In de Palliantieprojecten wordt veel ervaring opgedaan met de implementatie en borging van nieuwe werkwijzen in de palliatieve zorg. Bij afronding van de projecten vragen wij in het eindverslag aan de projectleiders welke lessen zij geleerd hebben en welke tips zij hebben voor andere projectleiders. Hier delen wij deze lessen en tips graag met jullie!

Projectleiders zitten in een zaal tijdens bijeenkomst

Betrekken van eindgebruikers en belanghebbenden

Patiënten en naasten

Betrek patiënten en naasten vanaf de start van een project. Dat betekent dat je hen niet alleen informeert, maar dat je ook samen met hen de onderzoeksinhoud, onderzoeksagenda en het proces bepaalt. Het stelt je in staat om samen iets te ontwikkelen dat daadwerkelijk aansluit bij de behoefte, context, wensen en mogelijkheden van de eindgebruikers. Zo kom je tot een in de praktijk toepasbaar product dat aansluit bij de behoefte. Je kunt bijvoorbeeld focusgroepgesprekken organiseren voordat een onderzoek wordt ingediend voor subsidie. Maar ook voor en tijdens het ontwikkelen van middelen voor patiënt en naasten. Denk daarbij goed na over de juiste opzet die juist bij deze groep patiënten past. Zo kun je bijvoorbeeld met beeldmateriaal werken.

Wanneer naasten/nabestaanden een informatiebron zijn, formuleer dan een goede strategie voor het werven van patiënten voor je onderzoek. Bijvoorbeeld door zorgverleners goed te instrueren en draagvlak te creëren, te enthousiasmeren en medeverantwoordelijkheid te geven, zodat naasten op het juiste moment om medewerking wordt gevraagd: wanneer de patiënten betreffende zorg ontvangen en niet pas bij de evaluatie van de nieuwe werkwijze.

Zorgprofessionals

Het betrekken van inhoudelijk deskundige professionals die werkzaam zijn in de praktijk is waardevol. Professionals uit de praktijk kunnen makkelijker collega’s in de eigen en in andere organisaties laten zien dat het project aansluit bij hun behoeften. Dit kan helpen bij het motiveren om mee te doen aan een project. Door de intensieve samenwerking kan het project resulteren in waardevolle kennis en producten, zowel voor de wetenschap als voor de zorgpraktijk en patiënt. Verdiep je tijdig in de AVG met betrekking tot het verkrijgen van contactgegevens van zorgverleners, omdat je toestemming van hen nodig hebt. Goede communicatie over doel en opbrengst helpt hierbij.

Projectambassadeurs

Stel bij elke zorgorganisatie die meedoet in je project 1 of meerdere projectambassadeurs aan. Projectambassadeurs hebben een grote affiniteit met en betrokkenheid bij het onderwerp. Ze zijn onmisbaar voor het onder de aandacht brengen, maar vooral het onder de aandacht houden, van de nieuwe werkwijze binnen de zorgorganisatie. Dit betekent een goede communicatievaardigheid tijdens het project. Ook als er even niets te melden valt. Een ambassadeur kan ook het enthousiasme en de motivatie bij mensen kan vergroten.

Implementatiedeskundigen

Betrek ook mensen met specifiek implementatie-expertise in je project, zoals bijvoorbeeld kwaliteitsmedewerkers, implementatiespecialisten of scholingsmedewerkers. Idealiter kennen zij de organisatie en weten hierdoor hoe zij teamleden kunnen motiveren, wat de behoeften zijn en waar mogelijke belemmeringen voor implementatie aanwezig zijn. Ook kunnen zij een belangrijke rol spelen in de borging van resultaten. Daarnaast is een bijeenkomst organiseren tijdens het project een optie, waarbij je implementatiedeskundigen kunt informeren, instrueren en ervaringen met elkaar kunt laten delen over implementatie. Door deze activiteiten blijven de deskundigen betrokken bij het project, kunnen zij van elkaar leren en kunnen zij problemen waar zij tegenaan lopen samen bespreken.

Samenwerking

Landelijke belangenorganisaties

Zorg voor ruime en gevarieerde steun vanuit landelijke belangenorganisaties voor het project, bijvoorbeeld beroepsverenigingen of patiëntenverenigingen. Zij zijn onmisbaar voor input van ontwikkelfase tot het eindresultaat. Tevens zorgt deze steun ervoor dat de belangenorganisaties ‘mede-eigenaar’ zijn van de inhoud van de eindproducten, wat de borging in de eindfase stimuleert.
Je kunt als onderzoeker niet alles overzien (‘blinde vlekken’), daarvoor heb je partners uit het veld nodig. Partners betrekken bij je onderzoek of interventie helpt om al in een vroeg stadium bekendheid en draagvlak te creëren voor je eindproduct.

Zet een klankbordgroep op waarin verschillende landelijke organisaties uit het veld breed vertegenwoordigd zijn. Zij kunnen waardevolle tips en commentaar vanuit verschillende invalshoeken leveren. Bovendien kunnen zij feedback geven op tussentijdse versies van de eindproducten, en op de borging ervan. Vergeet niet om in de begroting een post op te nemen voor regelmatige consultatie van deze groep.

Samenwerken met vormgever

Betrek een vormgever vroeg genoeg in het proces. Bij de ontwikkeling van toepassingen/instrumenten is het aan te raden om samen te werken met een vormgever en deze (deels) al in het inhoudelijke proces te betrekken. De vormgever kan zo beter interacteren met de eindgebruikers. Daarmee vergroot je de aantrekkelijkheid, herkenbaarheid,  toegankelijkheid en overzichtelijkheid van het instrument.

Multidisciplinaire teams

Betrek in je projectgroep verschillende zorgprofessionals, een onderwijskundige, onderzoekers en een patiëntvertegenwoordiger. De verschillende disciplines kunnen vanuit verschillende invalshoeken een bijdrage leveren in je project, wat resulteert in betere aansluiting bij de doelgroep.

Algemene tips over borging

Organiseren bijeenkomsten

Organiseer bij een (zorg)organisatie een college, workshop of bijeenkomst. Dit vereist een tijdsinvestering, maar het komt ook weer implementatie en disseminatie ten goede. Het zorgt voor meer onderlinge betrokkenheid.

Aansluiten bij bestaande werkwijzen en producten

Aansluiting bij bestaande werkwijzen en routines vergroot de kans op succesvolle implementatie. Door aansluiting bij een bestaand product, dat al bekend is en gebruikt wordt door de doelgroep, heb je meteen een groot bereik zonder extra communicatie en pr middelen.

Opname in organisatie- en opleidingsbeleid

Om een nieuwe werkwijze te laten landen in een organisatie is het van belang dat deze werkwijze aansluit bij, of opgenomen wordt in, het organisatie- en/of opleidingsbeleid. Dit laat zien dat het management de nieuwe werkwijze ondersteunt.

Maatwerk bieden

Maatwerk levert een betere borging op binnen een zorgorganisatie. Bied daarom mogelijkheid tot aanpassing van de nieuwe werkwijze en/of het bijbehorende materiaal naar de behoeften van individuele zorgorganisatie of –afdelingen. Hierdoor sluit de nieuwe werkwijze bijvoorbeeld beter aan bij bestaande routines.

Dit artikel staat in de nieuwsbrief Palliatieve Zorg juni 2020. Wilt u onze nieuwsbrief ontvangen? Meld u nu aan

Meer informatie

 

Naar boven
Direct naar: InhoudDirect naar: NavigatieDirect naar: Onderkant website