AI-beleid van ZonMw

ZonMw staat voor een verantwoorde, veilige en doelgerichte inzet van AI, die bijdraagt aan de publieke taak. Dit beleid geldt voor alle medewerkers van ZonMw, inclusief stagiairs en ingehuurde krachten, en voor externen die werkzaamheden uitvoeren in opdracht van ZonMw, zoals beoordelaars, referenten en leveranciers die AI inzetten namens de organisatie.

Het beleid is niet van toepassing op AI binnen externe projecten die ZonMw financiert; daarvoor gelden de subsidievoorwaarden en aparte toetsingskaders. Aanvragers vallen niet onder het interne AI gebruik, er zijn wel richtlijnen opgesteld voor aanvragers, met toegestaan en transparant gebruik en een meldplicht.

Beleid over 2 sub domeinen binnen AI 

Het beleid gaat over 2 sub domeinen binnen AI, omdat de wettelijke verplichtingen per domein verschillen: 

• Sub domein 1: Traditionele, Voorspellende AI 
  Traditionele, voorspellende AI omvat machine lering, classificatie-algoritmen, Natural Language Processing (NLP), scoringmodellen en beslissingsondersteunende systemen. Hier landen de conformiteitsverplichtingen bij een hoge risicokwalificatie en de specifieke providerverplichtingen bij interne zelfbouw onder de EU AI Act.
• Sub domein 2: Generatieve AI (GenAI)
  Omvat Large Language Models (LLMs), algemene chat- en assistentietools en General Purpose AI (GPAI). Toepassingen zoals Microsoft 365 Copilot bouwen op deze modellen voort. De focus ligt hier primair op het mitigeren van risico's rondom datalekken, transparantie, intellectueel eigendom, vertrouwelijkheid en het verbod op de delegatie van de publieke taak. Van delegatie is sprake wanneer AI zelfstandig, zonder betekenisvolle menselijke tussenkomst, een oordeel vormt of besluit neemt dat tot de publieke taak van ZonMw behoort. AI-ondersteuning waarbij iemand de output inhoudelijk controleert en de eindverantwoordelijkheid draagt, zoals het opstellen van teksten, valt hier niet onder.

De volgende uitgangspunten zijn in alle gevallen leidend:

• Menselijke regie en professioneel oordeel. Beoordeling en oordeel blijven mensenwerk. AI ondersteunt besluitvorming, maar neemt deze nooit over; de eindverantwoordelijkheid blijft bij de medewerker. 
• Vertrouwelijkheid en geheimhouding. Aanvraag- en referentenstukken worden niet ingevoerd in externe AI. Artikel 2:5 Awb beschermt de inhoud zelf, niet alleen persoonsgegevens.  
• Compliance en wetgeving. Toepassingen voldoen aan de EU AI Act, de AVG, BIO 2.0, NIS2 en de interne kaders. 
• Dataveiligheid en privacy. Alleen betrouwbare en herleidbare data worden gebruikt; de bescherming van vertrouwelijke en gevoelige informatie is geborgd. 
• Proportionaliteit. Toetsing en maatregelen staan in verhouding tot het risico.  
• Wendbaarheid en duurzaamheid. Oplossingen zijn schaalbaar en toekomstbestendig en worden toegepast met oog voor energie- en milieu-impact. 
• Transparantie. AI-gebruik wordt vermeld en AI-gegenereerde output is herkenbaar wanneer die naar buiten gaat of anderen kan beïnvloeden. Dit geldt in elk geval voor: tekst, beeld, audio of video die met AI is gegenereerd of substantieel bewerkt en die extern wordt gedeeld of gepubliceerd; communicatie waarin een AI-systeem rechtstreeks met een persoon interacteert, zoals een chatbot; die maakt kenbaar dat het geen mens is. Vermelding is niet nodig bij louter ondersteunend gebruik dat de inhoud niet substantieel wijzigt, zoals spellingcontrole, vertaling of het ordenen van eigen tekst, en bij interne concepten en notulen. Waar de AI Act vermelding voorschrijft (artikel 50 AI Act¹), geldt die altijd, ook als een van bovenstaande uitzonderingen van toepassing lijkt. Buiten de gevallen die de AI Act voorschrijft, weegt bij het vermelden vooral of dit relevant is voor de ontvanger, de besluitvorming of het vertrouwen in de uitkomst. 
• AI-geletterdheid. Wie AI inzet namens ZonMw beschikt over passende AI-geletterdheid (artikel 4 AI Act). Dit is verplicht onder de AI Act voor wie AI inzet namens ZonMw. Er zijn 3 niveau's: basiskennis, toepassing specifieke kennis en verdiepende kennis.

Het gebruik van AI is door medewerkers en externen die namens ZonMw werken toegestaan, mits aan de voorwaarden is voldaan. Het gaat over voorspellende AI als generatieve AI en geldt niet voor AI binnen extern gefinancierde projecten. Er zijn richtlijnen voor gebruik per doelgroep, namelijk aanvragers, beoordelaars en referenten en medewerkers en eindgebruikers.

Aanvragers 

De European Research Council (ERC) heeft een aparte richtlijn voor het gebruik van AI bij het opstellen van aanvragen; ZonMw volgt hierin de lijn van NWO. Bent u aanvrager bij ZonMw dan gelden voor u de volgende richtlijnen:

• U mag generatieve AI gebruiken, als u hierover open bent en dit in de bronnen vermeldt.
• U zet geen vertrouwelijke informatie in een AI-tool. 
• U blijft zelf verantwoordelijk voor de inhoud van uw aanvraag. 
• Ga ervan uit dat wat er ingevoerd wordt niet privé blijft. Zet de optie uit waarmee uw invoer wordt gebruikt om het AI-model te trainen. 
• U let op de bronnen en neemt teksten van anderen niet zomaar over. 
• U zet uw idee dat u later wilt beschermen niet in een AI-tool.  

Beoordelaars en referenten 

Het gebruik van generatieve AI bij de boordeling zelf is niet toegestaan. De grondslag is de geheimhoudingsplicht (artikel 2:5 Awb beschermt de inhoud zelf, ook als die anoniem is gemaakt) en de non-delegatie: het oordeel blijft mensenwerk. Dat is een steviger grond dan alleen dat een tool onveilig zou zijn. Werkt u als beoordelaar of referent voor ZonMw? Bekijk welke richtlijnen voor u van toepassing zijn.  

Een veilige of lokale omgeving maakt op zichzelf niet meer toegestaan. De volgende 2 toetsen gelden naast elkaar: 

• De inhoud mag niet bij een externe partij terechtkomen (vertrouwelijkheid).
• Het oordeel mag niet aan AI worden overgelaten (non-delegatie).

Ook in een afgeschermde omgeving, en alleen onder strikte voorwaarden zoals geen opslag door de leverancier, geen gebruik voor training en geen toegang door onbevoegden, blijft de non-delegatie gelden: AI mag een voorstel niet samenvatten of beoordelen. 

Het verschil tussen schrijven en vertalen is hierbij belangrijk. Een referent mag de eigen tekst laten vertalen, maar mag de aanvraag niet in een tool zetten en mag het oordeel niet door AI laten vormen. Veel internationale referenten gebruiken vertaaltools; dat is feitelijk ook generatieve AI. 

Medewerkers en eindgebruikers 

Medewerkers en eindgebruikers bij ZonMw gebruiken AI. Om dit op een verantwoord, veilig en doelgericht manier te doen volgen zij de volgende richtlijnen op: 

• Medewerkers en eindgebruikers gebruiken alleen goedgekeurde tools, in de eerste plaats M365 Copilot Chat met enterprise databescherming. 
• Medewerkers en eindgebruikers zetten geen vertrouwelijke informatie of persoonsgegevens in publieke tools. Denk aan namen, dossiernummers, Burgerservicenummer (BSN) en gegevens uit aanvragen. 
• Medewerkers en eindgebruikers controleren de uitkomst altijd zelf. AI kan dingen fout hebben of verzinnen. 
• Medewerkers en eindgebruikers zijn open over AI-gebruik en bespreken dit in eigen teams.
• Medewerkers en eindgebruikers blijven zelf verantwoordelijk voor het resultaat. 

Alle medewerkers en eindgebruikers beschikken minimaal basiskennis over het verantwoord gebruik van AI. Afhankelijk van de rol en functie volgen medewerkers een verdiepende training of specialistische opleiding. Communicatiebureaus die namens ZonMw AI gebruiken, beschikken over specialistische kennis.

Communicatie en externe uitingen met AI-gegenereerd beeld

Bij AI-gegenereerd beeld voor externe uitingen is ZonMw gebruiksverantwoordelijke (deployer) onder de AI-verordening. Sinds 2 augustus 2026 gelden de transparantieverplichtingen uit artikel 50 rechtstreeks. AI mag gebruikt worden om beeld te maken, mits 4 dingen zijn geregeld:

• Werken in goedgekeurde tools door ZonMw. De medewerker laat de tool door interne specialisten beoordelen. 
• Beeld labelen (verplicht onder art. 50). Er wordt zichtbaar bij de uiting kenbaar gemaakt dat het beeld met AI is gegenereerd of substantieel is bewerkt. 
• Rechten checken. Er wordt nagegaan of output publiek gebruikt mag worden onder de voorwaarden van de tool en of de leverancier vrijwaring biedt. Komen er herkenbare mensen in beeld, betrek dan de jurist in verband met portretrecht. (Auteurs- en portretrecht staan los van de AI-verordening, maar horen bij dezelfde check.) 
• Iemand controleert voor publicatie. Eén medewerker beoordeelt het beeld voordat het naar buiten gaat, op juistheid én representatie (geen stereotypering). Dit volgt uit het principe van menselijk toezicht en de Rijksbrede lijn dat AI in overheidscommunicatie herkenbaar is én redactioneel wordt gecontroleerd vóór publicatie. Verplicht, niet optioneel. 

ZonMw volgt de thema's voor betrouwbare AI uit de EU-richtlijnen: 

• Menselijke controle en toezicht. 
• Technische robuustheid en veiligheid. 
• Privacy en data governance. 
• Transparantie. 
• Diversiteit, non-discriminatie en rechtvaardigheid. 
• Milieu- en maatschappelijke waarden. 
• Verantwoording en uitlegbaarheid.