Voorbereidingen treffen

Implementatie heeft meer kans van slagen als er aandacht is besteed aan de voorbereiding. Tegelijkertijd kan een te strakke voorbereiding een valkuil zijn. Implementeren vraagt om flexibiliteit. Het is belangrijk om daarin een goede balans te vinden. Hoe kunt u zo goed mogelijk van start gaan?

Zorg voor voldoende draagvlak

Betrek belangrijke sleutelpersonen zo vroeg mogelijk bij het maken van de plannen. Onmisbaar zijn bijvoorbeeld de mensen die straks te maken krijgen met de vernieuwing. Welke problemen of kansen zien zij? Welke activiteiten zijn volgens hen wel of niet haalbaar? Ook helpt het om experts bij de voorbereidingen te betrekken. Zij kunnen straks vertrouwen helpen kweken bij de doelgroep. Zorg voor commitment op alle niveau's van de organisatie. Betrek vooral ook de directie en managers in een vroeg stadium. Zij zijn nodig vanwege hun leiderschap: ‘Zo gaan we het doen, dit zijn de deadlines en daar houden we ons aan.’

Vorm een team

Vorm met (een aantal van) deze sleutelpersonen een voorbereidingsgroep. Zo’n voorbereidingsgroep heeft veel voordelen. U voorkomt de indruk dat de vernieuwing vooral een soloactie is. De ‘ambassadeurs’ die de vernieuwing kunnen helpen promoten, zijn van het begin af aan betrokken. U kunt de taken verdelen. En vanuit de voorbereidingsgroep kunt u straks een werkgroep samenstellen die het project gaat aanjagen.

Kijk naar de uitgangssituatie

Een (kwantitatieve) analyse van de uitgangssituatie is belangrijk, ook om later te kunnen beoordelen wat er is bereikt. Soms leidt zo'n analyse tot het inzicht dat het probleem minder groot is dan eerst werd ingeschat. Soms kan dat aanleiding geven om van de implementatie af te zien.

Zoek weerstanden juist op

Elk veranderingsproces kent tegenstanders. Zij kunnen vernieuwingen behoorlijk ondermijnen. Ga deze weerstanden niet uit de weg. Het is zinvoller om in het project juist ruimte te creëren om hun knelpunten te benoemen en ze openhartig te bespreken. Belangrijk is dat tegenstanders zich gehoord en begrepen voelen.

Zoek hulptroepen

Er zijn talrijke organisaties die in verschillende fasen van het project kunnen helpen. Bijvoorbeeld om op nieuwe ideeën te komen als de vernieuwing stokt, of om verbeteringen te ‘transformeren’ naar een aanpak die kans van slagen heeft in uw organisatie.

Werk toe naar een plan

Organisaties die voor de implementatie een werkplan maken, blijken vaak betere resultaten te boeken. In zo’n plan staat bijvoorbeeld wat er moet gebeuren en wie waarvoor verantwoordelijk is. Het is handig om van tevoren te kijken naar wat er nodig is om zo’n werkplan te maken.

Kijk naar de aanleiding

Vaak zijn problemen of fouten in de zorg de aanleiding om een verbetering te starten. In dat geval is het raadzaam om eerst het probleem te definiëren.