig is. Blijf ook flexibel en vergeet niet dat het maatwerk blijft. Ieder team is verschillend, wat maakt dat een andere aanpak per team nodig kan zijn.”

Y: “Zorg voor een aandachtsvelder in de wijk. Ik denk dat het elk team heel erg kan helpen als er één vast, toegankelijk aanspreekpunt is.”

J: “Daarnaast is de timing van de borgingsfase ook heel belangrijk. Wij hebben eerst de opschalingsfase doorlopen en zijn toen pas met de borging naar de lijn toe gestart. Dat is eigenlijk te laat, want hierdoor wordt het lastiger om eigenaarschap te creëren. Hou de activiteiten niet vast binnen het projectteam, maar beleg ze direct op de plek waar ze uiteindelijk horen. Deze geleerde les nemen we ook mee in onze huidige en toekomstige projecten."