Programma: Zichtbare schakel. De wijkverpleegkundige voor een gezonde buurt.

0. Hoe krijg ik de vele registratieformulieren overzichtelijk gerangschikt in de webapplicatie?

Om de lijst met registraties overzichtelijker te maken, zijn sinds kort standaard de afgeronde registraties en de registraties die zijn ingevoerd door een collega, verborgen. Door de optie aan te vinken: ‘Toon ook afgeronde registraties’ of ‘Toon ook registraties van collega’s, is de lijst vervolgens uit te breiden. 

^ naar boven

1. Wat is het doel van het registreren van cliëntgebonden gegevens op projectniveau?

Inzage in de doelgroepen die bereikt worden met de ‘Zichtbare schakel’-projecten, welke activiteiten worden ingezet en wat dat oplevert is van belang voor:

1. De wijkverpleegkundigen zelf: welke doelgroepen bereik je en wat is het resultaat daarvan?
2. De projectleiders: monitoren en bijsturen van het project (realiseren we wat we beogen en zo nee, wat kunnen we anders doen?); inzage bieden in de resultaten aan (potentiële) financiers en management van de betrokken organisaties (borging); verantwoording afleggen aan ZonMw.
3. ZonMw: monitoren en eventueel bijsturen van de projecten en het programma; verantwoording afleggen aan de ministeries van VWS en BZK (waar voormalig ministerie van WWI in is opgenomen) conform de opdrachtbrief voor het ZonMw-programma ‘Zichtbare schakel’.

^ naar boven

2. Stelt ZonMw projecten verplicht deze te gebruiken?

Nee. De te registreren gegevens mogen ook in een eigen registratiesysteem worden bijgehouden. Van belang is wel dat de gegevens op de gestandaardiseerde wijze worden geregistreerd en gerapporteerd om vergelijking tussen projecten mogelijk te maken.

^ naar boven

3. Stelt ZonMw het registreren van de gegevens als een vereiste?

Ja. Deze zullen worden opgevraagd als bijlage bij de voortgangsverslagen en in het voortgangsverslag zullen enkele vragen worden opgenomen over de resultaten van de registratie.

^ naar boven

4. Vanaf wanneer moet er worden geregistreerd?

Registratie dient te gebeuren vanaf januari 2011.

^ naar boven

5. En als er al eerder is begonnen met registreren?

ZonMw zal de gegevens voor de verantwoording vanaf januari 2011 opvragen, maar gegevens van de periode daarvoor kunnen wel worden ingevoerd en daarmee worden gebruikt voor het monitoren van het eigen project.

^ naar boven

6. Als het niet lukt om vanaf januari de gegevens in te voeren, mag dit dan later?

Ja, in dat geval kunnen de gegevens met terugwerkende kracht in het systeem worden ingevoerd.

^ naar boven

7. Waarom is ZonMw niet eerder begonnen met het opvragen van de gegevens?

Zowel het ZonMw-programma zelf als de projecten hebben tijd nodig gehad om op te starten en zaken uit te werken. Vanaf 2011 zijn alle ‘Zichtbare schakel’-projecten operationeel en kan er een gedegen beeld van de bereikte doelgroep, ingezette activiteiten en resultaten worden verkregen.

^ naar boven

8. Kunnen projecten in de loop van 2011 spiegelinformatie verwachten?

Als blijkt dat voldoende projecten van de webapplicatie gebruik maken, zal ZonMw ervoor 21-2-2011 'Zichtbare schakel. De wijkverpleegkundige voor een gezonde buurt' 2 zorgen dat de gegevens van deze projecten als spiegelinformatie beschikbaar komt.

^ naar boven

9. Wat is de bewaartermijn van de persoonsgegevens door ZonMw?

ZonMw heeft geen inzage in de persoonsgegevens die geregistreerd worden, deze zijn alleen bestemd voor de wijkverpleegkundigen en de projectleiders. Na afloop van het programma zullen de persoonsgegevens ook z.s.m. verwijderd worden.

^ naar boven

10. Is het mogelijk om bij twijfel de webapplicatie eerst een tijdje uit te proberen?

Ja, dat kan. Je kan je aanmelden voor de registratie en als besloten wordt er niet mee te willen werken kan Maximedia, indien gewenst, de projectaccount weer verwijderen.

^ naar boven

11. Zijn er kosten aan het gebruik van de webapplicatie verbonden?

Nee. Het gebruik van de webapplicatie is voor de projecten geheel kosteloos. De kosten worden gefinancierd door het ZonMw-programma 'Zichtbare schakel. De wijkverpleegkundige voor een gezonde buurt'. We willen wel vragen het aantal keren per dag opnieuw inloggen te beperken, aangezien ieder sms-je wel kosten met zich meebrengt voor het programma.

^ naar boven

12. Kan per project een tweede projectleider dezelfde rechten krijgt als de eerste?

Ja, een tweede projectleider kan een eigen account laten aanmaken, zodat er per project altijd twee personen zijn die bij de gegevens op niveau van de projectleider kan.

^ naar boven

13. Kunnen projectleiders na inloggen ook cliëntgegevens invoeren?

Nee. Uitsluitend wijkverpleegkundigen krijgen de rechten om cliëntgegevens in te voeren. Als de projectleider ook contacten heeft met cliënten, kan hij/zij zichzelf ook een account geven als wijkverpleegkundige.

^ naar boven

14. Meerdere projecten: zelfde account?

Kunnen projectleiders met meerdere ‘Zichtbare schakel’-projecten deze onder dezelfde account invoeren?

Nee, er is voor gekozen per project een account toe te kennen, omdat de verantwoording ook per project dient te gebeuren.

^ naar boven

15. Hebben wijkverpleegkundigen inzicht in elkaars gegevens?

Hebben wijkverpleegkundigen inzicht in elkaars gegevens en kunnen ze deze aanvullen na overdracht?

Het uitgangspunt is dat wijkverpleegkundigen geen inzicht in elkaars gegevens hebben, om de privacy van de cliënten zoveel mogelijk te beschermen. De projectleider heeft echter de bevoegdheid om wijkverpleegkundigen toegang te geven tot de account van collega’s. De coördinatie en verantwoordelijkheid hiervoor ligt dus bij de projectleider.

^ naar boven

16. Wat te doen met de gegevens nadat een wijkverpleegkundige uit dienst gaat?

Als een wijkverpleegkundige uit dienst gaat en daar iemand voor in de plaats komt, moeten de gegevens dan worden overgezet?

Nee, deze gegevens kunnen blijven staan. De nieuwe wijkverpleegkundige krijgt haar/zijn eigen account en kan dan gemachtigd worden om toegang te krijgen tot de gegevens van haar/zijn voorganger.

^ naar boven

17. Kun je extra gegevens aan de applicatie toevoegen?

Stel, de lokale zorgverzekeraar geeft aan geïnteresseerd te zijn in gegevens, anders dan in de applicatie opgenomen. Zijn deze toe te voegen? 

Extra gegevens kunnen uitsluitend in de open velden opgenomen worden. Per project kunnen de gegevens in een Excelbestand worden gezet, zodat je op projectniveau je eigen analyses kan maken en ook de informatie uit de open velden kan ordenen.

^ naar boven

18. Kun je eigen gegevens migreren naar de webapplicatie?

Is het mogelijk om bepaalde gegevens die projecten in een eigen registratiesysteem registreren, te migreren naar de webapplicatie, om de dan nog open velden vervolgensaan te vullen?

Dit is technisch meestal wel mogelijk, maar hier zijn wel kosten aan verbonden. Een verzoek hiervoor dient voorgelegd te worden aan ZonMw, die hier vervolgens in overleg met Maximedia wel of geen toestemming voor geeft.

^ naar boven

19. Zijn de op de gegevens los te laten bewerkingen onbeperkt en naar eigen keuze?

ZonMw heeft gekozen voor het genereren van de gegevens in een rapport gebaseerd op leeftijdscategorieën. De projectleiders kunnen wel de eigen gegevens opvragen in Excel, waarna ze te bewerken zijn.

^ naar boven

20. Is de registratie ook te gebruiken voor de cliëntenevaluatie?

De registratie vindt plaats door de wijkverpleegkundigen en zij kunnen in de open velden aangeven wat de cliënt van de geboden ondersteuning/zorg vindt. ZonMw is van mening dat het meten van de cliënttevredenheid echter onafhankelijk dient plaats te vinden en niet door de wijkverpleegkundigen. Veel organisaties doen onderzoek naar cliënttevredenheid en projecten zou daar bij aan kunnen haken met enkele specifieke vragen over ‘Zichtbare schakel’.

^ naar boven

21. Krijg je een melding als je per vergissing een cliënt dubbel registreert?

Nee, de applicatie kent deze optie niet. Door de cliënten met elkaar te vergelijken, zal eventuele overlap zichtbaar moeten worden.

^ naar boven

22. Dien je alleen de 'Zichtbare schakel'-taken te registreren, of ook reguliere taken?

Voor ZonMw dienen alleen de ‘Zichtbare schakel’-taken geregistreerd te worden, dus niet de reguliere werkzaamheden. Dit dient juist om inzichtelijk te maken waar de projectsubsidie voor wordt ingezet.

^ naar boven

23. Hoort urenregistratie ook bij de te registreren gegevens?

Nee, omdat gebleken is dat het moeilijk is dit voor alle projecten te standaardiseren. Wel zal ZonMw gebruik willen maken van de gegevens over tijdregistratie die door vele projecten zelf worden verzameld. Daarnaast zal ZonMw in overleg met enkele projectleiders uitwerken of en hoe niet cliëntgebonden activiteiten op gestandaardiseerde wijze kunnen worden geregistreerd op inhoud en bij voorkeur ook tijd.

^ naar boven

24. Hoe kunnen projecten een cliënt onder een cliëntnummer registreren?

Onder de te registreren gegevens is geen optie voor invoeren van een cliëntnummer opgenomen. Voor de koppeling aan het dossier, de overdracht en vaker voorkomende namen is dit wenselijk. Hoe kunnen projecten een cliënt onder een cliëntnummer registreren?

Invoervelden zijn niet gebonden aan letters, dus het is mogelijk om bv. de achternaam aan te vullen met/te vervangen door een cliëntnummer.

^ naar boven

25. Is het ook mogelijk de datum waarop het contact is afgerond in te voeren?

Nee. Wel is er een vraag om aan te geven dat het contact is afgerond. De daarop volgende vraag is hoeveel tijd dit was na het eerste contact over/met de cliënt.

^ naar boven

26. Wat doe je bij een nieuwe zorgvraag bij een bestaande cliënt?

Stel, met een cliënt is het contact afgerond. Na een tijdje is er een nieuw contact over een nieuwe zorgvraag met zelfde cliënt. Voer je deze als nieuwe cliënt in (want nieuwe zorgvraag) of werk je eerder ingevoerde gegevens bij, over de nieuwe zorgvraag?

Vul een nieuw formulier in bij afronding langer dan 3 maanden geleden of bij een nieuwe hulpvraag. 

^ naar boven

27. Wat als binnen één huishouden meerdere personen cliënt zijn?

Zijn in het huishouden meerdere personen 'cliënt'? 

In september 2011 zijn hierover twee nieuwe vragen opgenomen (vraag A en B). vraag A geeft de mogelijkheid in te vullen of in het huishouden meerdere personen ‘cliënt’ zijn. Als dit het geval is, word je in een pop up verzocht om per persoon met een hulpvraag een apart registratieformulier in te vullen. Vraag B stelt of de wijkverpleegkundige al eerder hulp heeft geboden aan de desbetreffende cliënt en of het contact toen is afgerond. 

^ naar boven

28. Hoe vul je het registratieformulier in bij een huishouden met kinderen?

Hoe vul je het registratieformulier in bij een huishouden met kinderen?

Belangrijk is hierbij na te gaan wie ‘de cliënt’ is. Bij opvoedingsvragen zijn dat de ouders. Hebben de kinderen zelf gezondheidsproblemen, dan is het kind de cliënt. Het kan zijn dat zowel kind(eren) als ouder(s) cliënten zijn. In dat geval dienen meerdere formulieren ingevuld te worden. 
Voor kinderen jonger dan 4 jaar geldt het volgende:

• Vraag 12: opleidingsniveau van de kostwinner invullen.
• Vraag 13: maatschappelijke positie van de kostwinner invullen.

Let op! Indien bij vraag 3. wordt ingevuld dat het kind jonger is dan 4 jaar, dan veranderen (na opslaan van de gegevens) de vragen 12 en 13 automatisch in vragen naar het opleidingsniveau dan wel de maatschappelijke positie van de kostwinner.

^ naar boven