Procedure

In het kort

Een subsidie aanvragen bij ZonMw kan alleen nadat een subsidieronde is bekendgemaakt en opengesteld.

De standaardprocedure verloopt in 7 stappen:

1. Projectidee
   Nadat een oproep tot het indienen van projectideeën is gepubliceerd kunnen geïnteresseerden een projectvoorstel doen.
2. Beoordeling van het projectidee
   Een programmacommissie beoordeelt het projectidee vooral op relevantie voor het programma en globaal op kwaliteit. Daarvoor zijn per programma criteria vastgesteld.
3. Subsidieaanvraag
   Bij een positieve beoordeling nodigt ZonMw de indiener uit een gedetailleerde subsidieaanvraag op te stellen. Bij een negatief oordeel ontraadt ZonMw de indiening van een subsidieaanvraag.
4. Referentenoordeel en reactie indieners
   Ten minste twee externe referenten beoordelen de kwaliteit van de subsidieaanvraag. De indiener mag schriftelijk op het oordeel van de referenten reageren (wederhoor).
5. Kwaliteitsoordeel
   De programmacommissie stelt een eindoordeel over de kwaliteit vast op basis van de aanvraag, geanonimiseerde oordelen van referenten en de reactie van de indiener. Wanneer de commissie vindt dat zij over onvoldoende expertise beschikt kan zij een kwaliteitswerkgroep instellen. 
6. Relevantie en prioritering
   Op grond van het oordeel over relevantie en kwaliteit stelt de commissie de prioriteit vast. De relevantietoets kan licht zijn wanneer er al een projectideeënronde is geweest, waarin de voorstellen op relevantie zijn beoordeeld.
7. Honorering/afwijzing
   Op basis van de beoordeling doet de programmacommissie een voordracht tot honorering of afwijzing. Indieners ontvangen van de directeur van ZonMw namens het bestuur een toezegging of gemotiveerde afwijzing. 

Hoe lang duurt de procedure?

ZonMw streeft naar een zo kort en efficiënt mogelijke beoordelingsprocedure. De doorlooptijd varieert per programma en subsidieronde. De termijnen staan in de programmatekst of de tekst van de subsidieronde.

De proceduretijd varieert tussen zes en tien maanden. Hierbij inbegrepen is de tijd die aanvragers krijgen voor het formuleren van hun projectidee, het uitwerken van hun subsidieaanvraag en hun reactie op de oordelen. De tijd die ZonMw nodig heeft voor de beoordeling van het projectidee en de subsidieaanvraag is ongeveer de helft van de totaaltijd voor het doorlopen van de procedure.