Project: opzetten documentatiecentrum spoedzorg

opzetten documentatiecentrum spoedzorg

Dit is de samenvatting van de aanvraag.

Het digitale documentatiecentrum leidt tot de volgende activiteiten en functies (tussen haakjes de bijbehorende formatie of kosten).

EENMALIG

1. het ontwikkelen van een interactieve website met zoekmachine op onderwerp, eerste auteur en andere kenmerken en met een gebruikersstatistiek achter de website (13.153 euro eenmalig in 2008)

Bij het gebruiksvriendelijk en logisch inrichten van een interactieve website gaat het erom dat gebruikers met het aanklikken van enkele buttons snel en logisch denkend de gevraagde documenten kunnen vinden. Daarnaast moet het mogelijk worden dat mensen intuïtief zoeken op onderwerp, trefwoord en op zinnen in de tekst van het artikel of het grijze document. De website wordt ontwikkeld in eigen beheer. De bedoeling is om primair de in Nijmegen aanwezige expertise hiervoor in te zetten ondersteund vanuit Utrecht.

2. het inventariseren, invoeren en toegankelijk maken van relevante, grijze documenten over spoedzorg vanaf 1 januari 2005 tot en met 1 augustus 2008 (drie maanden 30% aanstelling, eenmalig in 2008)

Zowel het Julius Centrum als de Werkgroep Ontwikkeling kwaliteit van Zorg (WOK) hebben de afgelopen jaren een niet-digitale, hard copy verzameling van grijze documenten (beleidstukken, adviezen, onderzoeksrapporten) aangelegd over de jaren 2003 tot heden. Samenstellers van deze documenten zijn adviesorganen, overheidsinstanties, onderzoeksinstituten, koepelorganisaties. De verzameling betreft vooral Nederlandse documenten maar er zijn ook rapporten uit het buitenland beschikbaar. De bedoeling is al deze documenten digitaal toegankelijk te maken en zo nodig zelf te scannen en op te slaan. Digitaal toegankelijk maken betreft onder meer het toekennen van trefwoorden, het zo nodig toestemming vragen om tot plaatsing over te gaan en in andere gevallen het doorlinken naar de oorspronkelijke website. Aanvankelijk hebben wij hiervoor opgevoerd 100% aanstelling gedurende vijf maanden. Op verzoek van ZonMw draaien wij dit terug naar 30% gedurende 3 maanden. Wij gaan aan de slag en bekijken hoe ver we komen. Hierover zullen wij bijtijds rapporteren.

CONTINU TIJDENS LOOPTIJD VAN HET PROGRAMMA

3. het bijhouden en toegankelijk maken van literatuur en grijze documenten over spoedzorgonderzoek en spoedzorgontwikkelingen (15% formatie gedurende looptijd van het programma)

De onderzoekers van het ZonMw Programma Spoedzorg reiken relevante artikelen aan om op te nemen in de database. Na een jaar wordt het documentatiecentrum geëvalueerd om te zien of de input vanuit deze bronnen volledig is. De aangereikte artikelen worden in het documentatiecentrum gearchiveerd en van trefwoorden voorzien. De suggestie om dit werk door een student te laten doen wijzen wij af. Het toewijzen van trefwoorden is professionele arbeid, die moet worden uitgevoerd door niet te veel verschillende, onervaren medewerkers. Deze functie wordt uitgevoerd in Utrecht. Gelet op de beschikbare middelen hebben wij deze functie teruggebracht tot 15% formatie gedurende de jaren 2009 en 2010 en tot 10% gedurende het jaar 2011 en 2012 tot 1 augustus 2012.

4. het bijhouden van de website en het uploaden van documenten

De aangereikte artikelen worden ge-upload en toegankelijk gemaakt via de zoekmachine. Daarnaast houdt de webmaster de website bij. Hiervoor is, gelet op het beschikbare budget, één ochtend in de twee weken webmaster expertise gemoeid (5% formatie). Deze functie wordt in Nijmegen uitgevoerd.

In totaal bedragen de kosten 65.000 euro ten behoeve van:

2008

3 maanden 30% formatie schaal 10 documentalist

13.153 euro ontwerpen website plus onderhoudscontract voor website

2009

12 maanden documentalist 15% formatie

12 maanden webmaster 5% formatie

2010

12 maanden documentalist 15% formatie

12 maanden webmaster 5% formatie

2011

12 maanden documentalist 10% formatie

12 maanden webmaster 5% formatie

2012

idem als in 2011, maar eindigend op 1 augustus 2012

Op basis van bovenstaande gegevens is een begroting bijgevoegd.

Ten opzichte van de eerste aanvraag hebben wij thans geschrapt de functies 1. scannen van Pubmed, medline en Google Scolar, 2. het verschaffen van toegang tot digitale databases, 3. het attenderen op nieuwe relevante aanwinsten, 4. het toegankelijk maken van documenten van, vanuit het ZonMw programma Spoedzorg, gesubsidieerde instellingen, 5. het faciliteren van een forumpagina voor onderzoekers 6. de helpdesk functie van een documentatiecentrum. Wij zijn uitgegaan van een maximale begroting van 65.000 euro (zoals de eis was van ZonMw) en bekeken wat wij daarvoor in redelijkheid kunnen leveren. De begroting komt nu uit op dat bedrag.