Wet- en regelgeving van ZonMw

ZonMw komt voort uit 2 organisaties: ZorgOnderzoek Nederland (ZON) en het gebied Medische Wetenschappen (MW) van NWO. Toen deze organisaties fuseerden is gekozen om de naam ZonMw te hanteren. ZonMw is een op zichzelf staande naam en wordt niet ingezet als afkorting.

ZorgOnderzoek Nederland (ZON) is in 1998 bij wet opgericht (De wet op ZON). Sinds 2001 bestaat tussen ZON en het gebiedsbestuur Medische Wetenschappen (MW) van Nederlandse organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO) het samenwerkingsverband ZonMw. ZonMw is een zelfstandig bestuursorgaan en heeft als hoofdopdrachtgevers het Ministerie van VWS en NWO.

Het bestuursreglement bevat de werkwijze van het bestuur; de instelling, samenstelling en werkwijze van programmacommissies en de taken en bevoegdheden van de directeur.

De rechten en plichten van subsidieaanvragers en subsidieontvangers van ZonMw volgen uit de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Titel 4.2 van de Awb bevat algemene bepalingen die van toepassing zijn op subsidies van ZonMw.

Daarnaast hanteert ZonMw de Algemene subsidiebepalingen ZonMw. Kern van de Algemene subsidiebepalingen zijn de verplichtingen die de subsidieontvanger bij het aanvaarden van een subsidie krijgt opgelegd. Ook staan er voorwaarden in die voor het hele proces van subsidieverstrekking relevant zijn. Zo staan er bijvoorbeeld bepalingen in over: het open access-beleid, definities, het aanvragen van subsidie, het opvolgen van relevante gedragscodes, het verplicht publiceren, de subsidievaststelling en de financiën. Voor een specifiek subsidieronde kunnen aanvullende voorwaarden gelden, die in dat geval zijn toegevoegd aan de subsidieoproep van dat programma.

Welke subsidiebepalingen van toepassing zijn op uw project, is afhankelijk van de periode waarin het project is gehonoreerd.

Algemene subsidiebepalingen ZonMw 2026 

De algemene subsidiebepalingen ZonMw 2026 zijn van toepassing op subsidieaanvragen vanaf 1 januari 2026. 

Algemene subsidiebepalingen ZonMw 2013, laatst gewijzigd in 2022

De Algemene subsidiebepalingen 2013, laatstelijk gewijzigd per 1 april 2022, blijven van toepassing op aanvragen waarop nog niet is beslist, óók na inwerkingtreding van de Algemene subsidiebepalingen ZonMw 2026 (zie artikel 7.1 Algemene subsidiebepalingen ZonMw 2026).

Algemene subsidiebepalingen ZonMw 2013 

De Algemene subsidiebepalingen ZonMw 2013 zijn van toepassing op verleningsbeschikkingen van 1 juli 2013 tot 1 april 2022.

ZonMw heeft haar controleprotocol per 1 april 2022 gesplitst naar 2 protocollen. Een protocol voor universitair medische centra (umc’s) en universiteiten en een protocol voor overige instellingen. 

Voor overige instellingen met projecten die voor 1 april 2022 zijn gehonoreerd blijft het controleprotocol 2014 van toepassing. Dat geldt niet voor umc’s en universiteiten. Daar is het ‘controleprotocol subsidieverantwoording umc’s en universiteiten 2022’ van toepassing. 

Aanleveren controleverklaringen en handhaving hierop

Zoals in de subsidiebepalingen vermeld staat, wordt voor projecten met een subsidie van € 125.000,- of meer als eindverantwoording een controleverklaring van een accountant vereist. Dit geldt voor alle subsidies die na 1 april 2022 zijn toegekend. De aanlevertermijnen die hiervoor gelden zijn: 

• Overige instellingen: uiterlijk 13 weken na de einddatum van het project
• Umc’s en universiteiten: uiterlijk 1 september (een controleverklaring van alle afgeronde projecten van het voorafgaande boekjaar).

Op de naleving van deze aanlevertermijnen zijn de ‘Beleidsregels handhaving subsidiebepalingen ZonMw’ van toepassing. 

De beoordeling van en besluitvorming over de bij ZonMw ingediende subsidieaanvragen mag niet worden beïnvloed door enige vooringenomenheid. ZonMw waakt er daarom voor dat de personen die bij dit proces betrokken zijn een persoonlijk belang dat zij bij een aanvraag hebben niet laten meewegen in de taak die zij voor ZonMw uitvoeren. De Code persoonlijke belangen beschrijft hoe ZonMw omgaat met persoonlijke belangen binnen het proces van subsidieverdeling. Daarnaast geeft de Code aan op welke wijze beslissingen over de omgang met persoonlijke belangen dienen te worden gemotiveerd en vastgelegd. Dit stelt ZonMw op ieder moment in staat verantwoording af te leggen.

De Code is van toepassing op de leden van besluitnemende organen, ZonMw-medewerkers, referenten en commissieleden die betrokken zijn bij de voorbereiding van en de advisering en besluitvorming over de verdeling van ZonMw-middelen.

ZonMw hecht grote waarde aan de integriteit van door haar gefinancierde projecten en spant zich in om integriteitsschendingen te voorkomen en te signaleren. Na subsidieverlening dient een project op een goede en integere manier uitgevoerd worden. Hiervoor gelden onder andere de volgende principes: eerlijkheid, zorgvuldigheid, transparantie, onafhankelijkheid en verantwoordelijkheid. Deze principes zijn vastgelegd in de Nederlandse gedragscode wetenschappelijke integriteit. Als er bij uw project een (mogelijke) integriteitsschending plaatsvindt, stelt u ZonMw hier zonder uitstel van op de hoogte. Hierbij moet u alle relevant documenten over de integriteitsschending aan ZonMw overhandigen.

Bij niet wetenschappelijk projecten verwacht ZonMw van projectleiders dat er een actief en gedegen preventie- en integriteitsbeleid wordt gehanteerd. Zorg voor een laagdrempelige procedure om integriteitskwesties te melden. Ook moeten melders adequaat ondersteund worden. Medewerkers dienen te beschikken over een geldige Verklaring omtrent gedrag (VOG). Als er bij uw project een (mogelijke) integriteitsschending plaatsvindt, stelt u ZonMw hier zonder uitstel van op de hoogte. Hierbij moet u alle relevante documenten over de integriteitsschending aan ZonMw overhandigen.

Gedragcodes

ZonMw onderschrijft in ieder geval de volgende gedragscodes voor zover deze niet in tegenspraak met wet- en regelgeving zijn. Door deze gedragscodes te onderschrijven, verwacht ZonMw van onderzoekers dat zij deze gedragscodes naleven om de (wetenschappelijke) integriteit van hun handelen te borgen.