Aan de slag met aanbevelingen uit onderzoek naar ervaringen met subsidieaanvragen
ZonMw werkt voortdurend aan het verbeteren van het proces voor subsidieaanvragen. Daarbij vinden wij het belangrijk om te luisteren naar de ervaringen en wensen van onze aanvragers. Om die reden liet ZonMw in 2022 onderzoek doen onder 3.000 subsidieaanvragers. Over het algemeen ervaren zij het aanvraagproces als positief. Er zijn ook aandachtspunten naar voren gekomen die in de loop van 2023 actief binnen ZonMw worden opgepakt.
Belangrijkste uitkomsten
Aanvragers zijn veelal positief over de ervaringen met het indienen van een subsidieaanvraag bij ZonMw. Zo is men erg tevreden over het integer handelen van ZonMw en de zorgvuldigheid en helderheid van het gehele aanvraagproces.
Er zijn ook aandachtspunten. Vanwege de zorgvuldigheid is het aanvragen van subsidie soms erg tijdsintensief. Zo wordt het indienen van een projectidee wel eens bijna even intensief ervaren als een uitgewerkte subsidieaanvraag. Ook de momenten waarop ZonMw bepaalde informatie opvraagt wordt als aandachtspunt benoemd (liever niet vlak voor vakanties).
Het beoordelen van aanvragen ervaart men als gedegen en tegelijkertijd ook als niet volledig transparant voor een aanvrager. Er is onder andere de wens voor meer transparantie over wie de aanvraag beoordeelt. Ook wil men graag meer inzicht in hoe beoordelingen van referenten en de beoordelingscommissie zich tot elkaar verhouden.
Wanneer men contact zoekt met ZonMw wordt dit als erg prettig ervaren. Medewerkers denken mee en zijn deskundig in de beantwoording van vragen. Tegelijkertijd is het vinden van de juiste contactgegevens soms lastig, en kan de bereikbaarheid tijdens vakanties optimaler.
Om een aanvraag in te kunnen dienen, organiseert ZonMw informatiebijeenkomsten. Deze worden door aanvragers gewaardeerd en mogen zelfs vaker en eerder in het proces worden aangeboden. Er blijkt ook behoefte aan meer algemene informatie over hoe je een aanvraag op de beste manier kunt indienen.
Respondenten zijn erg tevreden over het indienen van een subsidieaanvraag via Mijn ZonMw en zien graag dat ZonMw overgaat op één systeem om subsidies in te dienen.
Alle uitkomsten staan in het eindrapport onderaan dit nieuwsbericht.
Het vervolg
Directeur ZonMw, Véronique Timmerhuis: ‘Naast de verbeterpunten die uit dit onderzoek naar voren komen, bevat het ook veel positieve feedback. ZonMw is blij met deze diverse feedback en zal er zijn voordeel mee doen. De aanbevelingen uit het rapport hebben geleid tot het benoemen van een aantal verbeterpunten waar wij als organisatie mee aan de slag gaan. Zo gaan we onder meer onze website en MijnZonMw verbeteren, en nemen we verschillende becommentarieerde elementen van ons subsidieaanvraagproces onder de loep. Namens ZonMw wil ik iedereen bedanken die heeft meegewerkt aan dit onderzoek.’
Onderzoek
Organisatieadviesbureau TwynstraGudde heeft in opdracht van ZonMw het onderzoek verricht. Hiertoe is een vragenlijst verstuurd naar meer dan 3.000 hoofdaanvragers die in 2021 een subsidieaanvraag hebben ingediend. In totaal hebben 347 hoofdaanvragers de vragenlijst volledig ingevuld. Aanvullend zijn een viertal panelgesprekken gevoerd, om de uitkomsten hiervan te toetsen en verrijken. In totaal hebben 29 respondenten hieraan deelgenomen.